UN WOMEN Jobs - 111621- Human Resources Assistant

Human Resources Assistant

Advertised on behalf of

UN WOMEN

Location :

Bamako, MALI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

22-Mar-23 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

1 year

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

1 year with possibility of extension

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

ONU Femmes, fondée sur la vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles ; l'autonomisation des femmes ; et la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire et de la paix et de la sécurité.

ONU Femmes Mali appuie la mise en œuvre de la Politique Nationale Genre à travers sa note stratégique qui est aligné au UNSCDF autour de quatre principaux piliers suivants : i) la gouvernance et le leadership féminin ; ii) l’avancement économique des femmes ; iii) l’élimination des violences faites aux femmes et aux filles ; iv) les femmes et la paix et la sécurité, l’action humanitaire. Le triple mandat d’ONU-Femmes (Normatif, Coordination et Opération) offre des possibilités d’impact supplémentaires.

Sous la supervision de l’Associé aux Ressources Humaines d’ONU Femmes au Mali, l’Assistant RH travaillera avec cette personne pour fournir des prestations de qualité à l’ensemble du personnel pour toutes les activités de la fonction ressources humaines : recrutement du personnel, administration du personnel, classification des dossiers du personnel, évaluation du personnel, formation et mise à niveau du personnel.

Duties and Responsibilities

1. Administrer et mettre en œuvre les stratégies, politiques, règles et règlementations d’ONU Femmes Mali en matière de ressources humaines

Sous la direction de l’Associé RH, fournir des informations générales et normalisées à la direction et au personnel sur les stratégies, règles et règlements en matière de ressources humaines ;
Identifier les moyens de répondre aux besoins administratifs dans le cadre des politiques existantes; interpréter les processus et les procédures, anticiper et gérer les besoins opérationnels;
Préparer une réponse écrite aux questions concernant les questions liées aux ressources humaines.

2. Fournir des services administratifs et logistiques en pleine conformité avec les règles, réglementations et politiques et directives d’ONU Femmes en matière de ressources humaines

Traiter, rédiger, réviser, relire et finaliser pour approbation une variété de correspondance et d’autres communications;
Tenir des dossiers et surveiller les échéances ;
Assurer la coordination administrative dans la prolongation des contrats, le traitement des prestations et allocations nationales, et les prestations, et le renouvellement des UNLP et des visas ;
Saisir et suivre les transactions liées aux postes, au recrutement, aux avantages sociaux, aux gains / déductions, aux rétroactivités, aux recouvrements, aux ajustements et aux cessations d’emploi dans Quantum ;
Faciliter les réponses aux conclusions et recommandations des audits ;
Aider à la gestion des congés et des dossiers du personnel ;
Faciliter l’intégration des nouveaux employés et accompagner administrativement ceux qui sortent de l’organisation.

3. Faciliter et coordonner les processus de recrutement en pleine conformité avec les règles, réglementations et politiques et directives d’ONU Femmes en matière de ressources humaines

Rédiger des avis de vacance de poste ;
Présélectionner les candidats et animer et participer à des panels d’entrevue au besoin ;
Préparer des recommandations de recrutement et des documents à l’appui pour le Comité central de contrôle ;
Préparer l’établissement des postes, assurer la liaison avec l’administration centrale et s’assurer que les mesures sont prises ;
Fournir des rapports réguliers sur l’état du recrutement ;
Fournir des conseils au recrutement local dans les programmes / projets si nécessaire.

4. Fournir un soutien administratif à la gestion du rendement du personnel, à l’apprentissage et au perfectionnement en pleine conformité avec les règles, réglementations et politiques et directives d’ONU Femmes en matière de ressources humaines

Aider au monitoring et au respect des évaluations du personnel, à l’apprentissage et au développement du personnel ;
Aider les employés à concevoir des plans de formation pluriannuels.
Assister l’Associé à compiler et à dérouler la politique de formation et de mise à niveau du personnel.

5. Maintenir les données relatives aux RH en pleine conformité avec les règles, réglementations et politiques et directives d’ONU Femmes en matière de ressources humaines

Maintenir et mettre à jour la base de données interne et les dossiers sur les questions administratives de RH de manière confidentielle et sécurisée ;
Produire une variété de rapports statistiques standard et non standard et d’autres rapports à partir de diverses bases de données ;
Mise à jour des données de position dans Quantum, association des positions aux champs de graphique (CoA), mise à jour des informations CoAs.

6. Faciliter l’acquisition et le partage des connaissances

Avec l’assistance de l’Associé RH, présenter des programmes de renforcement des capacités pour le personnel ;

Fournir une synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière d’administration des ressources humaines ;

Competencies

Compétences

Valeurs fondamentales

Respect de la diversité ;
Intégrité ;
Professionnalisme.

Compétences de base

Conscience et sensibilité à l'égard des questions de genre ;
Sens de la responsabilité ;
Capacité de gestion des problèmes de façon créative ;
Capacité à communiquer et à transmettre des informations à des acteurs divers de façon efficace ;
Sens du partenariat et de la collaboration inclusive ;
Capacité rédactionnelle des rapports.

Competences fonctionnelles

Solide connaissance de l’administration, des processus et des politiques RH ;
Capacité d’administrer et d’exécuter des processus et transactions administratifs ;
Capacité à traiter des informations de nature confidentielle ;
Capacité de contribuer à la réingénierie des processus opérationnels et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ;
Bonnes compétences quantitatives ;
Aptitude à produire des rapports ;
Solides compétences en informatique.

Required Skills and Experience

Education: Un diplôme de l’enseignement secondaire est exigé. Une licence en ressources humaines, en administration des affaires, en administration publique, en gestion out tout autre domaine connexe est un atout.

Experience Professionnelle: Au moins 3 ans d’expérience pertinente en administration du personnel et / ou en gestion des ressources humaines. Une expérience dans le recrutement de ressources humaines, l’administration des avantages sociaux dans les organisations internationales est un atout. Une expérience de la recherche et de l’interprétation du Statut et Règlement du personnel de l’ONU et des politiques et procédures relatives aux ressources humaines est hautement souhaitable. Une expérience de l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et une expérience de la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web, y compris l’expérience de l’utilisation d’un système ERP (c.-à-d. Oracle Cloud, SAP ou PeopleSoft) est un atout supplémentaire.

Langues: Parlé et écrire couramment le français et l’anglais. Parlé et écrire couramment une autre langue de travail du système des nations unies serait un avantage.