Background

Le Bureau pour la coordination des affaires humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, de façon à atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance.

Le Bureau régional de OCHA pour l’Afrique de l’ouest et du centre (ROWCA) est basé à Dakar, au Sénégal, depuis novembre 2003. Sa zone de couverture comprend au total vingt-quatre pays dont certains disposent d’un bureau de pays OCHA (Burkina Faso, Burundi, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, République centrafricaine, République démocratique du Congo et Tchad), tandis que le reste n’a pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays sous sa zone de couverture.

Dans la région, OCHA fournit des services de coordination pour renforcer la réponse stratégique à la crise humanitaire dans la région. OCHA coordonne l'action humanitaire pour veiller à ce que les personnes touchées par la crise reçoivent l'assistance et la protection dont elles ont besoin. Il soutient les États et équipes humanitaires pays dans les activités de préparation et de réponse aux crises et accroît les capacités des bureaux pays. OCHA s’engage également avec les gouvernements, les partenaires extérieurs et les organisations régionales, comme la CEDEAO et la CEEAC, en vue de développer et de favoriser les réseaux régionaux de coordination. Le bureau régional s’exprime au nom des personnes les plus touchées par les crises humanitaires dans la région, et réalise un important travail de sensibilisation et de plaidoyer.

L’Unité Administration et Finance est le service en charge des opérations à OCHA ROWCA. Elle apporte un soutien opérationnel à toutes les autres unités du bureau régional, ainsi qu’aux bureaux pays de la sous-région. Elle participe à l’élaboration des stratégies opérationnelles de déploiements et d’intervention d’urgence.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Chef de l’Unite Administration et Finances, l’Associé(e) aux Finances travaillera au sein de l’Unité Administration et Finances du Bureau régional OCHA qui couvre le bureau du Sénégal et assiste, en cas de nécessité, les bureaux pays opérationnels couverts par ROWCA (Burkina Faso, Cameroun, Mali, Niger, Nigeria, RCA, RDC et Tchad).

Le/La titulaire du poste sera principalement en charge des activités qui se rapportent à la gestion des finances telles que décrites ci-dessous, supervisera les tâches du personnel d’appui de l’unité et collaborera étroitement avec le Chef de l’Unité pour la résolution de problèmes complexes relatifs à la gestion des finances du Bureau Régional OCHA.

 Il/elle promouvra une éthique de services axée sur la satisfaction du client tout en respectant les règles, règlements et procédures des Nations Unies.

L’Associé/e Finances s’acquittera des tâches suivantes :

• Procéder aux paiements des factures dans UMOJA (création de MIR7, MIR4) ;
• Créer des MIGO (goods received) dans UMOJA ;
• Préparation des demandes de paiements par autorisation financière à la réception des documents requis, à envoyer au PNUD ;
• Procéder aux reversements en espèces et par chèques dans le compte du PNUD (gestion des deposits) en préparant toute la documentation à envoyer au PNUD ;
• Effectuer un classement régulier des dossiers de travail, physique et électronique ;
• Assister à la préparation du budget en rapport avec le planning des activités et les règles et procédures financières en vigueur ;
• Apporter un appui à la préparation des demandes d’autorisations financières requises, en rapport avec le budget approuvé ;
• Assister au monitoring des dépenses en rapport avec les autorisations financières approuvées tout en s’assurant que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies ;
• Mettre en œuvre des activités planifiées et budgétisées ;
• Assister à la préparation des rapports financiers requis par le Chef d’Unité ;
• Assister, sur demande, les Assistants Administratifs et Financiers des bureaux pays OCHA couverts par ROWCA en vue de la résolution des problèmes auxquels ils font face et pour assurer une gestion efficiente des ressources financières mises à leurs dispositions ;
• Assister à l’appui fourni aux Responsables des Programmes en vue de l’élaboration des projets de budget répondant aux normes requises au sein de l’organisation ;
• Gérer la petite caisse de ROWCA et assister a la bonne gestion des petites caisses des bureaux pays OCHA couverts par ROWCA en s’assurant de leur ouverture, de leur fonctionnement optimal et de leur clôture dans le respect des règles et procédures en vigueur ;
• Vérifier mensuellement les IOVs du bureau du Senegal en collaboration avec le PNUD et faire des propositions de correction pour les anomalies éventuelles relevées ;
• Analyser hebdomadairement la consommation budgétaire du Bureau Régional en relevant les points saillants nécessitant une prise de décision du Chef de l’Unité Administration et Finances ;
• Rechercher des solutions réalistes et conformes aux règles et procédures en vigueur aux Nations Unies, en vue d’améliorer en permanence le rendement des services financiers de l’organisation
• Procéder à l’archivage et la mise à jour régulière des règles et procédures financières en vigueur ;
• Assister à la mise en œuvre des recommandations faites par les auditeurs ;
• Superviser partiellement le/la Commis Administratif/ve ;
• Effectuer toute autre tâche demandée par le Chef d’Unité Administration et Finances ou par Analyste Financier/ère.

Competencies

Valeurs fondamentales :

• Intégrité
• Professionnalisme
• Respect de la diversité

Compétences-clé :

• Aptitude à planifier et à organiser
• Souci du client
• Aptitude à la communication
• Sens de responsabilités

Compétences techniques :

• Bonne connaissance des règles administratives et financières en vigueur aux Nations Unies ;
• Bonnes aptitudes en matière de gestion comptable, budgétaire et financière ;
• Capacité à élaborer et à assurer le monitoring de plusieurs budgets ;
• Rigueur dans la gestion des ressources, biens, équipements, matériels de bureau et des bâtiments en s’appuyant scrupuleusement sur les règles et procédures édictées en la matière.

Required Skills and Experience

Education

• Être titulaire du diplôme d’étude secondaire (Baccalauréat).

Expériences

• Avoir au moins sept (7) années d'expérience pertinente dans le domaine de la Gestion des finances ou être titulaire du diplôme d’une licence et avoir au moins cinq (5) années d'expérience pertinente dans le domaine de la Gestion des finances ;
• Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Excel, Word, Powerpoint, Access, etc.) ;
• Une expérience pertinente au sein du système commun des Nations Unies ou d'une autre organisation internationale comparable. organisation internationale comparable est souhaitable;
• Une connaissance du ERP UMOJA ou de tout autre outil similaire est souhaitable ;
• Un diplôme en Finance, Comptabilité, Administration des Affaires ou Gestion des Entreprises ou des projets est souhaitable.
• Être capable de travailler dans un environnement sous pression.

Langues

• Maîtrise du Français, écrit et parlé.
• La connaissance de l’Anglais est un atout.

Les dossiers de candidatures reçus après la date limite de dépôt ne seront pas acceptés. Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

Merci de noter que OCHA est dans un environnement non fumeur

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.