Objetivo Prestar apoyo administrativo al área de operaciones, para la gestión eficaz de los procesos del área, de manera que contribuya a agilizar la ejecución de las acciones en el plan de trabajo la oficina y al aumento de la implementación y logro de resultados. Alcance de los objetivos Se espera que el/la titular lleve a cabo las responsabilidades y actividades necesarias para la entrega de los productos descritos a continuación con la finalidad del logro del el/los objetivo/s de la consultoría. Dichas responsabilidades incluirán: - Brindar apoyo de forma efectiva en las actividades administrativas para la oportuna implementación de los programas y proyectos que maneja la oficina de ONU Mujeres Guatemala.
- Apoyar en los procedimientos de adquisición de bienes y servicios, esto implica identificación de proveedores, seguimiento a cotizaciones, elaboración de cuadros comparativos, etc., hasta la entrega de los productos/servicios requeridos.
- Apoyo en la preparación de bases de llamados a presentar solicitud de propuestas (RFP) y solicitud de cotización (RFQ), y su adecuado seguimiento hasta el cierre del proceso, garantizando una ejecución oportuna y eficaz que sea compatible con las normas y reglamentos de ONU Mujeres.
- Apoyo en el proceso de administración de los contratos vigentes, realizando las enmiendas que sean requeridas por las distintas áreas, conforme las normas y los procedimientos de ONU Mujeres.
- Apoyo en el monitoreo de los contratos activos, incluyendo el mantenimiento al sistema de archivos electrónicos.
- Apoyo en la compilación de documentos de soporte para llevar a cabo procesos de pago.
- Apoyo en la elaboración de cuadros y registro de información que facilite la labor de monitoreo de las actividades de implementación de la oficina.
- Apoyo en la comunicación con consultores, contrapartes y proveedores relacionada con los temas administrativos.
- Apoyar las actividades administrativas y operativas registradas a través de las plataformas corporativas, asegurando que cada proceso cuente con los documentos soporte necesarios y en conformidad con las normas y políticas de ONU Mujeres.
- Apoyar en el mantenimiento de bases de datos de contactos de personas, proveedores e instituciones que interese tomar en cuenta para los distintos procesos administrativos.
- Apoyo en la coordinación de la logística de eventos, seminarios y reuniones previstas y de ser necesario brindar apoyo al equipo técnico a cargo del evento.
- Asegurar el cumplimiento de los plazos pactados para la presentación de las actividades asignadas;
- Guardar estricta confidencialidad en relación a la información que se entregue para el cumplimiento de sus actividades.
- Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades de la oficina y que se encuentre en el marco de las actividades del área de operaciones.
El/La consultor/a se compromete conocer y respetar las políticas y procedimientos establecidos por ONU Mujeres, asegurando que todos los procesos a su cargo se encuentran alineados a dichas políticas. Actividad | Producto/ Entregable | Plazo de entrega | Todas las actividades arriba listadas | Producto No.1 Informe que contenga: Plan de trabajo, calendario de tareas recurrentes, presentación de documentos para el monitoreo de las actividades a su cargo y las actividades realizadas durante las primeras 4 semanas. | 4 semanas después de iniciado el contrato. | Producto No.2 Segundo informe que contenga las actividades realizadas durante el segundo mes de contrato, que incluya el estatus de los procesos a su cargo. | 2 meses después de la firma de contrato. | Producto No.3 Tercer informe de la consultoría que contenga el listado de acciones y actividades realizadas, que incluya el estatus de los procesos a su cargo, y los reportes de monitoreo actualizados. | 3 meses después de la firma del contrato | Producto No.4 Cuarto informe de la consultoría que contenga el listado de acciones y actividades realizadas, que incluya el estatus de los procesos a su cargo, y los reportes de monitoreo actualizados. | 4 meses después de la firma del contrato | Producto No.5 Quinto informe de la consultoría que contenga el listado de acciones y actividades realizadas, que incluya el estatus de los procesos a su cargo, y los reportes de monitoreo actualizados. | 5 meses después de la firma del contrato | Producto No.6 Sexto informe de la consultoría que contenga el listado de acciones y actividades realizadas, que incluya el estatus de los procesos a su cargo, y los reportes de monitoreo actualizados. | 15 días antes de la finalización de su contrato |
Forma de pago El pago por los servicios se realizará luego de la entrega de cada producto establecido en la tabla anterior, sujeto a satisfacción y aprobación por parte de ONU Mujeres en acuerdo con el cronograma establecido a continuación. Al tramitar el último pago debe ir acompañado de la evaluación de rendimiento de el/la consultor/a para procesar el pago final. Pago | Producto/ Entregable | Condición de pago | 1 | Producto No.1 | 15% del total del contrato | 2 | Producto No.2 | 17% del total del contrato | 3 | Producto No.3 | 17% del total del contrato | 4 | Producto No. 4 | 17% del total del contrato | 5 | Producto No. 5 | 17% del total del contrato | 6 | Producto No. 6 | 17% del total del contrato |
Para cada pago el/la consultor/a deberá entregar: - La factura correspondiente, debidamente autorizada por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-. El pago de impuestos se hará mediante una constancia de exención emitida por el sistema en línea de la SAT, por el monto del impuesto cargado en la factura. El/la consultor/a es responsable del pago de impuestos ante la SAT.
El contrato SSA determina la inclusión de todos los costos (todo incluido); la Organización no asumirá costos o beneficios adicionales a los honorarios por servicios. Por lo tanto, es responsabilidad del consultor/a contar con seguro médico por el periodo del contrato y se recomienda que incluya cobertura médica para enfermedades relacionadas a COVID-19. La cobertura médica deberá ser internacional en los casos que el contrato requiera misiones o asignaciones internacionales. De ser seleccionado/a para esta vacante, se requerirá presentar prueba de cobertura médica dentro de los dos primeros meses del contrato. Supervisión y evaluación de desempeño La consultoría será gestionada por ONU Mujeres Guatemala. La supervisión de esta consultoría será realizada por la punto focal del Área de Operaciones. El/la Consultor/a no es funcionario/a de Naciones Unidas y realizará las actividades relativas a su consultoría de manera virtual, desde su propio espacio de trabajo de acuerdo con lo acordado en el plan de trabajo. A los tres meses de iniciada la consultoría se realizará una evaluación del desempeño de la persona seleccionada y los productos producidos, y en caso de no ser favorable se terminará de común acuerdo el contrato dentro de los 30 días siguientes. Para el buen desarrollo de la consultoría, la supervisora facilitará al/la consultor/a los documentos existentes y la información de la que ONU Mujeres disponga vinculadas a los temas de la consultoría. Es responsabilidad del/la consultor/a obtener información primaria y secundaria de otras fuentes, si fuera el caso necesario. El/la consultor/a mantendrá permanente coordinación con la supervisora para una efectiva ejecución y desarrollo de los productos solicitados de la presente consultoría. Así como también, proveerá información según se le solicite en el marco de los términos de referencia. Modalidad de Trabajo: - Presencial: Las actividades de esta consultoría requieren presencia física a tiempo completo (de lunes a viernes) en las oficinas de ONU Mujeres Guatemala. La oficina de país proveerá el equipo necesario para realizará las actividades relativas a la consultoría.
Viajes: - Esta consultoría no requiere viajes fuera de la localidad de los servicios.
Indicadores de rendimiento - Productos/ entregables presentados en tiempo y forma según los TDRs
- Calidad del trabajo
- Cumplimiento de los resultados esperados
- Cumplimiento de las competencias citadas (Ref. Perfil de el/la consultor/a)
Derechos Intelectuales, Patentes y Otros Derechos de Propiedad El derecho al equipamiento y los suministros que pudieran ser proporcionados por ONU Mujeres a el/la consultor/a para el desempeño de cualquier obligación en virtud del presente contrato deberá permanecer con ONU Mujeres y dicho equipamiento deberá devolverse a ONU Mujeres al finalizar el presente contrato o cuando ya no sea necesario para el/la consultor/a. Dicho equipamiento, al momento de devolverlo a ONU Mujeres, deberá estar en las mismas condiciones que cuando fue entregado a el/la consultor/a, sujeto al deterioro normal. El/la consultor/a será responsable de compensar a ONU Mujeres por el equipo dañado o estropeado independientemente del deterioro normal del mismo. ONU Mujeres tendrá derecho a toda propiedad intelectual y otros derechos de propiedad incluyendo pero no limitándose a ello: patentes, derecho de autor y marcas registradas, con relación a productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos, documentos y otros materiales que el consultor haya preparado o recolectado en consecuencia o durante la ejecución de la presente consultoría, y el/la consultor/a reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales constituyen trabajos llevados a cabo en virtud de la contratación de ONU Mujeres. Sin embargo, en caso de que dicha propiedad intelectual u otros derechos de propiedad consistan en cualquier propiedad intelectual o derecho de propiedad de el/la consultor/a: i) que existían previamente al desempeño del/la consultor/a de sus obligaciones en virtud del presente contrato, o ii) que el/la consultor/a pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente contrato, ONU Mujeres no reclamará ni deberá reclamar interés de propiedad alguna sobre la misma, y el/la consultor/a concederá a ONU Mujeres una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para el propósito y para los requisitos del presente contrato.
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