Objectif général du stage Sous la supervision du Procurement Specialist, Responsable de l’Administration Générale, le (la) stagiaire est chargé (e) de l’acquisition des procédures administratives et des achats du PNUD ainsi que leur mise en œuvre efficiente dans le cadre d’une préparation à l’insertion professionnelle dans lesdits domaines dans le contexte d’une organisation internationale. Attributions du stage Le/la stagiaire a pour attributions : • L’acquisition rapide et efficace ainsi que le développement corrélatif des capacités effectives, dans leur mise en œuvre efficace, des procédures du PNUD dans les domaines spécifiques des achats et de gestion des biens; • L’appui à la préparation des micro-achats ; • L’appui à la préparation des rapports de gestion des véhicules ; • L’appui à la gestion des actifs : mise à jour des inventaires par les ajouts des nouveaux éléments et le retrait des éléments cédés ou perdus ; • L’appui à la gestion des locaux : entretien et réparation ; • L’appui à la préparation des consultations restreintes, processus « individual contract », appels à propositions, appels d’offres ; • La mise en ordre du système de classement et d’archivage : 1) conception et proposition d’un répertoire général de classement et d’archivage ; 2) organisation matérielle [mobiliers, chronos, chemises, etc.] et 3) classement des pièces et vérification de leur complétude, la destruction des documents inutiles. • La rédaction d’un rapport de stage restituant à toutes les étapes les acquisitions professionnelles, en termes de procédures, savoir-faire dans les mises en situations, l’analyse des procédures, systèmes et leur mise en œuvre. Gestion Administrative • Assister l’unité dans l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus ; • S’assurer de l’archivage et du classement de l’ensemble de la documentation du l’unité procurement, • Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais à la suite d’instructions orales de l’équipe et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ; • Maintenir un système de suivi et de classement physique et numérisé des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ; • Maintenir une base documentaire (SharePoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire. • Assister dans la conduite des inventaires des équipements et le suivi des équipements et stocks de fournitures. • Autres tâches administratives à lui confier par le superviseur RÉSULTATS ATTENDUS Au terme du stage, les résultats suivants devront être effectifs : - Les acquisitions des procédures fondamentales du PNUD en matière de gestion des achats et de gestion de biens sont effectives et efficacement mises en œuvre au niveau de qualification stagiaire.
- L’accompagnement, au niveau de la qualification stagiaire, de chacun des membres du personnel des Achats et Services Généraux, est efficacement assuré ;
- Le stagiaire assure une utilisation de rendement courant des logiciels de la suite Microsoft Office dans leurs applications aux domaines de la gestion des achats et des biens suivant les procédures du PNUD ;
- Un répertoire de classement est disponible et l’ensemble du classement : matériel et pièces est en bon ordre.
- Un rapport de stage pertinent descriptif et analytique du stage est disponible et approuvé par le Maître de Stage : Responsable des Achats et de l’Administration Générale du PNUD.
Acquisition rapide et développement des capacités effectives de mise en œuvre efficace des procédures du PNUD dans les domaines spécifiques des achats et de gestion des biens
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