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Much of UNDP’s work is administered through 5 regional bureaus. - About Us
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Stagiaire en Services Administratifs et Achats au PNUD | |
Location : | Ndjamena, CHAD |
Application Deadline : | 12-Jun-23 (Midnight New York, USA) |
Additional Category : | Management |
Type of Contract : | Internship |
Post Level : | Intern |
Languages Required : | English French |
Starting Date : (date when the selected candidate is expected to start) | 03-Jun-2023 |
Duration of Initial Contract : | Trois (03) mois renouvelables sur la base de performances |
UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks. |
Background |
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Les Services Généraux du Programme des Nations Unies pour le Développement (UNDP), par l’étendue de leurs attributions en tant qu’unité des Opérations en charge de l’appui à la mise en œuvre du programme d’activités de la Représentation du PNUD au Tchad dans les domaines des achats, des finances et de l’administration offrent des grandes possibilités d’apprentissage aux jeunes issus de l’enseignement universitaire et/ou de l’enseignement technologique supérieur un cadre par excellence d’apprentissage et de la pratique professionnelle dans ces domaines spécifiques dans la perspective de leur insertion professionnelle. Le stage offert ainsi par la Représentation du PNUD Tchad se pose comme une opportunité d’acquisition des procédures de gestion des achats, des finances et de gestion administrative dont la mise en œuvre diligent permet de fonder et de conforter les bases d’un projet professionnel dans une organisation ayant des exigences professionnelles de savoir-faire et savoir-être professionnel de standard international.
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Duties and Responsibilities |
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Objectif général du stage Sous la supervision du Procurement Specialist, Responsable de l’Administration Générale, le (la) stagiaire est chargé (e) de l’acquisition des procédures administratives et des achats du PNUD ainsi que leur mise en œuvre efficiente dans le cadre d’une préparation à l’insertion professionnelle dans lesdits domaines dans le contexte d’une organisation internationale. Attributions du stage Le/la stagiaire a pour attributions : • L’acquisition rapide et efficace ainsi que le développement corrélatif des capacités effectives, dans leur mise en œuvre efficace, des procédures du PNUD dans les domaines spécifiques des achats et de gestion des biens; • L’appui à la préparation des micro-achats ; • L’appui à la préparation des rapports de gestion des véhicules ; • L’appui à la gestion des actifs : mise à jour des inventaires par les ajouts des nouveaux éléments et le retrait des éléments cédés ou perdus ; • L’appui à la gestion des locaux : entretien et réparation ; • L’appui à la préparation des consultations restreintes, processus « individual contract », appels à propositions, appels d’offres ; • La mise en ordre du système de classement et d’archivage : 1) conception et proposition d’un répertoire général de classement et d’archivage ; 2) organisation matérielle [mobiliers, chronos, chemises, etc.] et 3) classement des pièces et vérification de leur complétude, la destruction des documents inutiles. • La rédaction d’un rapport de stage restituant à toutes les étapes les acquisitions professionnelles, en termes de procédures, savoir-faire dans les mises en situations, l’analyse des procédures, systèmes et leur mise en œuvre. Gestion Administrative • Assister l’unité dans l’organisation et la tenue des réunions et rédiger les comptes rendus ; • S’assurer de l’archivage et du classement de l’ensemble de la documentation du l’unité procurement, • Rédiger des brouillons des correspondances en français et en anglais à la suite d’instructions orales de l’équipe et/ou de sa propre initiative et assurer des travaux de traduction anglais/français selon les besoins ; • Maintenir un système de suivi et de classement physique et numérisé des courriers pour assurer une action/réaction en temps opportun des équipes ; • Maintenir une base documentaire (SharePoint et Intranet) en tenant compte des règles de confidentialité de l’organisation et optimiser les procédures de classement et d’archivage documentaire. • Assister dans la conduite des inventaires des équipements et le suivi des équipements et stocks de fournitures. • Autres tâches administratives à lui confier par le superviseur RÉSULTATS ATTENDUS Au terme du stage, les résultats suivants devront être effectifs :
Acquisition rapide et développement des capacités effectives de mise en œuvre efficace des procédures du PNUD dans les domaines spécifiques des achats et de gestion des biens
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Competencies |
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Compétences Valeurs fondamentales : Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes éthiques de l'ONU ;
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Required Skills and Experience |
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Pour être retenu, les candidat.e. s devront disposer des qualifications minimales suivantes : Formation Avoir un diplôme de licence en sciences de gestion, administration, droit des affaires ou diplômes équivalents. Compétences linguistiques
Compétences en informatique
Composition du dossier de stage Les personnes intéressées doivent fournir les documents suivants :
NB: les candidatures feminines sont fortement encouragées. |
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