Background

ONU Femmes, dans sa vision d'égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l'élimination de la discrimination à l'égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes ; la réalisation de l'égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l'homme, de l'action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Le Mali a élaboré son 3ème Plan d’Action National de la Résolution 1325 pour la période 2019-2023 (PANR1325) signé par le gouvernement du Mali et coordonner par le ministère de la Promotion de la Femme, de l’Enfant et de la Famille MPFEF). ONU Femmes apporte un soutien technique à la mise en œuvre du PANR1325 au MPFEF par l’assistance technique d’une Unité Technique de Gestion dont un l’Assistant (e) Administratif (tive) et Financier (ère).

Sous la supervision quotidienne de la coordinatrice de l’Unité Technique de Gestion du PAN R1325, l’Assistant

(e) Administratif (tive) et Financier (ère), fournit des services de programmes, d’administration, de logistique, de finance et d’appui aux responsables de l’UTG PAN R1325. Il/Elle préconise une approche axée sur le client, dans le cadre des politiques et procédures d’ONU Femmes, en veillant à la bonne exécution du PAN, à la saisie et la gestion des données tout en appuyant la mise en œuvre du programme.

Il/Elle est membre de l’UTG du PAN R1325 et apporte une assistance technique au MPFEF, à l'équipe des opérations d'ONU Femmes pour résoudre les problèmes administratifs et financiers, et aide à résoudre les goulots d'étranglement, clarifie et interprète les procédures et transmet les problèmes de programme et d'administration complexes au besoin.

Duties and Responsibilities

APPUI ADMINISTRATIF AUX PROGRAMMES

  • Apporter un appui administratif à l’équipe de gestion dans l’organisation des événements, meetings et autres ateliers ;
  • Apporter un appui administratif et programmatique à l’équipe de l’unité technique de gestion dans la préparation des plans de travail, budgets et propositions dans le processus de mise en œuvre des activités ;
  • Soutenir l’unité technique de gestion dans l’examen et la vérification de l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements ;
  • Faire un classement rigoureux de tous les documents programmatiques, relatifs au budget et de support des transactions financières sous la direction de la Coordinatrice ;
  • Assurer la préparation et le suivi du paiement des perdiems pour le staff de l’unité technique de gestion ;
  • Faire des arrangements des missions officielles de l’équipe par la préparation des réquisitions et claims y afférents ;
  • Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès facile tout en veillant sur la confidentialité ;
  • Organiser et coordonner le classement des documents et s’assurer de leur mise à jour régulière ;
  • Maintenir à la fois les copies dures et électroniques des classements du bureau en identifiant clairement les différents types de dossiers ;
  • Créer et maintenir convenablement les références des dossiers électroniques ;
  • Assurer le suivi des relations entre le staff de l’unité de gestion et ses partenaires techniques ou partenaires techniques potentiels ;
  • Créer des projets dans Quantum, préparer les révisions budgétaires requises, la révision et le suivi du statut des projets, des fonds non utilisés, la clôture opérationnelle et financière ;
  • Créer les réquisitions dans Quantum et effectuer la réception des matériels ;
  • Appuyer l’équipe dans la gestion financière ;
  • Enregistrer des données dans Quantum liées à la mise en œuvre et au suivi des activités et faire le suivi du statut des réquisitions faites dans Quantum ;
  • Préparer les bons d’achat et autres ordres de paiement relatifs aux activités du PAN R1325 ;
  • Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets quant à la production de pièces justificatives de dépenses liées aux activités du PAN R1325 ;
  • Organiser, compiler des renseignements des donateurs et des partenaires en termes d’inputs des différents documents et bases de données ;
  • Assister l’équipe de l’Unité Technique de Gestion dans le cadre de l’audit et appuyer la mise en œuvre des recommandations des audits ;
  • Appuyer l’équipe en apportant de l’assistance aux partenaires d’exécution dans les processus de mise en œuvre des projets et le suivi de l’utilisation des ressources financières ;
  • Appuyer la Coordinatrice en matière de suivis budgétaires ;
  • Appuyer l’équipe de gestion dans la rédaction des rapports d’activités financières du PAN R1325.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE

  • Appuyer l’équipe dans la préparation administrative des dossiers d’appels d’offre et le suivi des processus de sélection des prestataires ;
  • Faciliter les relations avec les consultants/tes spécialisé/es dans l’exécution diligente des activités ;
  • Réaliser toutes autres activités pouvant permettre l’atteinte des résultats du PANR1325 au niveau de l’appui administratif, budgétaire et financier ;
  • Fournir un soutien administratif et financier à la formulation, à la gestion de la mise en œuvre et au suivi du PAN R1325 et du programme ;
  • Préparer et administrer les budgets conformément aux règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de rapportage d'ONU Femmes ;
  • Préparer les demandes d'avance de fonds et / ou de paiements directs dans le système de rapportage d’ONU Femmes ;
  • Surveiller les dépenses budgétaires et maintenir une bonne documentation des budgets-programmes approuvés et de leurs révisions dans Quantum ;
  • Soumettre des rapports sur l'état des dépenses et du budget programme ;
  • Formuler le budget, contrôler les affectations, contrôler les dépenses et préparer les révisions ;
  • Maintenir le système de contrôle des dépenses internes ;
  • Prendre des actions correctives sur les opérations comptables non validées, y compris celles qui ont des erreurs de vérification budgétaires, les exceptions et celles non approuvées.

Competencies

Valeurs fondamentales:

  • Respect de la diversité
  • Intégrité
  • Professionnalisme

Compétences de base :

  • Esprit d’équipe
  • Entretenir de bonnes relations de travail et de collaboration
  • Sensibilisation aux questions de genre
  • Responsabilité
  • Resolution créative de problèmes
  • Une communication éfficace
  • Collaboration inclusive
  • Engagement des parties prenantes

Required Skills and Experience

EDUCATION:

Avoir au moins un diplôme niveau Licence (BAC+3) en gestion, finances comptabilité, économie, ou équivalent.

EXPERIENCE:

  • Avoir une expérience dans un poste similaire d’au moins trois (03) ans d’expériences avérées dans l’administration/finance opérationnelle ou d’appui au sein de programme de développement des grandes entreprises ; d’organisations internationales ou d’organisations non gouvernementales.
  • Avoir une bonne connaissance de l’analyse financière et administrative.
  • Avoir une expérience dans un poste d’au moins trois (03) ans d’expériences avérées dans l’administration/finance au sein des UN est un atout.
  • Bonnes connaissances en matière de paix et sécurité, des résolutions du conseil de Sécurité des Nations-Unies sur femmes, paix et sécurité est un atout.

LANGUES:

  • La maitrise du Français parlé et écrit est exigée.
  • Une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées