1. Fournir un soutien administratif pour évaluer la situation de sécurité du pays hôte - Coordonner et fournir un soutien administratif aux évaluations périodiques de la sécurité des locaux et du matériel d'ONU Femmes;
- Fournir un soutien administratif à la coordination des évaluations de sécurité des résidences (Mesures de sécurité résidentielles - RSM) du personnel d'ONU Femmes, ainsi qu'aux dernières tendances et menaces pour la sûreté et la sécurité du personnel ;
- Collectez des informations sur les menaces de sécurité potentielles pour le personnel, les programmes et les ressources et fournir des informations dans les rapports.
2. Assurer la liaison avec la communauté de sécurité locale - Assurer la liaison et la coordination, le cas échéant, avec les organisations et / ou le personnel de sécurité du gouvernement hôte, y compris les autorités provinciales et locales, les militaires et les policiers, ainsi qu'avec les organisations non gouvernementales et autres acteurs non étatiques ;
- Maintenir des contacts réguliers avec les points focaux de sécurité et les agents de liaison des agences des Nations Unies, selon les besoins ;
- Participer en tant que membre de groupes de sécurité, en particulier les groupes de travail IASMN, comme délégué ;
- Assister aux réunions de gestion de la sécurité des Nations Unies, telles que le SMT du pays, en tant que délégué
3. Collecter, mettre à jour et communiquer des informations concernant la sécurité - Rédiger des annonces et des avis au personnel concernant les unités de sécurité ;
- Assurer une diffusion rapide et précise des informations de sécurité et des précautions au personnel ;
- Mener des communications régulières avec les points focaux de sécurité d'ONU Femmes ;
- Assurer la diffusion adéquate et opportune des produits analytiques et des résultats de la Section aux stakeholders ;
- Fournir des mises à jour et des informations à HQ concernant le portail intranet de sécurité et la documentation.
4. Maintenir et réviser le plan de sécurité, y compris la mise à jour des listes de personnel - Contribuer à la préparation et à l'examen du plan de sécurité d'ONU Femmes et de l’ONU ;
- Fournir un soutien logistique pendant la mise en œuvre du plan de sécurité, au besoin.
- Maintenir l'équipement de sécurité et l’inventaire ;
- Maintenir et coordonner le Warden System, d'ONU Femmes, selon les besoins.
5. Surveiller et soutenir la conformité de la sécurité organisationnelle aux mesures Security Risk Management Measures (SRMM) établies pour le lieu d'affectation - Compiler les données requises pour les processus d'autoévaluation de l'approche de l'auto-évaluation du SRMM de ONUFEMMES et de l'enquête de conformité de la sécurité des Nations Unies (SCS);
- Fournir un soutien logistique au Point focal de la sécurité d'ONU Femmes pour l'achèvement et la mise à jour du SCS ;
- Fournir un appui administratif au Point focal de la sécurité d'ONU Femmes dans l'évaluation et la mise en œuvre du plan d'action de la sécurité des femmes d'ONU Femmes (SCAP);
- Maintenir une base de données sur la conformité en matière de sécurité de tous les bureaux d'ONU Femmes dans le lieu d’affectation ;
- Surveiller les contributions à la mise en œuvre de SRMM.
6- Signaler les incidents de sécurité affectant le personnel, les programmes, les bureaux et les biens d'ONU Femmes, le cas échéant - Collecter des informations et fournir des contributions aux rapports de sécurité, tels que les rapports Security & Safety Incident Reporting Système (SSIRS), Security Risk Management (SRM) et autres rapports d'incidents ad hoc;
- Fournir des mises à jour des incidents en cours, au besoin.
- Suivre et consigner les incidents de sécurité selon les besoins.
7- Coordonner et organiser des cours de formation sur la sensibilisation à la sécurité et la préparation - Fournir un soutien administratif à l'organisation de formations et de briefings ;
- Préparer des documents et du matériel de présentation pour les formations ;
- Tenir des registres des certificats de formation ;
- Mener des sessions de formation à la sécurité ;
- Fournir une orientation de sécurité aux membres du personnel nouvellement affectés.
8. Fournir un soutien administratif au budget et aux finances de l'équipe de sécurité - Fournir des contributions au plan de travail annuel et au budget correspondant ; initie des révisions du budget de sécurité pour approbation ;
- Surveiller et soutenir les demandes et le processus de financement SCEF d'ONU Femmes ;
- Préparer l'information pour les fermetures budgétaires et les rapports selon les processus de l'HQ.
9. Fournir des services de soutien administratif général - Maintenir des fichiers / documents de correspondance routiniers et confidentiels ;
- Maintenir une base de données sur les coordonnées des autorités de sécurité du pays hôte ; tenir à jour la liste de tous les points focaux de sécurité d'ONU Femmes ;
- Préparer et administrer la documentation relative aux préparatifs de voyage, locaux et internationaux, y compris les autorisations de voyage ;
- Organiser des réunions, inviter des participants et fournir une assistance administrative lors de réunions, telles que prendre des notes et des comptes rendus de réunions ;
- Maintenir et mettre à jour le répertoire mondial des locaux d'ONU Femmes ;
- Maintenir la liaison avec les entreprises commerciales utilisées pour la sécurité d'ONU Femmes dans les bureaux et les résidences.
Indicateurs de performance clés • Fournir des informations opportunes et précises aux rapports • Fournir des informations précises au personnel, y compris les nouveaux employés et les non-employés • Appui précis et opportun à la mise en œuvre du plan de sécurité global d'ONU Femmes au niveau des pays • Compilation rapide des données SRM et SRMM / RSM • Achèvement dans les délais et contribution au processus de gestion de la sécurité d'ONU Femmes SCS - SCAP - SCAP • Maintien d'une organisation rapide et précise des dossiers
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