UN WOMEN Jobs - 114369- Asistente de Finanzas

Asistente de Finanzas

Advertised on behalf of

UN WOMEN

Location :

Bogotá, COLOMBIA

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

13-Nov-2023

Application Deadline :

30-Oct-23 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

6 meses

Languages Required :

Spanish

Expected Duration of Assignment :

12 meses

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

ONU Mujeres en Colombia en concordancia con las prioridades nacionales y los instrumentos internacionales de protección de los derechos humanos de las mujeres, principalmente la Convención sobre la Eliminación de todas las Formas de Discriminación contra la Mujer (CEDAW, por sus siglas en inglés), trabaja para lograr la igualdad sustantiva entre hombres y mujeres en todos los aspectos de la vida, enfocándose en fortalecer el liderazgo y empoderamiento político y económico de las mujeres y su derecho a una vida libre de violencias, tanto en el contexto del conflicto, como fuera de este, como bases para una paz estable y sostenible. De este modo, ONU Mujeres apoya los esfuerzos nacionales para que las mujeres sean beneficiarias y actores principales en el desarrollo sostenible y construcción de la paz, la democracia y la seguridad en Colombia.

ONU Mujeres profundiza su trabajo por medio de la implementación de acciones programáticas país, alineadas al apoyo operativo para lograr el alcance de los objetivos propuestos.

ONU Mujeres requiere contar con un/una “Asistente de Finanzas”, para proporcionar servicios de apoyo financiero y contable a la Oficina de ONU Mujeres Colombia.

Duties and Responsibilities

De conformidad con los lineamientos de ONU Mujeres Colombia y bajo la supervisión de la Gerencia de Operaciones con una supervisión matricial de la Asociada de Finanzas, el/la Asistente de Finanzas desempeñara las siguientes funciones:

Aplicar estrategias financieras y adaptar los procesos y procedimientos de conformidad con las normas, reglamentos y políticas de ONU Mujeres, así como con los sistemas de registro e información:
Desempeñar las funciones cumpliendo plenamente el reglamento financiero y las normas, políticas y procedimientos operativos estándar de ONU Mujeres, incluidos los controles internos.
Mantenerse al día y garantizar el pleno cumplimiento de las modificaciones de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (IPSAS).
Revisar y verificar las transacciones financieras, las actividades y la documentación en Quantum; tomar las medidas correctivas necesarias e informar de cualquier actividad inusual.
Monitorear los informes de excepciones financieras en busca de actividades o transacciones inusuales, investigar las anomalías e informar al supervisor de las conclusiones y/o presentar recomendaciones de acciones/ decisiones.
Apoyar con soluciones en temas financieros.
Participar como miembro del equipo de Operaciones en las auditorías internas y externas de la Oficina de Colombia, cuando sea requerido, así como el seguimiento a las recomendaciones.
Promover activamente un servicio financiero orientado al cliente en la oficina.

Mantener un sistema adecuado de gestión de efectivo y del sistema de recuperación de costos de conformidad con las normas, reglamentos y políticas de ONU Mujeres:

Fungir como custodio alterno de la Caja Menor de la oficina de Bogotá garantizando el pago oportuno de los gastos menores requeridos; realizar las legalizaciones mensuales o cada vez que sea requerido en los formatos establecidos incluyendo los soportes de cada pago.
Apoyar en la revisión de las legalizaciones y soportes de las cajas menores de los territorios para garantizar que cumplan con las normas y políticas corporativas.
Preparar documentos de recuperación de costos o facturas por los servicios prestados a ONU Mujeres de otros programas u organizaciones, cuando corresponda.
Aplicar y monitorear las estrategias de ahorro y reducción de costos.
Mantener el sistema de control interno de los gastos en conjunto con la Asociada de Finanzas.
Apoyar a preparar los reembolsos del IVA con el apoyo documental adecuado. Monitorear en conjunto con el PNUD, los estados de devolución de IVA y realizar el registro correspondiente en el sistema Quantum.
Ingresar en Quantum las facturas que se generen con fondos propios, así como monitorear su estado hasta garantizar su pago final.
Tomar acciones correctivas sobre las facturas no contabilizadas, incluidas las que presenten errores de comprobación presupuestal, coincidiendo las excepciones y las facturas no aprobadas.
En conjunto con la Asociada de Finanzas, verificar los archivos de rechazos y transferencias enviados por PNUD para realizar las acciones correctivas necesarias en las facturas de los proyectos con fondos propios.
Actuar como alterna en aprobación de las facturas y documentos soporte que se generen en Quantum por parte de los programas/proyectos y en UNALL; solicitar los ajustes en soportes y en las facturas en ausencia de la Asociada de Finanzas.
Tomar acciones correctivas sobre las facturas no contabilizadas, incluidas las que presenten errores de comprobación presupuestal, coincidiendo las excepciones y las facturas no aprobadas.

Proporcionar apoyo financiero y contable al Área de Operaciones y Programa:

Preparar asientos de ajustes contables en Quantum (Credit Memo y ZDI) a partir de los documentos de respaldo adecuados autorizados por los/las Gerentes de Proyecto de los fondos propios.
Cuando sea requerido, crear en Quantum los registros contables (Credit Memo) para registrar las devoluciones de fondos y/o saldos tanto de organizaciones, proveedores y personal de la oficina, según la información enviada diariamente por PNUD.
Apoyar en la revisión de las transacciones en Quantum de los fondos propios para garantizar que se procesen las nóminas, los reclamos de viajes y otros.
Apoyar con el cierre operativo mensual y anual, bajo responsabilidad de la Asociada de Finanzas, con el fin de tomar las medidas correctivas necesarias y generar informes en herramientas de Microsoft.
Apoyar en la generación de insumos sobre reportes financieros para la oficina.
Revisar con los/las Gerentes de Proyectos, los informes de estado de ejecución de los proyectos con fondos propios generando posibles alertas de implementación.
Actualizar y organizar el archivo digital de Finanzas.

Facilitar la creación y el intercambio de conocimientos:

Apoyar a la Asociada de Finanzas en la realización de capacitaciones y/u organizar eventos y actividades de capacitación. e
Contribuir a las prácticas operativas del área de Finanzas y a las innovaciones de gestión.
Participar en las capacitaciones al personal en materia de gestión financiera, incluidos los seminarios web desde la Sede y la Oficina Regional.

Competencies

Valores y Principios Corporativos:

• Integridad: Demostrar coherencia en la defensa y promoción de los valores de ONU Mujeres en acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de las Naciones Unidas.

• Profesionalismo: Demostrar capacidad profesional y conocimiento experto de las áreas sustantivas de trabajo.

• Respeto por la diversidad: Demuestra una apreciación de la naturaleza multicultural de la organización y la diversidad de su personal.

Competencias Corporativas

• Conciencia y sensibilidad con respecto a cuestiones de género

• Rendición de cuentas

• Solución creativa de problemas

• Comunicación eficaz

• Colaboración inclusiva

• Compromiso y participación con las partes interesadas

• Liderar con el ejemplo

Visitar el siguiente link para más información sobre las Competencias de la ONU Mujeres:

https://www.unwomen.org/-/media/headquarters/attachments/sections/about%20us/employment/un-women-values-and-competencies-framework-es.pdf?la=es&vs=5414

Required Skills and Experience

• Profesional en contabilidad, economía, administración, finanzas o carreras afines.

• De no tener título en contabilidad, se requiere tener un título de posgrado en contabilidad.

• Experiencia mínima de 5 años con responsabilidades progresivas en planificación, organización, seguimiento financiero y contable de procesos, proyectos y programas, así como acciones financieras y contables.

• Se valorará la experiencia en Agencias del Sistema de Naciones Unidas.

• Conocimiento en paquetes de software de oficina (Word, Excel, etc.) y nivel avanzado de conocimiento de paquetes de hoja de cálculo y base de datos, experiencia en el manejo sistemas basados en plataformas web.

• Deseable conocimiento del sistema Quantum.

• Español.

• Inglés nivel intermedio.

ONU Mujeres está comprometida con la diversidad y la inclusión dentro de su equipo humano, y alienta a todas las personas candidatas, independientemente de su situación de discapacidad, género, orientación sexual, nacionalidad, religión u origen étnico, a participar en el cumplimiento de la misión de la Organización desde sus diferentes tipos de vinculación. En este sentido, la Organización está interesada en contar con personas comprometidas con la promoción de la igualdad de género y la no discriminación.”

Es importante tener en cuenta que solamente se tendrán en cuenta las aplicaciones con el formato P11 en lugar de CV, el cual puede ser descargado en el siguiente link:

https://www.unwomen.org/en/jobs/undp