Antecedentes
ONU Mujeres es la organización de las Naciones Unidas dedicada a promover la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. Como defensora mundial de mujeres y niñas, ONU Mujeres fue establecida para acelerar el progreso que conllevará a mejorar las condiciones de vida de las mujeres y para responder a las necesidades que enfrentan en el mundo.
ONU Mujeres apoya a los Estados Miembros de las Naciones Unidas en el establecimiento de normas internacionales para lograr la igualdad de género y trabaja con los gobiernos y la sociedad civil en la creación de leyes, políticas, programas y servicios necesarios para garantizar que se implementen los estándares con eficacia y que redunden en verdadero beneficio de las mujeres y las niñas en todo el mundo. Trabaja mundialmente para que los Objetivos de Desarrollo Sostenible sean una realidad para las mujeres y las niñas, y promueve la participación de las mujeres en igualdad de condiciones en todos los ámbitos de la vida. La Entidad se centra en cinco áreas prioritarias:
- Aumentar el liderazgo y la participación de las mujeres;
- Poner fin a la violencia contra las mujeres;
- Implicar a las mujeres en todos los aspectos de los procesos de paz y seguridad;
- Mejorar el empoderamiento económico de las mujeres;
- y hacer de la igualdad de género un aspecto central en la planificación y la elaboración de presupuestos nacionales para el desarrollo.
Asimismo, ONU Mujeres coordina y promueve el trabajo del sistema de las Naciones Unidas en pos de la igualdad de género y en todos los debates y acuerdos relativos a la Agenda 2030. La Entidad trabaja para lograr un mundo más inclusivo con la igualdad de género como elemento fundamental de los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Deberes y responsabilidades
Objetivo
Bajo la supervisión directa de la Representante de País de ONU Mujeres Guatemala, la persona seleccionada, es responsable de proporcionar apoyo administrativo a la Representante en total confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, asegura el cumplimiento de los procesos a su cargo, manejo adecuado de protocolo, gestión de flujo de información y seguimiento eficiente a los compromisos establecidos.
Además, trabajará en estrecha colaboración con todo el personal de Programas y Operaciones de la oficina de país, Agencias del Sistema de Naciones Unidas, contrapartes de Gobierno y organizaciones socias, para garantizar un flujo eficaz de la información, asegura las acciones requeridas sobre los acuerdos e instrucciones recibidas y coordina adecuadamente la agenda de la Representante.
Resumen de funciones/resultados clave
- Proporcionar apoyo ejecutivo secretarial a la Representante de ONU Mujeres en el país
- Proporcionar un apoyo eficaz en materia de comunicación y gestión de la información a la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el país.
- Prestar apoyo a las actividades de Representación
- Proveer apoyo administrativo al área
- Contribuir a la creación y el intercambio de conocimientos
Proporcionar apoyo ejecutivo secretarial a la Representante de ONU Mujeres en el país
- Proveer apoyo administrativo y secretarial a la Representante de País, asegurando el eficiente funcionamiento de la oficina de la Representante.
- Gestionar el calendario, la agenda de citas y reuniones de la Representante de ONU Mujeres en el país;
- Apoyar a la Representante de País en la preparación y actualización de su Plan de Misiones; preparar los travel request correspondientes a cada viaje y dar seguimiento a la emisión de boletos aéreos cuando corresponda y desembolsos a viáticos; realizar los arreglos de viaje de la Representante, incluyendo los arreglos de alojamiento, traslados, y otros aspectos de logística relevantes, tomando en cuenta las políticas de ONU Mujeres y las reglas de protocolo;
- Gestionar las llamadas de Representación de forma adecuada y eficiente, manteniendo la confidencialidad en las comunicaciones;
- Revisar y filtrar documentos que pasan para autorización de la Representante, asegurando se cuente con el proceso que respalda la solicitud, en cumplimiento de las políticas;
- Mantener la lista de contactos de la Oficina de País actualizada;
- Proporcionar apoyo administrativo para reuniones, eventos y/o talleres;
- Organizar y asistir a reuniones, preparar actas y minutas según sea requerido;
- Reunir material informativo y apoyar en la preparación de presentaciones en PowerPoint para la Representante para reuniones, misiones y otros eventos clave.
Proporcionar un apoyo eficaz en materia de comunicación y gestión de la información a la Oficina del Representante de ONU Mujeres en el país.
- Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de ONU Mujeres en el país y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres;
- Revisar, priorizar y dirigir la correspondencia hacia y desde la Oficina del Representante; tomar medidas proactivas de seguimiento y mantener informada a la Representante;
- Responder y/o dirigir las consultas a las unidades apropiadas para una acción/respuesta oportuna;
- Redactar correspondencia rutinaria y circulares requeridas;
- Mantener y organizar archivos actualizados para facilitar el acceso y la recuperación. Garantizar la custodia del material confidencial.
Prestar apoyo a las actividades de Representación.
- Facilitar la interacción de la Representante en el país con diversos socios externos mediante la comunicación escrita, verbal y electrónica, a través de relaciones de colaboración y proactivas con homólogos y colegas de las oficinas asociadas;
- Recibir a funcionarios, visitantes e invitadas/os a reuniones de Representación;
- Garantizar las cuestiones protocolarias, coordinar los preparativos logísticos relacionados con las visitas.
Proveer apoyo administrativo al área
- Llevar el control y archivo de los acuerdos, memorándums de entendimiento, documento de control interno, y cualquier otro documento de gestión, que sea firmado por Representación;
- Apoyar en la coordinación logística de eventos de la oficina según sea requerido;
- Revisar los documentos requeridos para trámites de pago, realizando las solicitudes de pago requeridas de los procesos de Representación, dando seguimiento hasta el cierre de gestión/pago al proveedor;
- Realizar las requisiciones que sean solicitadas en el sistema financiero de ONU Mujeres y trasladarlas para aprobación;
- Actuar como enlace entre Representación, programa y Operaciones en los temas administrativos-financieros y de logística relevantes para el área de Representación;
- Lleva el control de las salas de reuniones en ONU Mujeres y coordina la reserva de las mismas;
- Apoya en la gestión adecuada del vehículo oficial, manteniendo comunicación activa con el piloto para asegurar los traslados de la Representante en tiempo. Realiza el seguimiento a las bitácora, asegurando el registro y validación.
- Cualquier otra actividad o función que sea requerida según las necesidades del área y que se encuentre en el marco y nivel de responsabilidad del puesto.
Contribuir a la creación y el intercambio de conocimientos
- Proporcionar apoyo administrativo para una gestión y un intercambio de conocimientos eficaces dentro de la oficina y en otras oficinas/sedes centrales, de actividades a su cargo;
- Adquirir y compartir conocimientos relacionado con el apoyo administrativo y operativo.
Competencias
Competencias
Valores fundamentales:
- Integridad
- Profesionalismo
- Sensibilidad cultural y diversidad de valores
Competencias principales:
- Conciencia y sensibilidad con respecto a las cuestiones de género;
- Responsabilidad;
- Solución creativa de problemas;
- Comunicación efectiva;
- Colaboración inclusiva;
- Participación de los interesados;
- Predicar con el ejemplo.
https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values
Competencias funcionales:
- Alta habilidad para realizar diversas y múltiples tareas.
- Alta orientación al servicio hacia clientes y socias externas e internas.
- Habilidad para procesar información, identificar y ajustar discrepancias.
- Habilidad para analizar y sintetizar información
- Habilidad para manejo de trabajo bajo presión.
- Habilidad para planificar, organizar y establecer prioridades
- Habilidad para trabajar en un ambiente multicultural, multiétnico, y mantiene relaciones eficaces con personas de diferentes nacionalidades y antecedentes culturales.
- Habilidad para manejar situaciones con diplomacia y tacto, y tener un comportamiento consistente hacia los demás.
Habilidades y experiencia requeridas
Requisitos para aplicar
Esta vacante está dirigida a personas nacionales o con residencia legal en Guatemala.
Educación
- Estudios universitarios intermedios (mínimo 3 años de licenciatura) en Administración de Empresas, Ciencias Sociales o carrera afín a las funciones del puesto.
Experiencia
- Mínimo 5 años de experiencia progresiva a nivel de asistencia administrativa, asistencia ejecutiva de alto nivel, apoyo logístico a nivel local o internacional.
- Experiencia deseable en manejo de protocolo.
- 1 año de experiencia requerida en Agencias del Sistema de Naciones Unidas y/o en Cooperación Internacional.
Otras habilidades y Conocimientos
- Dominio oral y escrito del idioma español.
- Dominio a nivel medio, oral y escrito, del idioma inglés.
- Manejo intermedio o avanzado de los paquetes de software Microsoft Office (Word, Excel y Power Point)
Documentos a ser presentados para la postulación
Para poder postularse deberá registrarse desde esta página, haciendo clic en el botón de "apply now".
- UN Women Personal History Form (P11) firmado, que se puede encontrar en el link: https://www.unwomen.org/sites/default/files/Headquarters/Attachments/Sections/About%20Us/Employment/UN-Women-P11-Personal-History-Form.doc
- Identificación personal (DPI) - opcional
- Copia de Credenciales académicas - opcional
- CV - opcional
Tomar nota que el sistema solo permite adjuntar un (1) solo archivo en formato PDF. Se comparte una guía opcional, la cual puede utilizar para realizar este paso. https://www.wikihow.com/Merge-PDF-Files
NOTAS IMPORTANTES.
- ONU Mujeres no asume responsabilidad y solo describe una de las tantas formas de comprimir los documentos relativos a la aplicación. Usted podrá utilizar la que considere prudente.
- Las aplicaciones recibidas incompletas o fuera de la fecha de cierre no serán consideradas.
- Solo aquellas candidaturas que clasifiquen en la lista corta (al menos las/s tres con mayor puntuación) serán contactadas para entrevista (si aplica).
Tomar nota que de ser seleccionado/a, deberá presentar la constancia de haber realizado los siguientes cursos durante los primeros 2 meses del contrato:
- Yo se Género https://trainingcentre.unwomen.org/course/description.php?id=2
- BSAFE https://training.dss.un.org/course/detail/19948
- UN Women Information Security Course
- Ética e Integridad
- Prevención del abuso y explotación sexual
- Prevención del fraude y corrupción
- Prevención del acoso y abuso de autoridad
- Inclusión de la discapacidad: construir una Naciones Unidas inclusiva y accesible
Diversidad e Inclusión
En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización.
Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura.
ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas/os seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes.