Historique
La Organización de las Naciones Unidas (ONU) está comprometida con el bienestar del pais. Trabaja para que se respeten los derechos humanos y se trabaje a favor del desarrollo y de los grupos más vulnerables, sin discriminación de género, edad, religión, condición social ni de otros tipos.
En República Dominicana, está representada por el Sistema de las Naciones Unidas (SNU), conformado por agencias, fondos y programas, que trabajan para implementar el Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo.
La cooperación del Sistema de las Naciones Unidas en el país contribuye a diseñar políticas públicas que protejan los derechos de los grupos más vulnerables (infancia, mujeres, jóvenes, personas con discapacidad, etc.), que se promueva la inclusión social y económica, y a que se trabaje a favor de la sostenibilidad ambiental y la gestión de riesgos.
La persona será responsable de prestar los servicios de recepción para la FAO, PMA, UNICEF, UNFPA, OCR, UNDSS y el PNUD, agencias, fondos y programas que conforman la Casa ONU.
Devoirs et responsabilités
1. Garantizar la prestación de servicios de comunicación telefónica y de recepción:
- Dar seguimiento y asistencia a los visitantes de la oficina, proporcionando indicaciones e información precisa relacionada con la Casa;
- Responsable de asignar y recoger carnets de visitantes. Mantenimiento del registro de visitantes;
- Responsable del funcionamiento y la gestión de la central telefónica de acuerdo con el protocolo apropiado.
2. Manejo de correspondencia:
- Responsable de recibir, sellar y canalizar la correspondencia recibida a nombre de las agencias dentro de la Casa;
- Responsable de mantener el registro de correspondencia de las agencias;
- Responsable del registro de solicitudes de pago, solicitudes de viajes dentro del país e invitaciones dirigidas a las agencias, darle soporte al departamento de registro en caso de necesitarlo.
- Dar seguimiento al personal de Mantenimiento para la entrega de correspondencia al departamento de Registro yde la entrega de solicitudes de pago e invitaciones a las asistentes de cada departamento.
3. Manejo de cheques:
- Entrega de cheques a suplidores de las diferentes agencias.
- Mantener un registro de los cheques emitidos por las agencias.
- Ordenar y entregar al departamento de finanzas los expedientes de los cheques entregados a proyectos, agencias fuera de la casa y suplidores.
- Entrega de cheques a los pensionados y control del registro correspondiente.
4. Brindar soporte a los departamentos/agencias que soliciten para otras actividades.
Compétences
Competencias
Esenciales | |
Lograr resultados: | NIVEL 1: planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega trabajos de calidad dentro del plazo establecido. |
Pensar de forma innovadora: | NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras |
Aprender continuamente: | NIVEL 1: Mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación |
Adaptarse con agilidad: | NIVEL 1: Se adapta a los cambios, gestiona de forma constructiva la ambigüedad y la incertidumbre, es flexible. |
Actuar con determinación: | NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, capaz de actuar con calma ante la adversidad, seguro de sí mismo |
Participar y asociarse: | NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas. |
Facilitar la diversidad y la inclusión: | NIVEL 1: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, enfrentarse a la discriminación |
Competencias transversales y técnicas
Área temática | Nombre | Definición |
Gestión Empresarial | Generación de Conocimiento | Capacidad para investigar y convertir información en conocimiento útil, relevante para el contexto o que responda a una necesidad declarada. |
Gestión empresarial | Concienciación y alfabetización digital | Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea dominando su uso o comprendiendo su impacto y capacitando a otros para utilizarlas según sea necesario. |
Gestión empresarial | Satisfacción del cliente/Gestión de clientes | Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de la urgencia, aportar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones puntuales y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de atención al cliente. Buscar formas de añadir valor más allá de las peticiones inmediatas de los clientes. Capacidad para anticiparse a las necesidades y preocupaciones futuras de los clientes. |
Gestión empresarial | Comunicación | Capacidad para comunicarse de forma clara, concisa y sin ambigüedades, tanto por escrito como por escrito. Comunicación verbal; para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales adecuados.
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Administración y Operaciones | Gestión de Documentos y Registros | Gestión general de documentos (fijos o electrónicos); Política de registro y retención, incluido el almacenamiento y el archivo. |
Ética | Política ONU de Ética | Conocimiento y comprensión del las políticas relacionadas con la ética y la integridad. |
Administración y Operaciones | Gestión de registros y correspondencia | Capacidad para recoger, registrar, mantener y entregar correo y valija diplomática; capacidad de gestionar archivos. |
Qualifications et expériences requises
Educación:
- Educación secundaria;
- Grado universitario en administración, ciencias sociales, finanzas o areas afines, se se le dará la debida consideración, pero no es un requisito.
Experiencia:
- Mínimo 3 años de experiencia con educacion secundaria o 1 año de expreriencia relevante con titulo universitario.
- Experiencia en el uso de paquetes computacionales (MS Word, Excel, etc.).
Idiomas:
- Se requiere fluidez en español e inglés.
Información Adicional
- Contrato NPSA Regular para candidatas/os nacionales y personas legales en el país;
- Solamente aquellas personas que sean preseleccionadas en la lista corta, serán contactadas para entrevistas.