Antecedentes

Descripción de la oficina/unidad/proyecto.  

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios. El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible. El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores.  A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho. Con el fin de consolidar esfuerzos en materia administrativa, se busca crear posiciones de apoyo transversal administrativo que apoyaran a los diferentes proyectos que se desarrollen, en el marco programático del área. Adicionalmente, la implementación de los diferentes proyectos que componen el área estará acompañada de los enfoques transversales, diferenciados y un equipo interdisciplinar e integral desde lo administrativo y financiero que permitirá garantizar la consolidación de los procesos a nivel territorial. 

Deberes y responsabilidades

Alcance del trabajo  

De conformidad con las normas y procedimientos el/la Auxiliar Administrativo(a) desempeña las siguientes funciones:  

1. Proporciona apoyo eficaz al proyecto centrándose en la consecución de los siguientes resultados:  

• Apoyar al equipo en lo relacionado con la planeación, preparación, revisión y ejecución de las actividades del proyecto.  

• Acompañar y apoyar los procesos de capacitación en los diferentes temas administrativos, facilitando la comprensión de procesos y procedimientos de manera que estén familiarizados con su aplicación. 

• Gestiona la logística de reuniones, talleres y misiones en territorio según le sean asignadas (pasajes aéreos, reservas de hotel, contratación de transporte terrestre, organización de eventos, pago de viáticos).  

• Brinda apoyo en el proceso de contratación, renovación y terminación de contratos.  

• Apoya la elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.  

• Tramite y gestión de pagos de facturas de compras menores a cargo del proyecto.  

• Mantener al día y en orden el archivo físico y digital del proyecto. 

2. Asegura la adecuada gestión de información: 

• Apoyar al equipo territorial con la recepción y organización de la información relacionada con los informes mensuales, documentos para procesamiento de reembolso de viáticos y viajes, y demás información que sea requerida para el buen funcionamiento del componente operativo de los proyectos.  

• Diligenciar y actualizar las matrices establecidas para el control de gestión en el proyecto y los pagos de nómina del equipo.  

• Responder dudas, requerimientos, y dar seguimiento a temas relacionados con asuntos administrativos de los proyectos asignados.  

• Asegurar el cumplimiento de los procesos administrativos bajo las normatividades y políticas del PNUD.  

• Asegurar la correcta utilización de equipos de oficina, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados al área (computadores, muebles, video proyector, cámara fotográfica, entre otros).  

• Realizar una adecuada gestión documental para tenerla actualizada. 

3. El/la titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización. 

Acuerdo institucional: 

El/la Auxiliar Administrativo(a) estará bajo la supervisión de la Analista Jefe de Proyectos de Desarrollo Territorial. 

Competencias

Competencias Core 

Logro de resultados:

• NIVEL 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles y entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto.

Pensamiento Innovador:

• NIVEL 1: Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras.

Aprendizaje Continuo:

• NIVEL 1: Mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación.

Adaptarse con agilidad:

• NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja de forma constructiva la ambigüedad/incertidumbre, es flexible.

Actuar con determinación:

• NIVEL 1: Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo

Compromiso y asociación:

• NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.

Favorece la diversidad y la inclusión:

• NIVEL 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación

Competencias multifuncionales y técnicas:

Gestión de eventos (incluidos retiros, formaciones y reuniones:

• Capacidad para gestionar eventos, incluida la identificación del lugar de celebración, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.

Política y procedimientos de viaje:

• Conocimiento de la política y los procedimientos de viajes; capacidad para interpretar la política de viajes, las Normas del Personal, circulares administrativas y los reglamentos y normas financieras en asuntos relacionados con viajes.

Gestión de Proyectos:

• Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr objetivos específicos

Comunicación:

• Comunicar de manera clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación según la audiencia.  
• Capacidad para gestionar las comunicaciones interna y externamente, a través de los medios, redes sociales y otros canales apropiados

Monitoreo y Evaluación:

• Capacidad para monitorear sistemáticamente los resultados de estrategias, programas y actividades con el fin de asegurarse de que se implementen de manera efectiva; capacidad para proporcionar a los gerentes y partes interesadas clave retroalimentación regular e informes sobre la consistencia o discrepancia entre las actividades planificadas, la gestión del programa y los resultados. 
• Capacidad para emitir un juicio independiente sobre la gestión y los resultados de estrategias, programas y actividades en función de criterios y puntos de referencia establecidos, teniendo en cuenta las necesidades y preocupaciones del cliente, tanto actuales como futuras. 
• Conocimiento y comprensión de marcos, conceptos, metodologías, sistemas, procesos y herramientas de monitoreo y evaluación. Capacidad para emitir un juicio independiente en función de criterios y puntos de referencia establecidos. Capacidad para anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.

Incorporación de personal:

• Conocimiento de la política y los procedimientos para la incorporación administrativa del personal, incluyendo la emisión de identificación de oficina, creación de dirección de correo electrónico, asignación de espacio de oficina, extensión telefónica, configuración de perfil de Argus, y emisión de equipos informáticos de la oficina.

Salida del personal:

• Conocimiento de la política y los procedimientos para la salida administrativa del personal, incluyendo los formularios de autorización necesarios para la devolución de equipos de oficina, identificación de oficina, pasaporte de la ONU, cancelación de visado emitido por el país anfitrión, eliminación del correo electrónico de la oficina y perfil de Argus.

Habilidades y experiencia requeridas

Requisitos mínimos de educación

• Título de Educación Secundaria (a nivel de Bachillerato) es requerido. 

• Título Profesional Universitario (a nivel de Pregrado), en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Contaduría, Economía o Tecnología o carrera técnica en ciencias económicas o afines, será considerado favorablemente pero no es un requisito

Min. años de experiencia laboral relevante

Se requieren mínimo 4 años de experiencia (para personas con Título de Educación Secundaria a nivel de Bachillerato) o 1 año de experiencia (para personas con Título Profesional Universitario a nivel de Pregrado) en el desarrollo de las actividades administrativas de proyectos con organizaciones públicas o privadas; en temas administrativos, contables, manejo de presupuestos y flujos de caja. 

Habilidades requeridas

• Habilidad en atención al cliente 
• Habilidad en funciones administrativas
• Capacidad para trabajar en equipo

Habilidades deseadas además de las competencias cubiertas en la sección Competencias

• Conocimiento normas y procedimientos PNUD. 
• Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y el enfoque de derechos 
•  Experiencia en organización de logística de eventos con contrapartes gubernamentales 
• Experiencia en la gestión de compras

Idioma(s) requerido(s)

• Fluidez en español hablado y escrito

Certificados Profesionales

• Título Profesional

Información importante para los solicitantes

Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado, el cual podrá encontrar en el siguiente link: 6. Formato P11- español.docx (copiar y pegar el link en el navegador). El formato debe ser subido en el espacio denominado "Attach CV" que aparecerá en la segunda página del formulario de aplicación.

Postulantes del sexo femenino son altamente alentadas a aplicar. UNDP está tomando medidas para mejorar la paridad de género en todos los niveles. Estamos comprometidos con una cultura inclusiva y de oportunidades emocionantes para las mujeres en el campo de la seguridad.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

En caso de ser extranjero, debe suministrar documentos que indiquen que usted tiene su situación laboral definida en nuestro país para trabajar.