Suporte Administrativo de Serviços Gerais


Location : Brasília, BRAZIL
Application Deadline :06-May-12 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
 Portuguese

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background
O Programa das Nações Unidas possuí vários contratos de prestação de serviços para manutenção de seu escritório em Brasília.

Sob a orientação e supervisão do Associado Administrativo, o contratado será responsável em atender as demandas de manutenção do escritório nas diversas área de funcionamento operacional garantindo a qualidade e a devida avaliação dos serviços prestados pelas empresas prestadoras de serviço.


Duties and Responsibilities
O(a) Assistente Administrativo de Serviços Gerais se reportará a Unidade de Serviços Gerais e será responsável pelas seguintes atividades:

A. Manutenção Predial :
- Administrar os serviços junto as empresas terceirizadas
- Administrar e Controlar material de Almoxarifado e Estoque de Produtos do Escritório
- Administrar os Funcionários das Empresas prestadoras de serviços.
- Realizar pequenas cotações de produtos e serviços.
- Administrar os reparos na manutenção do escritório
- Fazer o rateio das contas relativo a manutenção do escritório


B. Registro:
- Organizar contas relacionadas as correspondências nacionais e internacionais do escritório;
- Receber e enviar documentos recebidos no Registro de Compras.


C. Outras Atividades:
- Auxiliar na função de motorista como substituto dos motoristas oficiais do escritório durante as suas férias ou quando requisitado;
- Auxiliar na impressão e scaneamento de documentos
- Auxliar no arquivo de documentos da Unidade de Serviços Gerais
- Elaboração de Relatórios mensais das tarefas sob sua responsabilidade
- Organização e Manutenção do Claviculário
- Auxiliar no Inventário do Escritório


Competencies
Competências funcionais:

Desenvolvimento e Eficácia Operacional
• Habilidade para manter informações e bases de dados
• Analisar informações gerais e selecionar os materiais
• Habilidade para analisar dados, identificar e ajustar as discrepâncias.
• Capacidade analítica de resolução de problemas e análise de números.
• Capacidade de interpretar relatórios financeiros e orçamentários.
• Capacidade de produzir registros precisos e bem documentados em conformidade com o padrão exigido.
• Habilidade para lidar com um grande volume de trabalho possivelmente sob restrições de tempo.

Gestão de conhecimento e aprendizagem
• Habilidade em compartilhar conhecimento e experiência
• Capacidade de trabalhar ativamente para promover continuidade na aprendizagem pessoal e na aplicação de habilidades recém-adquiridas
• Habilidade e conhecimentos fundamentais de processos, métodos e procedimentos;
• Compreender os principais processos e métodos de trabalho, políticas e procedimentos organizacionais relativos à posição e aplica-los de forma consistente com as tarefas de trabalho
• Demonstrar bom conhecimento de tecnologia da informação e aplicá-lo no trabalho
• Promover a aprendizagem organizacional e o compartilhamento de conhecimentos

Promoção de mudanças e desenvolvimento organizacional
• Habilidade de apresentar informações sobre as melhores práticas de mudança organizacional
• Habilidade para identificar problemas, manejar e gerir conflitos, bem como propor soluções

Liderança e Auto- Gestão
• Demonstrar auto-desenvolvimento e a tomada de iniciativa;
• Capacidade de atuar como integrante de uma equipe e facilitador do trabalho em equipe e incentivar a comunicação eficaz
• Criar ambiente sinergético através da auto-controle
• Habilidade para coletar dados e implementar sistemas de gestão
• Habilidade para utilizar informações / dados / outros sistemas de gestão
• Habilidade para reunir e e divulgar informações sobre prestação de contas e sistemas de gestão baseada em resultados
• Habilidade para elaborar relatórios para clientes internos e externos adequadamente
• Capacidade de organizar e priorizar agenda de trabalho para atender às necessidades e os prazos


Orientação ao cliente
- Estabelecer relacionamentos com clientes efetivos, oferecer possíveis soluções para as necessidades dos clientes internos e externos e relatórios de volta em tempo hábil, sucinto e adequado
-Organizar e priorizar agenda de trabalho para atender às necessidades do cliente e prazos

Competências Corporativas:
- Identificar e transmitir informações relevantes para a advocacia para as metas do PNUD para uma variedade de audiências
- Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;
Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;
Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e
Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.


Required Skills and Experience

Orientamos que todas as atividades, experiências e qualificações acadêmicas sejam descritadas detalhadamente ao longo do preenchimento do formulário de candidatura: Personal History Form- PHF/P11

OBRIGATÓRIOS:
Educação:
- Ensino Médio, com formação técnica;


Experiência:
- No mínimo oito (8) anos de experiência profissional em atividades em serviços administrativos relacionados aos descritos neste termo de referência.
-No mínimo dois (02) anos de experiência em coordenação de serviços terceirizados (equivalente ao cargo de Encarregado Geral);

- Deverá ter experiência comprovada de supervisão direta de funcionários terceirizados com empresa de serviços terceirizados de limpeza e/ou vigilância.
- No mínimo dez (10) anos de habilitação CNH.

Idioma:
-Fluência no idioma português.

Informática:
- Conhecimento nas ferramentas Word, Excel, Internet, Power Point e Outlook .

DESEJÁVEIS
- Conhecimento do Sistema ONU;
- Curso de direção defensiva
- Conhecimento em equipamentos como Multifuncionais, Projetores e Mesa de Som.

OBS: Os critérios estarão sujeitos a comprovação e/ou avaliação prática. O não atendimento aos requisitos obrigatórios acarretará em desclassificação.

Importante:
- Nacionalidade brasileira ou outros legalmente autorizados a trabalhar no Brasil;
- PNUD dá oportunidades iguais a todos os candidatos e incentiva particularmente afro-brasileiros e mulheres a se candidatarem.


ATENÇÃO! Submissão de candidaturas:

Clique em "Apply Now". Após preencher os campos solicitados, clique em "Submit Application", você DEVERÁ anexar o formulário denominado UNDP Personal History Form - P11 na página seguinte que surgirá. Este formulário poderá ser encontrado em nosso site: http://www.pnud.org.br/recrutamento/P11_Personal_history_form.doc  

Apenas as candidaturas preenchidas e submetidas através do formulário serão consideradas para análise.

"UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence".

Apenas candidatos pré-selecionados serão contactados.



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