Background

Le Ministère de la Fonction Publique, du Travail et de la Sécurité Sociale en collaboration avec le Ministère des Finances, a entrepris un processus d’informatisation visant la mise en place d’un système intégrée de gestion des ressources humaines partagé avec les autres partenaires.

Ce système doit permettre aux différents gestionnaires d’accéder à un fichier unique, chacun pour ce qui le concerne, en évitant d’entretenir des fichiers épars, sources de divergences. Il doit permettre au Ministère des Finances d’autoriser et de contrôler les mouvements financiers du personnel en accord avec la Loi des Finances. Il doit aussi permettre une gestion déconcentrée et prévisionnelle des ressources humaines et de la masse salariale.

Dans cette perspective, et plus précisément afin de constituer le fichier unique initial, les deux ministères ont décidé d’organiser, sur tout le territoire national, un recensement général des fonctionnaires et agents civils de l’Etat. Cette opération, financée dans le cadre du Projet d’Appui à la Gestion Économique (PAGE) du Gouvernement du Burundi et de la Banque Mondiale, a été confiée au groupement CTB-SOFOS.

Le mandat du groupement CTB-SOFOS est arrivé a son terme : le recensement a été organisé et exécuté sur le terrain de juin à août 2008, et il a fourni des résultats en termes de mise à disposition d’une base de données et de production et distribution aux agents de cartes d’identification comportant leur photo et leurs empreintes digitales.

Cependant, toutes les activités d’exploitation des résultats du recensement, le « nettoyage » de la base de données, sa mise à jour et la mise en œuvre d’outils de gestion post-recensement n’ont pu être assurés, faute de capacité suffisante du bénéficiaire pour ce faire.

Le logiciel OPEN-PRH a été acquis et le module requis pour la gestion de la paie a été activé. Les données sont entrain d’être complétées pour permettre l’activation et l’utilisation efficace des autres modules de ce logiciel.

Le Centre de Traitement Informatique opère le logiciel et transmets au Ministère des Finances les données nécessaires pour produire la paie du personnel de la plupart des ministères. Des démarches et travaux sont en cours pour inter-relier les bâtiments logeant le Centre de Traitement Informatique, le Ministère chargé des Finances et le Ministère chargé de la Fonction Publique.

Le Gouvernement vient d’adopter et a entamé la mise en œuvre de son Programme National de Réforme de l’Administration Publique qui comporte 35 actions et mise notamment sur le levier technologique. La révision de la politique salariale, prévue au PNRA, est en cours et aura des impacts importants sur les modalités de gestion du personnel et de calcul des salaires.

Le PNRA et le diagnostic qui l’a précédé soulignent que les capacités du Centre de Traitement Informatique doivent être renforcées. L’équipe doit être appuyée et les équipements servant à la préparation de la paie des fonctionnaires sont à la limite de leurs capacités et des mesures de sécurité informatique doivent être rapidement prises pour éviter la perte des données ou l’interruption des services.
C’est dans le but de pallier à ce déficit de capacités que le PNUD a accepté de recruter un consultant international spécialisé en matière des systèmes de gestion des ressources humaines.

Duties and Responsibilities

Objectif général:

Renforcer les capacités du Ministère en charge de la Fonction Publique et notamment celles de la Direction Générale de la Fonction Publique pour optimiser le recours aux technologies de l’information et de la communication (TIC) dans ses activités.

  • Renforcer et consolider les capacités du Centre de Traitement Informatique en matière de gestion des données des ressources humaines;
  • Mettre à jour et intégrer dans la gestion quotidienne des ressources humaines, les données provenant du recensement des fonctionnaires de 2008;
  • Contribuer à la mise à profit des technologies de l’information et de la communication dans la gestion des ressources humaines, tant par la complétion des données manquantes et l’activation complète du logiciel acquis que par le développement d’applications complémentaires pouvant accélérer et faciliter les différents travaux au sein de la Direction Générale de la Fonction Publique;
  • Appuyer, au plan informatique, la mise en œuvre des actions prévues au PNRA et rendre facilement accessibles toutes les données en provenance de la Fonction Publique nécessaires aux travaux de sa mise en œuvre;
  • Favoriser le recours à la technologie biométrique pour l’identification sécurisée des fonctionnaires;
  • Appuyer la mise en réseau des différents intervenants en gestion des ressources humaines, notamment le Ministère en charge de la Fonction Publique, le Ministère en charge des Finances, les Directions ou Services de Gestion des Ressources Humaines des Ministères, les institutions financières et le partage adéquat des informations via le réseau.
 Le consultant travaillera directement avec les informaticiens du centre de traitement des données du Ministère de la Fonction Publique. Il sera sous la supervision technique des autorités du Ministère de la Fonction publique et administrative du PNUD. En outre, il travaillera en étroite collaboration avec le Bureau ASAP qui est en charge du suivi de la mise en œuvre du PNRA, ainsi qu’avec l’informaticien du PNUD.

Il aura à réaliser les tâches ci-après ci-après:

  • Renforcer les capacités des informaticiens du Centre de Traitement Informatique en les appuyant de son expertise et en fournissant les conseils et avis nécessaires pour la réalisation des travaux confiés au Centre;
  • Participer au plan technique à l’encadrement de la planification et de la réalisation de travaux complexes, urgents ou délicats requérant son expertise;
  • Contribuer à la planification et à la réalisation de la complétion de la base de données et à la capitalisation des données du recensement de 2008;
  • Appuyer la cellule d’identification biométrique en fournissant son expertise sur les aspects technologiques et informatiques et notamment la gestion des installations de saisie, capture et gestion de ces données, la production des cartes d’identité des fonctionnaires, et s’assurer de la sécurisation du processus et des données;
  • Appuyer l’activation complète des différents modules du logiciel de gestion des ressources humaines en usage et faire toute recommandation utile sur les capacités de ce système;
  • Contribuer au maintien du service et à la sécurité des données du CTI en signalant tout problème actuel ou potentiel et en proposant des plans de contingences;
  • Proposer des applications complémentaires ou appuyer le développement d’applications informatiques simples pour accélérer et faciliter les différents travaux confiés à la DGFP ou à ses partenaires en matière de gestion des ressources humaines ou de gestion des effectifs et de la masse salariale;
  • Proposer et rédiger des procédures écrites pour encadrer le travail des informaticiens et la production des services attendus du CTI;
  • Favoriser la mise en réseau des données de gestion des ressources humaines au profit des intervenants autorisés et dans le respect de la confidentialité nécessaire en gestion des ressources humaines;
  • Appuyer la planification et l’organisation de la déconcentration de certaines responsabilités dévolues à la DGFP vers les Directions des Ressources Humaines;
  • Appuyer les différents intervenants œuvrant à la mise en œuvre du PNRA en leur facilitant l’accès aux données et statistiques de la Fonction Publique nécessaires à leurs travaux;
  • Participer en tant qu’organisateur ou formateur à des sessions de formation du personnel du CTI sur les aspects théoriques et pratiques des systèmes de gestion des ressources humaines;
  • Conseiller, sur demande, les autorités du Ministère sur des questions liées à l’informatisation de la gestion des ressources humaines.
 Résultats attendus:
  • Les capacités du CTI sont renforcées et consolidées : l’équipe est mieux en mesure d’accomplir les travaux réguliers qui lui sont confiés et de répondre aux demandes ponctuelles de services qui lui sont formulées;
  • Les données du recensement sont mises à jour et intégrées dans la gestion quotidienne des ressources humaines;
  • Les différents modules du logiciel OpenPRH sont activés et les usagers primaires sont formés à leur utilisation (activation soumise à la présence de toutes les données nécessaires, participation de l’éditeur éventuellement requise);
  • Une procédure encadre la production de données sur demande et des outils d’exploitation de la base de données sont à la disposition des informaticiens formés à cette fin;
  • Des statistiques périodiques sur les effectifs et la masse salariale sont produites, notamment à partir de certains tableaux développés dans le cadre de la mise en œuvre du PNRA dans des formats conviviaux;
  • La cellule d’identification dispose des outils et des compétences nécessaires pour enregistrer et gérer de façon sécuritaire et déconcentrée l’identité des fonctionnaires anciens et nouveaux;
  • Un rapport sur les aspects informatiques de la déconcentration versus décentralisation de la gestion des ressources humaines est produit.

Competencies

Compétences organisationnelles:
  • Démontrer les valeurs d’intégrité;
  • Faire preuve de professionnalisme;
  • Respecter la diversité sous toutes ses formes;
  • Avoir un excellent esprit d’équipe;
  • Avoir une orientation client.
Compétences fonctionnelles:
  • Excellentes capacités de communication et de présentation des concepts.
  • Excellents capacités rédactionnelles;
  • Dédication à la transmission du savoir à travers le partage de connaissances et d’expériences;
  • Capacités démontrées à fournir des services d’appui-conseil;
  • Faire preuve d’un esprit d’initiative.

Required Skills and Experience

Education:

  • Une formation universitaire en informatique (BAC+5) ou formation universitaire + expérience prouvée (min. 5 ans) en NTIC;
Expérience:
  • Une expérience prouvée de la mise en place des systèmes automatisés de back-up;
  • Une expérience prouvée du paramétrage et entretien des réseaux TCP/IP complexes;
  • Une expérience prouvée de la mise en place de systèmes virtuels;
  • Une expérience prouvée de la mise en place d’un système VOIP;
  • Une parfaite maîtrise du développement d’applications de paie et de gestion des ressources humaines, dans un environnement Windows, utilisant des bases de données relationnelles de type ORACLE;
  • Une bonne expérience de la mise en œuvre d’outils de gestion biométriques;
  • Un minimum d’une année d’expérience dans un pays en voie de développement en voie de développement et/ou des pays sortant de crises ou de conflits;
  • Une parfaite connaissance des systèmes d’exploitation Windows et Linux dont notamment les versions serveurs.

 Langue:

  • Une excellente maîtrise de la Langue Française est exigée.

L’expert agira dans le cadre du PAEX et sera équipé par la CTB pour les fins de son expertise. L’utilisation des systèmes de gestion des ressources humaines se fera sur des équipements et avec les licences à la charge du Centre de Traitement Informatique.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.