Background

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse recrutement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé) au plus tard le 16 mai 2013 à 17h GMT. La mention « Consultant Individuel pour l’Elaboration pour l’élaboration et l’édition d’une brochure et un dépliant pour le PNUD Togo» devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé. Pour la soumission électronique, le soumissionnaire devra présenter ses offres technique et financière sous deux fichiers différents.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Toute demande de clarification doit être adressée par courrier électronique à l'adresse e-mail indiquée ci-dessus. Le PNUD/Togo répondra par courrier électronique et enverra une copie écrite de la réponse à tous les candidat(e)s sans mentionner la source de la requête.

CONTEXTE

Le Bureau du PNUD au Togo œuvre globalement pour l’atteinte des Objectifs du Millénaire pour le Développement du Togo et soutient les programmes nationaux visant la réduction de la pauvreté humaine, favorisant la gouvernance démocratique, assurant l’énergie et l’environnement durable et promouvant l’équité du genre. Dans le cadre de son appui à ces domaines de pratiques et en vue d’assurer sa visibilité à travers une communication efficiente, le PNUD élabore des outils et supports de communication permanente sur les projets ou les événements spéciaux. Ces outils sont produits en nombre suffisant pour une utilisation interne et externe. Ils viennent en appui aux activités de terrain et sont à l’occasion distribués aux partenaires du gouvernement, du secteur privé, de la communauté des donateurs et au grand public togolais. En 2014, le PNUD va démarrer un nouveau cycle de coopération avec le Togo à travers un nouvel UNDAF (Plan cadre des Nations Unies pour l’aide au développement) pour la période 2014-2018. Afin de capitaliser sur les acquis du cycle précédent (2008-2013), le PNUD se propose de lancer la production de brochures et autres dépliants, illustrés, dans ses domaines de pratique notamment la lutte contre la pauvreté, l’amélioration de la gouvernance, le renforcement des mécanismes de prévention et de gestion des conflits, l’environnement, etc. Pour se faire, il se propose de recruter un (e) consultant (e) spécialiste dans la rédaction et l’édition de ces types de supports de communication.

Duties and Responsibilities

TACHES ET RESPONSABILITES

La mission d’évaluation sera confiée à un consultant Expertise en écriture, édition et publication de documents.

Il s’agira notamment de

• Capitaliser et faire connaître les activités de terrain du PNUD en vue d’une mobilisation des ressources avec les partenaires ;
• Renforcer la visibilité du PNUD auprès du public par la création d’outils pertinents de communication.  

DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS

Sous la direction de la Représentante Résidente ou du Représentant Résident Adjoint, et sous la supervision du Chargé de Communication, éditant les diverses publications du PNUD et en collaboration avec les chargés de programme, le/la consultant (e) exécutera les tâches suivantes:

• Rechercher, compiler, écrire et éditer un texte de 20-40 pages –incluant des graphiques, tableaux et photos, si nécessaire – en vue de la publication d’une brochure ainsi qu’un dépliant résumé de 04 à 08 pages tel que spécifié dans les termes de références. Les documents doivent être prêts pour le mois de septembre 2013 pour leur impression.
• Le consultant devra soumettre un draft des documents pour validation. Ceux-ci sont basés aussi bien sur les recherches documentaires que sur les différents entretiens sur le terrain notamment avec le personnel du PNUD, les bénéficiaires des projets et les différents partenaires.
• Après la revue des textes préliminaires par le comité de révision mis en place par le bureau, le consultant devra incorporer les révisions liées au contenu et/ou à la langue. Le cas échéant, les textes devront respecter les normes et la charte graphique en vigueur pour la langue et la présentation.
• Le consultant devra travailler en étroite collaboration avec un éditeur/graphiste en vue de développer des idées pour lesquelles les graphiques et les tableaux créés véhiculent des messages/données clés dans la brochure, aussi bien pour les légendes que pour les photos édités.

RÉSULTATS ATTENDUS

Le consultant devra:

• Un texte final sous la forme d’un document word et en pdf incluant la table des matières, les légendes de photo et les crédits;
• Le document illustré, en français et traduit en anglais, fait le bilan et retrace les bonnes pratiques dans la mise en œuvre des différents programmes et projets développés durant le cycle 2008-2013 relatif à la lutte contre la pauvreté, le développement des capacités, la promotion de la gouvernance et la préservation de l’environnement;
• L’élaboration d’un dépliant général (04-08 pages) résumant les différents volets développés dans la brochure;
• La maquette du texte final qui sera envoyé à l’impression sera en anglais et en français, en version électronique ou papier (maquettes en 2 exemplaires pour la brochure et le dépliant). La livraison du produit fini se fera au Bureau du PNUD à Lomé.

PAIEMENT DES SERVICES

Le paiement des honoraires du Consultant se répartit comme suit:

• 20% avance de démarrage de la mission à l’arrivée au Togo;
• 80% à la livraison des prduits/documents/dépliants etc. indiqués dans le TdR au point « produits spécifiques attendus » validés par le responsable désigné du PNUD.

DURÉE DE LA MISSION

La mission d’évaluation est prévue pour une durée de vingt-huit (28) jours soit 7 jours de travail sur le terrain et 21 jours en dehors. Il est à noter qu'en raison de la nature de la mission, il y aura des périodes où aucune rédaction ou recherche ne se fera du fait que le consultant devra attendre le feedback du PNUD et/ou la maquette du designer.
Les photos pour l’illustration du contenu des documents pourront être puisées dans la banque d’images du PNUD.

SUPERVISION DE LA MISSION

Sous la direction de la Représentante Résidente ou du Représentant Résident Adjoint, et sous la supervision du Chargé de Communication, éditant les diverses publications du PNUD et en collaboration avec les chargés de programme, le/la consultant (e) exécutera les tâches.

Competencies

• Aptitude à effectuer des travaux de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
• Bonne connaissance des règles et règlements administratifs
• Solides compétences en informatique et infographie

Required Skills and Experience

Qualification:

• Niveau minimum: Bac +5 en communication

Expérience professionnelle

• 10 ans d'expérience professionnelle dans le domaine d'imprimerie et d'édition de documents 
• Une Expérience pertinente et une compréhension des questions de développement sont requises.

Langue

• Excellentes compétences en langues française et anglaise

DOCUMENTS A FOURNIR LORS DE LA SOUMISSION DE LA PROPOSITION

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

UNE PROPOSITION TECHNIQUE: (enveloppe N°1)

• (i) Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature
• (ii) Brève présentation de l’approche méthodologique et de l’organisation de la mission envisagée.
• (iii) CV incluant: - L'expérience acquise dans des projets similaires
• Au moins 3 références.
• (iv) P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/undptogo/download/P11_Personal_history_form-fr.docx )
  

UNE PROPOSITION FINANCIERE: Contrats forfaitaires (enveloppe N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en USD.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

EVALUATION

ANALYSE CUMULATIVE : (NOTE PONDEREE)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique : 70%
• Pourcentage de l’offre financière : 30%

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).

L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.

PRINCIPAUX CRITERES DE SELECTION

ELIGIBILITE POUR L’EVALUATION TECHNIQUE (Yes/No)

Niveau minimum: Bac +5 en communication

NOTATION DE L’OFFRE TECHNIQUE (70 points)

Critères de sélection et Points attribués

• Expertise en écriture, édition et publication de documents: 20 pts 
• Expériences pertinentes et compréhension des questions de développement: 20 pts 
• Niveau minimum : Bac +5 en communication: 10 pts 
• Compréhension de la mission, l’approche et la méthodologie de travail et Planning: 20 pts 
• Total Offre Technique: 70 pts
• Offre financière 30 pts 
  

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