Background

Le Bureau de l’ONU FEMMES au Burundi s’est toujours investi à appuyer le pays dans les questions d’égalité de genre, des droits humains des femmes et de leur autonomisation. Pour ce faire, le bureau a formulé un programme de deux ans (2012-2013) : « Soutenir le Burundi à traduire dans les faits les engagements qu’il a pris en matière d’égalité de genre, des droits humains des femmes et de leur autonomisation ». Ce programme pays se focalise sur les axes suivants, dans un environnement post conflit et de consolidation de la paix:

• Gouvernance et Participation Politique des femmes;
• Pauvreté féminine et intégration du genre dans le relèvement communautaire;
• Violences à l’égard des femmes et VIH/SIDA;
• Appui à la mise en œuvre des recommandations du comité CEDEF et à la formulation du cinquième rapport CEDEF.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles en visant les résultats suivants:

• S’assurer de la conformité des activités d’achats avec les règlements, les règles, les politiques et les stratégies de l'ONU / ONU FEMMES;
• Etablir un inventaire des procédures régissant les achats au niveau du bureau ainsi que l'élaboration des procédures internes de fonctionnement standardisées en matière d’achats et de logistiques en consultation avec le superviseur direct et le Management du bureau.

Appui aux procédés d’achats, tout en visant les résultats suivants:

• Fourniture d'informations nécessaires à la préparation des plans de passation des marchés;
• Préparer le plan annuel des achats du bureau en collaboration avec les unités du programme et des opérations;
• Appuyer l’organisation des procédures d’achats y compris la préparation des RFQ ou de documents RFP ou ITB, la réception des offres ou des propositions, leur évaluation préliminaire;
• Préparation des ordres d’achats (PO) et des contrats dans et en dehors d'Atlas, la préparation des ordres d'achat récurrent pour les contrats de services, la création des vendors dans Atlas, établissement d’un système de classement pour l’unité des achats;
• Exercer le profil « buyer » dans Atlas;
• Mise en œuvre d’un système de contrôle interne à même de garantir que les ordres d’achats soient dûment préparés et expédiés;
• Procéder aux corrections des POs comportant des erreurs de budget/imputations et s’assurer que les autres problèmes sont traités à temps.

Contribue à la mise en œuvre d’une stratégie pour la mise à profit des ressources en visant les résultats suivants:

• Mise à jour quotidienne des listes de fournisseurs;
• Organisation de visites de contrôle chez les fournisseurs;
• Contrôle des équipements et application des règles relatives à leur vétusté et remplacement en suivant les règles de l’organisation.

Fait en sorte que les actifs du Bureau soient correctement comptabilisés en visant les résultats suivants:

• Faire en sorte que tous les actifs soient comptabilisés dans l'inventaire du bureau et dans Atlas avec les informations appropriées sur l'emplacement, les numéros de série, etc et en assurer le contrôle;
• S’assurer que l'ensemble des équipements soient adéquatement enregistrés et que les mouvements soient suivis et correctement répertoriés et enregistrés;
• Fournir toutes les informations pertinentes des actifs en prévision des rapports annuels sur les stocks et les inventaires physiques;
• Fournir les informations requises sur les équipements devant être éliminés de l’inventaire suivant le règlement de l’organisation.

Assure la gestion des contrats et la prestation de services logistiques en visant les résultats suivants:

• Assurer la gestion des publications d’annonces dans les médias et en ligne (fournisseurs, consultants et autres);
• S’assure que les termes de référence (TDR), les spécifications et autres documents à publier sont complets, corrects et de qualité conformément aux standards de l’organisation;
• Organiser les procédures de sélection des consultants et autres fournisseurs y compris finaliser la rédaction des TDR, vacances de postes, etc;
• Assurer le monitoring de tous les paiements des SSA pour s’assurer que la limite annuelle par consultant est conforme à la réglementation en vigueur;
• Assurer la qualité, la rigueur et la transparence de chaque achat en conformité avec le règlement de l’organisation;
• Assurer l’organisation des voyages du personnel, des conférences, réunions et ateliers: organisation de tout appui logistique en collaboration étroite avec l'associé administratif / financier et d'autres collègues.

Appuie le renforcement des connaissances et le partage de celles-ci au niveau du Bureau en visant les résultats suivants:

• Participation aux formations organisées en faveur du personnel sur les achats;
• Faire la synthèse des meilleures pratiques;
• Mettre à jour quotidiennement la base des données;
• Contributions judicieuses aux réseaux de connaissances et de communautés de pratique (par exemple organiser des formations pour les collègues sur les pratiques en achats).

Competencies

Compétences générales:

• Manifeste son engagement envers la mission, la vision et les valeurs ONU FEMMES;
• Fait preuve de sensibilité et d’adaptabilité indépendamment de la culture des individus, de leur sexe, de leur religion, de leur race, de leur nationalité et de leur âge .
  

Compétences fonctionnelles:

Gestion des connaissances et apprentissage

• Partage des connaissances et d'expérience;
• Appui activement l’apprentissage continu du personnel et du le développement dans un ou plusieurs domaines de pratique et applique les compétences nouvellement acquise.

• Capacité à accomplir une variété de tâches habituelles liées à la gestion des contrats, d'actifs et des marchés, y compris la collecte et la préparation des documents , le traitement de données, la vérification préliminaire d'évaluation des offres, le dépôt, la fourniture d'information, le contrôle desactifs;
• Bonne connaissance des règles et règlements financiers;
• Compétences sérieuses en informatique.

Supervision et autogestion:

• Donne la priorité au résultat pour le client et réagit positivement aux commentaires;
• Accomplit son travail de manière régulière et avec zèle tout en adoptant une attitude positive et constructive;
• Demeure calme, maître de soi et garde une bonne humeur même sous pression.

Programme de certification des achats du PNUD.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme Secondaire Technique avec spécialisation en Gestion, Administration, Procurement ou autres domaines apparentés;
  
• Le Diplôme post-secondaire (Bac+2) en administration/finances, sciences économiques, commerce et autres domaines apparentés, est désirable mais pas obligatoire.

Expérience:

• Au minimum 6 années d'expérience dans le domaine des opérations : achats/approvisionnement, administration, gestion au niveau national ou international;
• Une bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels de bureautique MS Word, Excel);
• Une connaissance des systèmes de gestion basée sur le Web et ATLAS est requise;
• Expérience au sein du système des Nations Unies est requise;
• Une certification PNUD en Procurement serait un atout.

Langues:

• Une bonne maîtrise du français et une connaissance pratique de l’anglais sont requises.

NOTE:

This vacancy is open to Burundi UN Local Staff only.  Seuls les candidats nationaux staff des Nations Unies sont éligibles.