Antecedentes

Sous la supervision directe du Directeur Pays Adjoint, Directeur des Opérations, l’Analyste aux achats assurera l’exécution transparente et efficace des approvisionnements locaux et internationaux pour le compte des projets, conformément aux procédures et normes du PNUD en matière d’achats, afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L’analyste aux achats analyse et interprète les règles et politiques de l’Organisation et propose des solutions aux problèmes complexes liés aux achats. L’analyste aux achats prône une approche collaborative orientée vers le client, un service de qualité et basé sur les résultats.

 L’analyste aux achats travaille en collaboration étroite avec les différentes équipes des projets, les unités du bureau et avec le siège pour parvenir à fournir des services d’achats de qualité.

Deberes y responsabilidades

Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des achats des projets pour atteindre les résultats suivants:

• Mise en œuvre effective des activités des achats des projets conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD ; du système des achats orienté vers le client;
• Mise en œuvre efficace du contrôle interne des processus de passation de marchés et de toute la documentation en rapport avec chaque dossier;
• Procéder à une cartographie du processus des achats;
• Participation à l'élaboration des procédures opérationnelles standards en matière des achats, en consultation avec le Directeur Pays Adjoint, Directeur des Opérations.

Organiser des procédures de passation des marchés les afin d’atteindre les résultats suivants:

• Analyse des données relatives à la préparation des plans d’achat des projets pour faire le suivi de leur exécution;
  
• Mise en place d’un bon système de suivi et de contrôle du processus de passation des marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD;
  
• Préparation des bons de commande et des contrats pour achat de biens et services en conformité avec les règles et procédures de l’Organisation ; création des vendors dans Atlas;
  
• Préparation des soumissions de contrat pour le Comité des Achats (CAP) et le Comité consultatif sur les achats (ACP);
  
• Mise en œuvre du système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (POs) sont dûment préparés et expédiés;
  
• Mise en œuvre des mesures correctives sur les POs, vérification des erreurs de budget et d'autres problèmes ;
  
• Appui des projets dans la préparation et le suivi des plans d'achats.

S’assurer que les indicateurs des différents tableaux de bord (dashboards) sont régulièrement en vert pour atteindre les résultats suivants:

• Si nécessaire, prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes;
  
• Déceler les erreurs les plus fréquemment commises et proposer des mesures correctives, notamment à travers des formations.

Appuyer la mise en œuvre de la stratégie et outils d’E-Procurement pour atteindre les résultats suivants:

• Développement et gestion d’une base de données des fournisseurs, élaboration des critères d’évaluation et de sélection des fournisseurs et mise en place des mécanismes pour mesurer la performance et la qualité;
• Mise en œuvre du module e-procurement.
  

Participer au partage des connaissances au sein du Bureau pour atteindre les résultats suivants:

• Organisation des formations du personnel des projets sur les processus d’achat de l’Organisation;
  
• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats;
  
• Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Competencias

Création de partenariats stratégiques
 Création d’un réseau de contacts:

• Analyse des informations générales et sélection du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.

Promotion de la formation et du Partage des Connaissances
Recherche de base et analyses:

• Identifie les nouvelles et meilleures approches de faire les choses puis les intègre au travail;
  
• Se documente et analyse les stratégies innovatrices et les nouvelles approches.

Compétences/Expertises
Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures:

• Comprend et met en application les principes fondamentaux d’une discipline professionnelle ou d’une spécialité technique par rapport au poste;
  
• Analyse les conditions et propose des propositions adéquates. S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans sa mission.

Promotion des Changements Organisationnels et du Développement
Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels:

• Documentation sur les meilleures pratiques liées au changement organisationnel et le développement dans et à l'extérieur du système de l'ONU.
  

Conception et mise en œuvre de systèmes de gestion
Recherche et analyse pour la mise en œuvre de systèmes de gestion:

• Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion;
  
• Apporte des contributions au développement des composantes du système.

Orientation vers le Client
Entretien de bonnes relations avec les clients:

• Cherche des solutions aux besoins éventuels des clients internes et externes et répond en temps réel de façon appropriée;
  
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
  
• Etablit, construit et entretien des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
  
• Etablit les priorités en tenant compte des exigences du client afin de mieux répondre à ses besoins.
  

Promouvoir la responsabilisation et la gestion axe sur les résultats
Collecter et diffuser les informations:

• Collecte, analyse et partage les informations sur la bonne pratique de responsabilisation et de gestion axée sur les résultats;
  
• Assure le suivi en matière de responsabilisation et la gestion axée sur les résultats et fait des recommandations pour accroître la performance au niveau de toutes les unités.
  

Compétences générales

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
  
• Démontre un bon sens de jugement;
  
• Auto développement et prise d’initiative;
  
• Esprit d’équipe et facilitation du travail d’équipe;
  
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;
  
• Gestion des conflits;
• Apprentissage et partage des connaissances et encouragement de l’apprentissage des autres. La Promotion de l’apprentissage et le partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;
  
• Prend des décisions motivées et de manière transparente.
  

Suivi du programme de Certification dans le domaine des Achats.

Habilidades y experiencia requeridas

Education:

• Une Maitrise ou équivalent en Administration des Affaires, Administration publique, Finance, Economie ou autres domaines connexes.

Expérience:

• Avoir une expérience confirmée d’au moins 2 ans au niveau national et/ou international dans le domaine des achats;
• Avoir une bonne maîtrise de l’informatique (logiciel : Excel, Word, Outlook.). La connaissance du système « ATLAS » ou de tout autre système de gestion intégrée est un atout.

Langue:

• Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de l’anglais.

Note : This position is only opened to the national candidates i.e Burundians and to the international candidates with the Burundi national work permit / Ce poste est uniquement ouvert aux candidats de nationalité burundaise et aux étrangers ayant un permis de travail au Burundi.