Background

Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les volontaires VNU contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré  et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les volontaires prennent part aux différentes formes de volontariat et jouent un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les volontaires VNU font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

Le terme ‘Volontaire’ ainsi que le titre de cette affectation se réfèrent à la fois aux femmes et aux hommes dans toute cette Description d’Affectation de Volontaire des Nations Unies

Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement le Ministère de l’Administration Territoriale et de la Décentralisation (MATDAT) pour la mission qui lui incombe, le PNUD recrute des Volontaires des NU chargé de la logistique et opérations électorales.

La République du Mali a connu des événements qui ont donné un coup d’arrêt à son processus démocratique. Le Gouvernement de Transition dans sa mission, s’est fixé comme objectifs la reprise des régions du Nord et l’organisation des élections. Afin d’appuyer le rétablissement de la démocratie et renforcer la paix, la stabilité politique et sociale, il s’avère nécessaire de soutenir le processus démocratique de la République du Mali. Dans ce contexte, le Gouvernement du Mali a sollicité les Nations Unies afin de s’assurer l’appui des partenaires pendant le processus électoral conduisant aux élections Présidentielles et Législatives prévues pour l’année 2013. Le projet d’appui à ce processus électoral devra à cet effet apporter au Ministère de l’Aménagement du Territorial, de la Décentralisation et de l’Aménagement du Territoire (MATDAT), à la Délégation Générales aux Élections (DGE), à la CENI et aux autres institutions de la République du Mali impliquées, une assistance technique de qualité dans toutes les opérations nécessaires à la bonne conduite du processus électoral afin d’en garantir l'efficience, la transparence, la crédibilité et la sécurité.

Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement le MATDAT pour la mission qui lui incombe, le PNUD recrute neuf (9) assistants (es) d’équipe du Projet pour les régions du Mali. Les candidats seront donc redéployés dans les régions, selon leur convenance et seront considérés comme personnel recruté dans ses régions.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité et la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), le titulaire est responsable de mettre en œuvre dans son domaine d'expertise les actions et tâches contribuant à la mission de l'UGP comme définie dans ses termes de références.

Les tâches principales qui lui incombent sont les suivantes:

Secrétariat

• L’accueil et la réception des visiteurs;
• gestion des appels téléphoniques;
• gestion du courrier entrant et sortant;
• gestion des fournitures de bureau;
• lL rédaction des correspondances de routine, la réception et le tri du courrier;
• La saisie des documents de toutes sortes relatifs aux activités du bureau.

Gestion

• La préparation des réunions, des ateliers, des séminaires;
• L’implantation d’un système de classification et l’assurance de sa bonne march;
• L’organisation du mouvement du personnel (missions, etc.);
• Le suivi des dossiers du Personnel du Projet.

Finances                  

• L’Appui au suivi Budgétaire.
• La mise à jour des rapports financiers.

Exécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’UGP.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont encouragés à:

• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre;
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil;
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles;
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.;
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistance électoral en République du Mali. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité du PNUD dans sa mission d’appui au Gouvernement malien dans son effort de réalisation d’élections transparentes, démocratiques, et influencera la perception des partenaires impliqués dans le processus électoral, et plus généralement l’appui à la promotion de la bonne gouvernance en République du Mali.

Competencies

Compétences et Facteurs Critiques de Réussite:

• Démontrer son attachement à la mission, à la vision et aux valeurs du PNUD;
• Faire preuve de sa faculté d'adaptation et de sa sensibilité à la culture, au genre, à la religion, la race, la nationalité et à l’âge.

Compétences fonctionnelles et opérationnelles:

• Expérience dans une Organisation internationale ou mission diplomatique;
• Capacité à analyser des concepts et situations complexes et proposer des solutions;
• Esprit d’équipe et une bonne communication;
• Grande maitrise des logiciels (Microsoft Excel, Word, power point, internet, etc).
  

Gestion et Leadership:

• Aborder systématiquement le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite;
• Rester calme, de bonne humeur et se contrôler même sous pression;
• Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités;
• Réagir positivement au feed-back critique et aux points de vue différents.

Comptences Corporatives:

Valeurs/Ethique

• Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité du PNUD et des standards éthiques;
• Fait la promotion de la vision, de la mission et des objectifs stratégiques du PNUD;
• Prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel, et montre du respect, du tac et de la considération pour les différentes cultures;
• Traite les populations sans favoritisme.

Gestion des relations

• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
• Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps;
• Etablit des objectifs et normes de performance clairs et des responsabilités, et assure la gestion;
• Favorise un environnement d’apprentissage; facilite le développement des compétences personnelles et collectives;
• Fournit l’information orale et écrite d’une façon opportune, efficace et facilement compréhensible.
  

Leadership personnel et efficacité

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD;
• Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’informations de l’équipe;
• Fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence;
• Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu’au succès final;
• Prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et complexes et se tient responsable de l’impact de ces décisions.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau BAC+2, de préférence en secrétariat, en sciences économiques ou de gestion, en Administration ou tout autre domaine équivalent;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel...).

Expérience:

• Connaissance du Système des Nations Unies;
• Pratique d’un ERP (La connaissance du Système Atlas est un atout);
• Expérience auprès d’un projet du PNUD;
• Parfaite connaissance d’Atlas et maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion.

Langues:

• Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable;
• Une solide connaissance de base en Anglais est aussi un atout.

Conditions de vie:

• Le poste est basé à Bamako et en régions où les conditions de vie sont bonnes et le climat social est calme, à condition de respecter les mesures de sécurité.

 Conditions de Service :

•  Contrat d’une durée de un (01) an;
  
• Allocation mensuelle de subsistance pour les volontaires nationaux est de 390. 000 FCFA pour une affectation à Bamako et 331 500F/CFA en régions pour couvrir les frais liés au logement et aux besoins de bases;
  
• Allocation pour frais d’installation payable une fois en début du contrat si le lieu d’affectation est différent du lieu de vie habituel; indemnité de frais de réinstallation par mois de service satisfaisant payable en fin de contrat.

 FC: 04000