Emplois au PNUD - 39132- Assistant(e) au Programme (Unité Développement dur

Assistant(e) au Programme (Unité Développement durable) - Etre de nationalité Tchadienne)

Lieu :

N'Djaména, TCHAD

Type de contrat :

FTA Local

Date de commencement :

01-Sep-2013

Date limite de candidature :

11-Aug-13 (Minuit New York, États-Unis)

Niveau du poste :

GS-6

Durée du contrat initial

1 an

Langues requises :

Anglais Français

Durée prévue de la mission :

Le PNUD s’engage à recruter un personnel divers en termes de genre, de nationalité et de culture. Nous encourageons de même les personnes issues des minorités ethniques, des communautés autochtones ou handicapées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus stricte confidentialité. Le PNUD ne tolère pas l’exploitation et / ou les atteintes sexuelles, ni aucune forme de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, et / ou toutes formes de discrimination. Tous/tes les candidats/tes selectectionnes /ées devront ainsi se soumettre à de rigoureuses vérifications relatives aux références fournies ainsi qu’à leurs antécédents.

Historique

Contexte Organisationnel :

Sous la supervision directe de l’Assistant Représentant Résident Programme/ Développement durable le (ou la) titulaire du poste assure tout le travail opérationnel des programmes /projets ainsi que le secrétariat de l’Unité Développement durable et prépare le compte rendu des réunions de l’Unité, ainsi que les révisions budgétaires des projets. Il (ou elle) élabore les correspondances régulières et assiste les superviseurs dans la mise en forme finale des documents et courriers importants. Il (ou elle) est également chargé(e) du maintien à jour des dossiers de l’Unité dans tous les aspects, y compris électronique. Il (ou elle) sert d’interface entre l’Unité et les Assistants Administratifs et Financiers des projets / Programmes.

Devoirs et responsabilités

Fonctions principales et Résultats:

Sommaire des principales fonctions:

Gestion des activités financières des projets sous Atlas;
Appui à l’ARR/Programme (Secrétariat et gestion de dossier);
Appui et conseil au personnel de projet (Assistants Administratifs et Financiers);
Suivre l’exécution du budget, vérifier les rapports financiers (paiements directs et demandes d’avance de fonds) conformément aux plans d’activités et suivre l’évolution des ressources (avances octroyées, le niveau des dépenses, les engagements, etc.) et attirer l’attention de son superviseur sur des problèmes éventuels;
Assister les ARR-P/Chargé de programme de l’unité Développement durable dans l’élaboration des budgets des programmes, la saisie dans l’Atlas et la mise à jour des annexes C;
Préparer les révisions budgétaires en liaison avec les ARR-P, les Chargé(e)s de Programme et les Assistants Administratifs et Financiers des projets;
Introduire dans Atlas, les paiements directs financiers qui sont autorisés et approuvés par l’ARR-P/Chargé de Programme Développement durable;
Préparer un état financier trimestriel pour le Chargé de Programme/FSU à savoir les avances en cours, engagements, dépenses trimestrielles en conformité avec les PDRs et les CDRs;
Servir d’intermédiaire entre le bureau (les Opérations et le Programme) et les Assistants administratifs et financiers des projets/programme et leur fournir les appuis et clarifications nécessaires;
Organiser avec les Assistants administratifs et financiers des projets/programmes des séances de travail sur le suivi des recommandations des audits, le niveau d’exécution budgétaire, la mise en place d’outils et d’instruments de gestion et faire rapport sur les points discutés et les actions de suivi;
Préparer les correspondances de routine et appuyer l’ARR-P/Chargé de programme de l’unité Développement durable dans la mise en forme finale des documents et lettres importants;
Maintenir à jour les dossiers de l’Unité Développement durable dans tous leurs aspects (y compris électroniques).
Assurer le secrétariat des réunions de l’unité Pauvreté et des Programmes et préparer le compte rendu de ces réunions ainsi que celui des réunions présidées par les ARR-P/Chargé de programme de son unité;
Arranger des réunions périodiques avec la direction des projets et les fonctionnaires du gouvernement. Participer également, à la demande des superviseurs aux réunions thématiques/techniques et s’assurer que la documentation est complètes et la distribuer à temps. Prendre des notes, rédiger les minutes ou les comptes rendu synthétiques et assurer le suivi des recommandations;
Assurer le suivi de toutes les dispositions relatives aux missions de consultants ou d’experts;
Conseiller et informer le personnel des projets/programmes sur l’application des procédures NEX/DEX.
Contribuer à toutes les opérations de clôture de projets (transfert des équipements, révisions semi- finales et finales, etc.).

Impact des Résultats:

Les résultats principaux ont un impact sur le succès global du programme et des objectifs stratégiques du bureau et des buts d’UNDAF/CPD. En particulier, les résultats principaux ont un impact sur le suivi administratif et financier des activités des programmes/projets.

Compétences

Compétences et facteurs critiques de succès

Valeurs intrinsèques:

Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l’ONU;
Favoriser la vision, la maison, et les buts stratégiques du PNUD;
Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement ne tenant pas compte de la différence culturelle, de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude au travail en équipe et un esprit d’initiative développé;
Probité et confidentialité, rigueur et sens de l’organisation;
Aptitude à travailler en équipe, et à apprendre;
Esprit d’initiative et disponibilité.

Compétences fonctionnelles:

Gestion de la connaissance

Favorise la gestion de la connaissance au PNUD et un environnement d’apprentissage dans le bureau par sa propre conduite et son comportement;
Aptitude à continuer à renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques;
Aptitude à contribuer au renforcement des capacités de l’équipe des projets et programmes.

Aptitudes opérationnelles:

Capacité à contrôler le budget, faire le suivi des contributions, des investissements et des transactions, et à faire le recouvrement des coûts;
Connaissance des outils de gestion de résultats;
Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
Bonne connaissance des règles et procédures en matière de gestion financière de projets;
Bonnes qualifications en Informatique et très bonne connaissance de l’Atlas;
Aisance dans la communication écrite et orale;
Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes;
Aptitude à établir des bonnes relations avec les partenaires et à produire des réponses rapides et adéquates.

Qualifications et expériences requises

Education:

Avoir au moins le Baccalaureat;
Avoir une qualification dans les domaines du Secrétariat, Comptabilité, Administration ou équivalent.

Expérience:

Expérience professionnelle d’au moins 6 ans avec une pratique avérée du secrétariat et une maîtrise des logiciels de bureautique.

Aptitudes linguistiques:

Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais.