Sob a supervisão do Gerente de Programas para o País (COM) e do Oficial de Programas do País (CPO), a/o Assistente Administrativo do FIDA, prestará serviços de apoio administrativo e de programas, garantindo um alto nível de qualidade no trabalho, assim como exatidão e serviços de registro da documentação. O profissional terá as seguintes funções e responsabilidades: 1. Apoiar o Escritório no país com as contratações de bens de acordo com as normas e procedimentos oficiais.
2. Preparar ordens de compra de material de escritório.
3. Controlar, organizar e gerenciar o estoque e material do escritório em estoque.
4. Atuar como interlocutor com os demais organismos internacionais parceiros em relação aos aspectos administrativos e operacionais do escritório no país.
5. Manter contato com a Sede do FIDA para garantir a disponibilidade de recursos e sua prestação de contas.
6. Preparar documentos para as reuniões, assegurando sua elaboração, distribuição e monitoramento, em tempo hábil.
7. Elaborar atas de reuniões, conforme demanda.
8. Organizar os arquivos de registro dos projetos do FIDA conforme seus respectivos procedimentos.
9. Tratar de todos os assuntos relacionados a viagens e reuniões oficiais do CPO e dos consultores, incluindo autorizações de viagens, cálculo e depósito de diárias, permissões de segurança (quando necessária) e a preparação das respectivas agendas.
10. Elaborar informes, relatórios e ofícios, em português e inglês, dentro do formato e padrões estabelecidos pelo FIDA.
11. Preparar, sempre que necessário, traduções de cartas oficiais.
12. Apoiar o Escritório no país nas questões administrativas em geral, realizando todas as tarefas administrativas no exercício de suas funções.
O profissional trabalhará em estreita colaboração com:
• Gerente de Programas para o País (CPM).
• Oficial de Programas no País (CPO).
• Assistente de Programas da Sede do FIDA.
• Equipe de projetos.
• Consultores e todos os envolvidos com as funções do posto.
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