Background

Contexte

Duties and Responsibilities

• Tenir un registre de tous les courriers entrants;
• Vérifier le courrier reçu et en assurer sa transmission à qui de droit;
• Faire accompagner le fond de dossier si nécessaire et en assurer le suivi;
• Assurer le classement ordonné de tous les documents entrants et sortants;
• Répondre aux demandes concernant les dossiers, correspondances et les références;
• Préparer et distribuer le courrier officiel auprès des partenaires;
• Exécuter les tâches administratives afférentes au fonctionnement du bureau;
• Assurer le suivi des ordres de mission et leur classement;
• Elaborer et maintenir le tableau de mouvement du personnel OCHA (missions, congés et déplacement internes);
• Actualiser le répertoire interne OCHA en collaboration avec la section HIS;
• Apporter un soutien technique aux ateliers et séminaires organisés par OCHA;
• Faire office de « leave monitor » pour le personnel national et international basé à Lubumbashi;
• Organiser le service charroi automobile;
•  Assurer le service de protocole dans le bureau OCHA;
•  Assurer l’accueil des visiteurs;
• Orienter les visiteurs vers le personnel OCHA concerné;
• Filtrer les appels téléphoniques internes et les transmettre à qui de droit;
• S’assurer de la commodité de la salle de réunion avant la tenue des réunions;
• Entreprendre les préparatifs des voyages du staff, par exemple, l’achat des billets d’avion, l’obtention des visas de sécurité, la réservation de place…, bref, veiller à la précision de l’information avant la soumission d’un document au superviseur pour signature;
• Assurer la distribution et la bonne gestion des fournitures du bureau et des consommables divers, en vérifier hebdomadairement les cartes de stock en vue de l’approvisionnement au moment opportun;
• S'assurer que le formulaire de demande des fournitures soit bien rempli avant toute distribution des fournitureset soumettre à la Section Administration et Finances des rapports trimestriels de stocks;
• Etre la personne-ressource pour les factures pro forma relatives aux différents achats effectuées par le bureau en conformité avec les directives des Nations Unies en matière d’approvisionnement;
• Opérer l’inventaire physique et s’assurer du bon entreposage des fournitures;
• Faire le suivi des remboursements des frais de communication privés en collaboration avec l’Administration/Kinshasa et tout autre paiement en souffrance;
• Veiller à la bonne utilisation des véhicules par le biais de la bonne tenue des carnets de bord;
• Veiller à l’entretien et à la maintenance du véhicule affecté au bureau;
• Assister et faciliter le transfert des biens et personnes au niveau du dépôt et de la récupération des biens et personnes auprès des douanes, immigration et autorités;
• En collaboration avec le chauffeur, veiller à l’existence de tous les documents et fournitures requis, en particulier l’assurance, la liste de téléphone du bureau, la trousse de secours;
• Assurer la gestion de la Petite Caisse (PC) et des mises à disposition de fonds (MAD) en étroite collaboration avec le Chef du sous bureau et tenir toutes les pièces justificatives à jour afin de rendre compte à la Section Administration et Finances dans les moindres détails et délais;
• Exécuter toute autre tâche connexe ne dépassant pas ses aptitudes et ses compétences  assignées par le Chef de Bureau.

Competencies

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies.
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de OCHA à travers la section de l’Administration et Finances;
• Traiter toute personne de manière juste sans favoritisme.

• La capacité à fournir le service requis à temps;
• Bonnes aptitudes analytiques;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication;
• Développement et Efficacité Opérationnelle;
• La capacité de mener une planification stratégique, une gestion basée sur les résultats ainsi que la rédaction des rapports;
• Bonne aptitude analytique;
• Esprit d’initiative, tact, capacités de négociations, d’analyse et de communication;
• Capacité de travailler dans un environnement multiracial et multiculturel;
• Aptitude à travailler de manière productive sous pression et à respecter les délais impartis;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels et applications de gestion (Ms Excel, Ms Word, Windows) et de l’outil Internet.

• Se concentrer sur l'impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l'innovation;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.

Aptitude technologique:

• Excellente maîtrise de l'outil informatique Word, Excel et Internet.

Required Skills and Experience

•  Minimum un diplôme d’études secondaires exigé;
•  Une formation complémentaire ou un diplôme universitaire en secrétariat, administration et/ finances ou tout autre domaine apparenté souhaité.

• Une expérience professionnelle progressive d’au moins quatre ans  (4) acquise dans le domaine de l’Administration, de secrétariat, et des Finances;
• Une expérience au sein du Système des Nations Unies ou ONG Internationales humanitaires, de préférence dans le lieu d’affectation, est un atout.

• Maîtrise parfaite du Français;
• Aptitude à écrire et parler l’Anglais.