Historique

Devoirs et responsabilités

• Apoyo administrativo a la gestión del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
• Apoyo financiero al Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
• Apoyo administrativo a la operación y funcionamiento del Programa Alianzas Territoriales para la Paz y los proyectos del Área de Paz, Desarrollo y Reconciliación
• Facilita la generación e intercambio de conocimientos

• Asiste a la Coordinación del Área y Responsables Temáticos en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva de los programas. Esto incluye organización de misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de material de apoyo, documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido.
• Orienta administrativa y procedimentalmente al equipo temático y territorial en la implementación de los Programas, en particular aquellos para los cuales se le ha asignado como Punto Focal del nivel central.
• Como Punto Focal, revisa y tramita solicitudes de los programas: pagos, contratos, compras, licitaciones, reversos contables, solicitudes de viaje, entre otros
• Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para solicitudes de autorización de viaje, compras locales, acuerdos de subsidio, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones, entre otros, que se deriven de la implementación del programa.
• En Atlas, prepara los PO-vouchers y Non-PO-Vouchers, crea las requisiciones para el desarrollo del programa y registra los recibidos a satisfacción de bienes y servicios, relacionados con la implementación de actividades programáticas así como operacionales.
• Sube al DMS los recibos a satisfacción de los bienes y/o servicios de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
• Realiza acciones correctivas oportunas a vouchers no posteados, incluyendo los vouchers en error, match exceptions, y aprobación de vouchers.
• Apoya la gestión de autorización de misiones oficiales, y vela por el cumplimiento de los requisitos establecidos en el proceso hasta el reembolso de viáticos.
• Apoya y orienta la correcta programación, manejo y legalización de los recursos de anticipos para eventos - Project Cash on Hand (PCH).
• Supervisa, acompaña y capacita a los Socios Implementadores y Partes Responsables en el manejo de anticipos y rendición de cuentas.
• Apoya la actualización del inventario general de muebles, equipos y dotación en general, de Oficinas Territoriales, Oficinas satélite, y socios implementadores, MOUs, Grants.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, Acuerdos de subsidio/Grants, reembolso de viáticos, etc. que se implementan en el o los programas asignados, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Apoya y orienta el monitoreo de la ejecución de los POAs de los territorios y Responsables Temáticos, genera alertas tempranas, propone y toma medidas correctivas a tiempo para el logro de metas con calidad.
• Apoya la depuración mensual de los compromisos registrados en Atlas
• Prepara insumos para las solicitudes de renovación de Autorizaciones de Implementación Directa (DIM)
• Apoya al equipo de los programas para la preparación de la información para auditorias y evaluaciones, y posterior aplicación del plan de mejoramiento resultante de las recomendaciones
• Apoya el seguimiento de fechas y plazos de acuerdos y reportes a donantes y socios
• Participa en la elaboración de los Planes Operativos Anuales (POA) y Planes de Adquisiciones.
• Gestiona el archivo documental de los programas en el PNUD, garantizando el cumplimiento de las normas de conservación y retención de documentación del PNUD

• Con los insumos de las Oficinas territoriales, elabora el presupuesto anual general de funcionamiento del Programa (personal SC, operación de Oficinas territoriales y del nivel central, y demás insumos asociados)
• Con base en el presupuesto financiero del nivel central, elabora el Plan de adquisiciones correspondiente
• Realiza seguimiento al presupuesto de funcionamiento del programa y presenta informes mensuales de ejecución, incluido el presupuesto MOSS
• Apoya la preparación de las revisiones presupuestales.
• Efectúa seguimiento permanente de ejecución y disponibilidad en caja de los programas según las diferentes fuentes y vigencias, así como seguimiento a los presupuestos de responsabilidad de los Territorios y/o Temáticos asignados y del presupuesto de funcionamiento.
• Apoya al equipo temático y territorial en la elaboración de los presupuestos anuales, seguimiento a los mismos y gestión de ajustes, incluyendo reversos, que garanticen un buen manejo del presupuesto.
• Apoya la elaboración de informes periódicos de monitoreo financiero y de los informes sustantivos en concordancia con los lineamientos de la Unidad de Planeación, Monitoreo y Evaluación del Área y la Unidad de Planeación Estratégica del PNUD.
• Apoya la realización de informes financieros del POA, de los convenios y acuerdos de contribución a cargo del territorio y/o Responsable temático asignados
• Realiza el registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realizadas en los programas, de conformidad con el manual POPP y en general las normas del PNUD
• Asegura que los informes contables y financieros y demás documentación presentados por los socios implementadores, ejecutores o partes responsables, cumplen con las normas administrativas y financieras del PNUD.
• Verifica que los valores facturados correspondan a las condiciones inicialmente pactadas en la OS, contrato, términos de referencia, especificaciones técnicas inicialmente, etc. previo al visto bueno del Responsable.
• Mantiene actualizado el sistema de control interno de gastos y compromisos (Herramienta de monitoreo y seguimiento), con información completa y alineada con el POA.
• Apoya la realización de conciliaciones mensuales, trimestrales y anuales de gastos y compromisos, haciendo seguimiento y verificación del POA y plan de adquisiciones Vs. la Herramienta de monitoreo y seguimiento.
• Apoya la depuración mensual de los compromisos registrados en Atlas
• Realiza oportunas medidas correctivas de vouchers en error o rechazados, incluyendo los que tienen verificación de errores en el presupuesto, excepciones o no autorizados

• Orienta, facilita y gestiona la realización de los procesos de contratación de personal SC.
• Garantiza la entrega dentro de los 5 primeros días del mes, en la oficina de Talentos Humanos, los registros de ausencias para los programas y/o territorios asignados con la documentación soporte correspondiente.
• Recibe y tramita los formatos de solicitud de licencias por enfermedad, vacaciones y/o tiempo compensatorio del personal de la Oficina
• Orienta administrativa y operacionalmente el equipo territorial en las labores de concernientes al funcionamiento de la oficina.
• Apoya la preparación del presupuesto anual de funcionamiento de las Oficinas Territoriales y Satélite.
• Apoya la elaboración el plan de adquisiciones de los insumos para el funcionamiento de las Oficinas.
• Realiza seguimiento administrativo y financiero (vigencia y pagos) a los contratos, órdenes de servicio y/o compra, etc. relacionados con el funcionamiento de la Oficina, entre los que se incluyen los contratos de funcionarios del programa asignados al territorio, y efectúa las alertas y gestiones necesarias para que las actividades no se vean afectadas.
• Diligencia los formatos de autorización de pago (FACE), y vela por el cumplimiento de los requisitos de las mismas en la documentación soporte, así como, los requerimientos para compras locales, contrataciones y en general de los proceso de adquisiciones de bienes y/o servicios, etc. que se deriven de la gestión operativa y de funcionamiento de la Oficina.
• Gestiona el pago oportuno de servicios públicos, recargas de minutos de los teléfonos satelitales y demás servicios de funcionamiento que garanticen la normal operación de las Oficinas y la seguridad de las mismas.
• Orienta en la correcta programación y manejo de los recursos destinados a gastos operativos / funcionamiento (Project Petty Cash Fund (PPCF) (Fondos Operativos).
• Apoya la gestión de consecución de sedes territoriales y la coordinación para el cumplimiento de requerimientos de adquisiciones y seguridad.
• Apoya las Oficinas Territoriales en la liquidación y elaboración de las cuentas de cobro por concepto de gastos de uso compartido, de acuerdo con los Memorandos de Entendimiento (MOU) suscritos con Agencias del Sistema o arreglos con otros Programas del PNUD, que tengan área física asignada dentro de las Oficinas Territoriales, y de acuerdo con los servicios e insumos utilizados. Así mismo, promueve la formalización de dichos acuerdos / MOUs en la medida que se presenten.
• Orienta a las Oficinas Territoriales la liquidación y elaboración las cuentas de cobro en los casos de préstamo de vehículo a Agencias u otros programas (gastos de rodamiento, combustible, peajes, honorarios y DSA del conductor proporcionales al tiempo ocupado en la misión, etc.).
• Elabora la liquidación y correspondiente cuenta de cobro por concepto de distribución de gastos de uso compartido, de acuerdo con la asignación de espacios del nivel central.
• Apoya la correcta utilización de equipos de oficina, de comunicaciones y de vehículo, entre otros, implementando los mecanismos de control (formatos de préstamo de equipos, Actas de entrega de inventario) necesarios para la custodia de los bienes asignados a la Oficina Territorial (computadores, muebles, video proyector, radios VHF / UHF, satelital, vehículo, cámara fotográfica, GPS, entre otros).
• Realiza verificación y control de la renovación oportuna de seguros vehiculares, revisión tecno-mecánica del vehículo y suministro de combustible (cuando aplique); así como la renovación de los contratos de arrendamiento, alarma, aseo y cafetería, jardinería, mantenimiento de computadores/impresora y equipos de aire acondicionado (cuando aplique), recarga de extintores, etc.
• Vela por el cumplimiento de los estándares mínimos de operación y seguridad – MOSS establecidos para el personal, Oficinas y vehículo, según la región (de acuerdo con Normas MOSS), y en tal sentido apoya la preparación anual del respectivo presupuesto de cada territorio y compila el presupuesto general.

• Sistematización de lecciones aprendidas y las mejores practicas de los programas. Esto incluye la participación en la elaboración del manual de normas y procedimientos administrativas a aplicar durante la ejecución del Programa
• Fortalecimiento de capacidades del personal del Área en particular aquel descentralizado en Oficinas Territoriales, orientado a mejorar: la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución. Esto incluye acompañamiento y capacitación en la implementación de procesos y mejores practicas
• Realiza contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de practica
• Promueve los Derechos Humanos y el enfoque de genero en el área de su competencia
• Apoya la ejecución del programa mediante la participación y sistematización de actas y seguimiento a reuniones y procesos referidos a la implementación de los programas.
• Comparte con sus colegas de oficina, de otros territorios y del nivel central, las buenas prácticas en ejercicio de sus funciones.
• Acompaña y capacita a las organizaciones sociales e instituciones que suscriban contratos, convenios o acuerdos de subsidio, sobre las normas y procedimientos técnicos y administrativos que los rigen, orientados a mejorar la gestión de los recursos y la presentación de informes de ejecución técnica y financiera.

1. Apoyo al proceso de paz. Mejoradas las condiciones de diálogo y participación social e implementación de los acuerdos para la finalización del conflicto armado.
2. Desarrollo territorial sostenible para la paz. Mejorado el desarrollo económico, social y ambiental, equitativo, incluyente y sostenible, contribuyendo a superar las causas estructurales de los conflictos y respetando las identidades regionales, étnicas y poblacionales. 
3. Estado social de derecho y construcción de paz. Fortalecidas las capacidades institucionales y de la sociedad civil para responder y a los desafíos de la construcción de paz, la promoción y protección de los DDHH, la reconciliación nacional y la gobernabilidad democrática. 
4. Cultura de paz. Aumentadas las capacidades del Estado y de la sociedad civil colombiana para transformar la cultura de la violencia hacia una cultura de paz, convivencia pacífica y reconciliación basada en la garantía de los derechos humanos, los derechos de las víctimas, el reconocimiento y respeto a la identidad cultural y el medio ambiente

Compétences

• Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera del PNUD
• Promueve la gestión del conocimiento en el PNUD y un ambiente de aprendizaje en la oficina a través de liderazgo y ejemplo personal

• Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación
• Demuestra una actitud positiva y constructiva
• Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos
• Demuestra apertura al cambio y capacidad para manejar situaciones complejas
• Demuestra habilidades efectivas de comunicación oral y escrita
• Fija metas y estándares claros, y ejecuta sus responsabilidades acorde con esto

• Capacidad para organizar bien el tiempo y realizar varias tareas de manera sistemática
• Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de los resultados, incluido el apoyo a la planeación y ejecución de los programas,
• Habilidad en la gestión de datos y presentación de informes
• Capacidad de gestión financiera y manejo de presupuestos
• Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en particular Exce

Qualifications et expériences requises