ASISTENTE DE OPERACIONES

Location : Panama, PANAMA
Application Deadline :15-Feb-14
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
English   Spanish  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Apr-2014
Duration of Initial Contract :1 año

Background

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 para abordar los aspectos interrelacionados del control de drogas, la prevención del crimen y el terrorismo internacional en el contexto del desarrollo sustentable y la seguridad humana. UNODC se financia principalmente a través de contribuciones voluntarias, especialmente gubernamentales. Su función primordial es promover la ratificación e implementación de los tratados internacionales, reformas legislativas e institucionales y llevar a cabo proyectos de cooperación técnica para monitorear, prevenir y contrarrestar la producción, el tráfico ilícito y el uso indebido de drogas así como la delincuencia organizada.

El proyecto PANV28 “Supporting the functioning of the UNODC Regional Office for Central America and the Caribbean” está destinado a dar apoyo a la Oficina Regional para Centroamérica y el Caribe en Panamá desde un punto de vista técnico y administrativo en la Unidad Central de Administración, permitiendo de este modo la implementación de la marcha, y el seguimiento de nuevas iniciativas, así como la movilización de recursos en línea con la estrategia de UNODC 2008-2011.

Duties and Responsibilities

Funciones/Resultados  Esperados:

Bajo la supervisión directa del Analista de Finanzas, Administración y Recursos Humanos, el/la Asistente tendrá las siguientes funciones principales:

  • Aplicar apropiadamente las reglas y regulaciones de Naciones Unidas en todos los procesos ejecutados en la Unidad Central Administrativa;
  • Asistir al punto focal entre el PNUD y UNODC, específicamente con las unidades de Finanzas, Recursos Humanos y Operaciones;
  • Apoyar en el registro tanto físico como digital de todos los procesos administrativos de ROPAN, tanto de la Oficina como de todos los programas existentes;
  • Apoyar a los funcionarios internacionales, nuevo personal, expertos y consultores en los procedimientos básicos financieros y en los requisitos para tramitación de pagos, títulos, cuentas bancarias y otros requisitos relacionados con cuentas y finanzas;
  • Efectuar pagos dentro del sistema FOML (Field Office Management Ledger) para la Oficina Regional y el Programa PANV28, asegurando la precisión de los pagos sobre la base de FRP (Formulario de Solicitud de Pago) y Certificados de Pagos y coordinar con las oficinas nacionales del PNUD para sus expediciones;
  • Registrar pagos en ATLAS (Sistema Financiero de agencias UN) y reproducir reporte de pagos semanalmente, así como dar seguimiento a los mismos según sea necesario;
  • Prestar asistencia en la emisión de documentos financieros: Solicitud de pagos, solicitudes de adelanto de viáticos, cálculo de horas extras, etc. tanto en efectivo como a través de transferencias bancarias;
  • Mantener el registro del libro de gastos de la caja menuda;
  • Asistir las revisiones anuales físicas del inventario de la oficina y de los proyectos, en conjunto con el personal de los proyectos;
  • Apoyar en la preparación de casos al Property Survey Board para dar de baja equipos del inventario de la oficina y de los proyectos / programas;
  • Apoyar los procesos de reclutamiento y contratación de nuevo personal en coordinación con la oficina del PNUD.
    Monitorear y consolidar el reporte de asistencia del personal de UNODC ROPAN;
  • Mantener organizados los archivos del personal y de la Unidad Central de Administración.
  • Proporcionar a la organización apoyo logístico para eventos especiales y conferencias llevadas a cabo por UNODC en la región;
  • Realizar cualquier otra función relacionada al puesto a petición de la Representación Regional.
Impacto de Resultados:

Logro efectivo y eficiente de los procesos operativos en la implementación y desarrollo de todas las actividades administrativas, financieras y de recursos humanos de la Oficina Regional para Centroamérica y el Caribe en Panamá.

Competencies

    Integridad:

  • Compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal.

Compromiso:

  • Con la visión, misión y metas estratégicas de la organización.

Sensibilidad:

  • Adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.

Respeto a la diversidad:

  • Trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.

Orientación al cliente:

  • Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de su unidad de trabajo y con los clientes internos y externos;
  • Responde prontamente a las necesidades de los clientes.

Enfoque de resultados:

  • Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer soluciones;
  • Capacidad de planificación y organización; preparación de reportes;
  • Capacidad de síntesis;
  • Responde efectivamente a la retroalimentación.

Trabajo en equipo:

  • Actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos;
  • Capacidad de relacionarse con los demás y de trabajar en equipo en un ambiente de trabajo multi-cultural y sentido del respeto por la diversidad.

Required Skills and Experience

Educación:

  • Licenciatura en Administración, Finanzas, Contabilidad o áreas afines.
Experiencia:
  • Al menos 5 años de experiencia en asistencia de proyectos y/o en áreas de finanzas y administración;
  • Dos años de experiencia en asistencia a proyectos en temas de recursos humanos en el Sistema de Naciones Unidas altamente deseable;
  • Preferiblemente con conocimientos de Peoplesoft y/o ProFi;
  • Dominio de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).

Idiomas requeridos:

  • Excelente dominio de los idiomas Español e Inglés.

Nota:

La versión electrónica del formulario de antecedentes personales de las Naciones Unidas (P11) y más información sobre el puesto puede ser descargado desde el anuncio de la vacante que ha sido publicado en http://www.regionalcentrelac-undp.org/es; Puede ir a "Herramientas", seleccione "Empleos y pasantías en El Centro Regional”.
Aplicaciones recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
Solo aquellos candidatos que clasifiquen en la lista corta serán contactados.

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.