Background

En tant que partenaire au développement, le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) apporte une assistance soutenue à la République Démocratique du Congo (RDC) dans des domaines variés, en réponse aux exigences de la bonne gouvernance, de la restauration de l’autorité de l’Etat, de la croissance inclusif et développement durable, aux priorités d'ordre économique, environnemental et social. La mise en œuvre de ces programmes obéit aujourd’hui à des modalités novatrices et de nombreux défis.
 
Ainsi, afin de renforcer son dispositif opérationnel et apporter un appui logistique aux programmes mis en œuvre dans le Sous Bureau PNUD de l’Est de la RDC ; le PNUD recrute un (01) Assistant Logistique basé à Goma,

Sous la direction et la supervision directe de l’Operations Manager du Sous Bureau de Goma, l’Assistant logistique sera en charge de l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées à la section logistique notamment dans le domaine du charroi, des voyages, de la gestion des Assets.

Duties and Responsibilities

L’Assistant Logistique assurera les fonctions suivantes:

Veiller à la supervision des chauffeurs, avec pour objectif d’arriver aux résultats suivants:

• Etablir le planning mensuel d’utilisation des chauffeurs et des véhicules;
• Contrôler les mouvements des chauffeurs pendant les heures de service;
• Assurer l’accueil et le raccompagnement à l’Aéroport du personnel et des tiers autorisés.

Veiller à la bonne utilisation des véhicules du Bureau et à leur maintien en bon état de fonctionnement, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Vérifier quotidiennement les carnets de bord des véhicules;
• Planifier les entretiens périodiques, la maintenance préventive et corrective des véhicules pour qu’ils soient dans un bon état de fonctionnement et suggérer les réformes éventuelles;
• Réclamer auprès des garages les faiblesses enregistrées dans les entretiens et réparations des véhicules ainsi que préconiser les actions correctives appropriées;
• Contrôler les mouvements, les parcours (Kms) et les consommations de carburant des véhicules ;

Assurer la gestion administrative des dossiers de Transports, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Etablir le car log history des véhicules;
• Etablir le rapport consolidé de l’utilisation des véhicules par les staffs à des fins non officielles (Facturation);
• Classer les demandes d’utilisation des véhicules à des fins non officielles et garantir leur validité;
• Assurer la gestion du dossier des assurances automobiles et des sinistres;
• Contrôler les documents requis des chauffeurs et autre personne autorisée à conduire;
• Etablir le tableau mensuel sur la situation des véhicules du Bureau (Véhicules affectés aux Unités, en custody ou au garage);
• Préparer les bons d’entretien des véhicules et certifier les factures des garages;
• Préparer les bons de carburant des véhicules;
• Produire les rapports périodiques de consommation de carburant;
• Etablir et mettre à jour le calendrier de congé des chauffeurs;
• Suggérer des sanctions et/ou des enquêtes pour des questions relatives aux exigences de performance ou de conformité aux règles et procédures du PNUD (écart de consommation, défectuosité d’un engin, accident, non-respect des instructions de service, etc.).

La gestion des voyages, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• En articulation permanent avec la direction des opérations du PNUD , les autres  bureaux de projets, les assistants administratif financier des programmes et les partenaires donner un appui opérationnel et logistique a toutes les activités du programme, spécialement formations, diverses mission de voyage et conférences;
• Etablir et faire signer les Ordres de missions du personnel du bureau;
• Organiser efficacement tous les voyages à l’étranger et missions du bureau du PNUD à Goma en préparant les documents nécessaires pour les vols de la Monusco, de UNHAS et des voyages internationaux;
• Obtenir auprès des agences de voyages avec lesquelles le PNUD a signé des LTAs, des réservations, les factures proforma et faire les évaluations nécessaires afin de faire des choix optimum de billets pour les voyageurs.

La gestion des Assets (actifs) du bureau, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Préparer et soumettre les rapports périodiques sur les inventaires des immobilisations et stock de fourniture de tous les projets du bureau;
• Assurer un suivi et une maîtrise totale de tous les assets du bureau du PNUD/Goma;
• Gérer quotidiennement les biens et immobilisations sous contrôle du PNUD et s’assurer que tous les assets sont enregistrés et inventoriés dans un fichier excel mise à jour et correctement renseigné.

Contribuer au partage des connaissances et à la formation des chauffeurs, avec pour objectif d’arriver au résultat suivant:

• Programmer des activités de formation des chauffeurs en rapport avec leurs rôles;
• Sensibiliser les chauffeurs sur les notions de sécurité et les règles MORSS.

Impact des Resultats:

Les résultats clefs ont un impact dans la rationalisation de l’utilisation des ressources du Bureau, aussi bien humaines que matérielles, et doivent contribuer :

• A la satisfaction des clients et à la crédibilité du PNUD dans sa manière d’utiliser les ressources matérielles à sa disposition;
• Au maintien d’un bon moral au sein du personnel.
  

Competencies

Compétences institutionnels:

• Démontre intégrité en montrant les valeurs et standards éthiques de Nations Unies;
• Soutien la vision, mission et objectifs stratégiques du PNUD;
• A un esprit d'équipe;
• Montre adaptabilité et sensibilité aux différents cultures, genres, religions, nationalités et âges; 
• Fait preuve des aptitudes à la communication avec l’ensemble des collègues et interlocuteurs.
  

Compétences fonctionnels:

• Très bonne connaissance du contexte particulier des Provinces de l’Est;
• Bonne connaissance des divers acteurs du monde judiciaire et de la société civile, ainsi que militaires et policiers ;
• Bonne connaissance du système et mandats onusiens;
• Maîtrise de l’outil informatique des programmes Word et Excel;
• Flexibilité totale en matière d’horaires et de déplacements sur le terrain.

Required Skills and Experience

Education:

• L'enseignement secondaire et une formation technique en logistique ou sciences connexes.

Experience:

• Une expérience professionnelle de cinq ans et d’au moins 3 ans comme Logisticien;
• Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook, …).
  

Langues:

• Connaissance parfaite de la langue française, et acceptable de l’Anglais;
• La connaissance du Swahili et d’autres langues vernaculaires des zones d’intervention est un atout.