Background

Sous la direction et la supervision directe de l’Operations Manager du Sous Bureau de Goma, le titulaire du poste est chargé de l’exécution effective des services financiers et de l’utilisation transparente des ressources financières.  Le Chargé de l’Adminstration et des Finances est aussi chargé de promouvoir un environnement de collaboration axé sur le client et conforme aux règlements et procédures du PNUD.
  
Il/Elle doit collaborer étroitement avec les équipes des opérations, des programmes et des projets au niveau du Sous bureau de Goma et du PNUD à Kinshasa en vue de résoudre des problèmes financiers complexes et d’échanger des informations à travers le FIN-Network .

Duties and Responsibilities

Les résultats clés attendus sont les suivants:

• Mise en œuvre des outils de gestion permettant un meilleur suivi et exécution des budgets du sous Bureau
• Stricte application des règles et procédures en matière des dépenses et de recouvrement des coûts du Sous Bureau;
• les Dépenses sont suivies conformément au  plan de financement;
• La communication et le flux d’information vers les bureaux de projets et vers Kinshasa terrain soient clarifiés et simplifiés;
• Superviser les directement les opérations de conservation des chèques, du classement des pièces comptables.

S’assurer du bon fonctionnement de l’unité de Finance en apportant une assistance au Charge des Operations  dans l’exécution des budgets du sous-Bureau conformément aux plans de travail du bureau, avec comme tâche:

• Veiller à la conformité des dépenses par rapport aux montants alloués annuellement;
• Veiller à la conformité des transactions financières en rapport aux procédures et règles d’usage au PNUD.
• Procéder à la réconciliation bancaire du compte du sous-Bureau;
• Assurer la liaison avec le PNUD Kinshasa concernant l’approbation des paiements, de plus 30 000 USD dans  le système ATLAS;
• Veiller à ce que les dépenses ne dépassent pas les montants alloués dans les prévisions budgétaires;
• S’assurer de l’imputation correcte des dépenses sur les lignes budgétaires appropriées;
• Aider à finaliser les rapports sur l’exécution des budgets des projets du sous bureau à la fin de chaque trimestre;
• veiller à ce que les décaissements soient effectués sur base d’une documentation suffisante.

Faire office de personne de contact et de référence pour toute question relative aux finances du sous-bureau  avec les taches suivantes:

• S’assurer de la gestion effective et transparente des ressources financières du bureau conformément aux règles et procédures en vigueur;
• Veiller au paiement des frais de mission et des claims dans les délais impartis;
• Mise en place d’un système de suivi efficace et efficient pour le paiement des fournisseurs;
• Mise en place d’une procédure comptable, et un système de contrôle interne pour assurer un suivi correct des mécanismes opérationnels, d'identifier les faiblesses et y remédier immédiatement;
• Analyser toutes les transactions dans ATLAS toutes les transactions effectuées par les autres collègues des  finances, les projets et les agences;
• Faire la correction à temps des transactions non validées, y compris celles qui comportent des erreurs de vérification des budgets, des exceptions de concordance et des pièces comptables non approuvées;
• Préparer à temps dans le système Atlas des factures de recouvrement des coûts pour les services rendus par le PNUD à d’autres Agences et mettre en œuvre un suivi du recouvrement des coûts en liaison avec les Agences en ce qui concerne son portefeuille d’activités.

Coordonner la gestion de la petite Caisse et des avances de Fonds pour tout le sous bureau et les autres bureau de projet:

• S’assurer de la gestion saine de la petite caisse du sous-bureau de Goma;
• Coordonner la gestion de la petite caisse des bureaux du terrain en y contrôlant le type de dépenses effectuées sur la petite caisse et vérifier les soldes à chaque clôture;
• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives soient jointes à la demande de réapprovisionnement de la petite caisse;
• S’assurer que les données sont transcrites correctement dans Atlas et que les dépenses de la petite caisse sont conformes aux procédures en vigueur;
• s’assurer de la clôture financière pour toutes les mises à disposition de fonds.

Collaborer avec le PNUD Kinshasa  et la Banque en ce qui concerne les transactions financières de du Sous -Bureau en s’assurant que:

• Le transfert des fonds entre le PNUD et la banque de Goma se fait dans le délai imparti;
• Faire la liaison avec la Banque pour le transfert des fonds vers les autres bureaux de Projet;
• Centraliser les versements des sommes en faveur de PNUD et s’assurer que le Deposit est enregistré dans le système ATLAS;
• Représenter le sous bureau aux différentes réunions relatives  aux questions financières  en cas d’absence ou d’indisponibilité du Chargé des Operations;
• Etre le point focal auprès des institutions bancaires en ce qui concerne les transferts de fonds sur les comptes du PNUD, le prélèvement des frais bancaires sur les chèques émis par le PNUD et l’enregistrement de ces transactions dans les livres;
• Faire  la réconciliation Bancaire.

Superviser les directement les activités d’archivage  dans le cadre de la conservation des chèques, du classement des pièces comptables:

• S’assurer du bon classement et de l’accessibilité des pièces comptables conformément aux règles et procédures en vigueur;
• Partager avec les collègues la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques en matière de Finance;
• Faire des contributions de qualité dans les réseaux de connaissance et les milieux spécialisés;
• Exécuter toutes autres tâches ponctuelles qui pourraient lui être confiées par le bureau.

Competencies

Compétences Fondamentales:

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

Compétences Fonctionnelles:

Gestion et Apprentissage de la Connaissance

• Partager la connaissance et l’expérience;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu;
• La capacité à fournir des services-conseils. 

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la sélection des consultants individuels, l'organisation et la conduite des procédures de passation des marchés, l’établissement de rapports, l’évaluation des prestations des consultants individuels;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats et à la sélection des consultants individuels; capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
• Une bonne connaissance des règles et règlements financiers.

Gestion et Leadership:

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.
  

Required Skills and Experience

Education: 

• Diplôme de l'Enseignement Secondaire;
• Diplôme de Graduat en Gestion, Finance,  Comptabilité ou équivalent désirable.
  

Expérience: 

• 7 ans d’expérience, au niveau national ou international, dans le domaine des finances, avec des responsabilités graduelles;
• Connaissances spécialisées des politiques et procédures et systèmes de comptabilité des banques;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.), et connaissance approfondie des tableurs et logiciels de bases de données, expérience des systèmes de gestion sur Internet;
• .Bonne connaissance des logiciels commerciaux couramment utilisés. Connaissance du logiciel ATLAS serait un atout.

Langues Requises:

• Parfaite maitrise du français;
• Bonne connaissance de l'anglais est un atout.