UNDP Jobs - 45253- Auxiliar de Finanzas

Auxiliar de Finanzas

Location :

Santiago, CHILE

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Jun-2014

Application Deadline :

14-Apr-14 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SC-2

Duration of Initial Contract :

6 Meses con posibilidad de extensión según evaluación de desempeño

Languages Required :

Spanish

Expected Duration of Assignment :

6 Meses con posibilidad de extensión según evaluación de desempeño

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Bajo la supervisión del Asociado de Finanzas, el Auxiliar de Finanzas dará apoyo a la Unidad de Finanzas otorgando los servicios solicitados por esta en lo referido a las actividades de gestión de los proyectos que ejecuta el PNUD y trabajará en estrecha relación con el personal de programas, operaciones y de proyectos. Una de sus principales funciones es la de ingresar información en el sistema corporativo ERP/Atlas (Plataforma SAP/Oracle)

Duties and Responsibilities

Resumen de las funciones clave:

Crear y administrar Vendors en el Sistema ERP.
Ingresar Requisiciones en el Sistema ERP
Ingresar Vouchers (pagos) en el Sistema ERP
Realizar seguimiento de los pagos y su ciclo de aprobación.
Entregar información sobre el estado de cada uno de los procesos a cargo.
Apoyo a la Unidad de Finanzas

Crear y administrar Vendors (proveedores) en el Sistema ERP: Reunir y verificar la información en el Sistema ERP para la creación de vendors; de ser necesario entrar en contacto con los proveedores para obtener/verificar información adicional necesaria para su creación; seguimiento al proceso de aprobación de los mismos.

Ingresar Requisiciones en el Sistema ERP, verificar las cuentas y montos ingresados, hacer seguimiento a su aprobación y concluido este proceso entregar la documentación a la Unidad de Adquisiciones del PNUD llevando un control de ello.

Realizar Vouchers (pagos) en el Sistema ERP de acuerdo a lo requerido en los formularios FACE, verificar montos y pertinencia de uso de cuentas de gasto; hacer seguimiento al proceso de aprobación de los mismos.

Realizar seguimiento de los pagos y su ciclo de aprobación: Mantener un constante seguimiento de todos los pagos ingresados, aprobados y entregados para el ciclo de pago, llevar una apropiada documentación y archivo de los elementos que sustentan los procesos a su cargo según los requerimientos.

Entregar información sobre el estado de cada uno de los procesos a cargo: Se debe llevar un control sobre el estado de cada uno de los procesos a su cargo para poder entregar información oportuna sobre los mismo cuando así sea requerido tanto por la Unidad de Programa, Operaciones y Contrapartes.

Apoyo a la Unidad de Finanzas: Apoyar en las labores administrativas y cotidianas propias de la Unidad de Finanzas, las que incluyen gestión de documentación y archivo, generación de reportes relacionados con los indicadores del Dashboard, tomar acciones correctivas en vendors, vouchers y requisiciones en caso de ser necesario. Actuar como apoyo/backup a la unidad en períodos de vacacaciones/licencias.

Competencies

Competencias Funcionales:

Efectividad Operativa:

Capacidad para realizar una variedad de tareas repetitivas y rutinarias relacionadas con el área financiera.
Capacidad para revisar datos, identificar y ajustar las discrepancias.
Capacidad para manejar cargas de trabajo, con limitaciones de tiempo.
Velar por el cumplimiento de las normas y reglamentos administrativos de la organización.
Buen manejo de sistemas Windows y Office así como de equipo de oficina en general.
Habilidad para organizarse y completar múltiples tareas estableciendo prioridades.

Manejo de la información:

Recolectar y recopilar información con rapidez y precisión identificando lo que es relevante y registrarlo de una manera accesible.
Obtener información de manera integral y metódica, su correspondiente verificación, poniendo énfasis en el detalle e identificando y corrigiendo los errores por iniciativa propia.
Capacidad para realizar seguimiento a los procesos y verificar el cumplimiento de normas y guías generales; capacidad analítica y buen juicio crítico para informarse, verificar, procesar información y reportar situaciones irregulares.

Habilidades Comunicacionales:

Tener un buen dominio de la gramática, ortografía, redacción y sintaxis.
Habilidad de elaborar registros precisos y bien documentados que vayan de acuerdo con los las normas requeridas.
Habilidad para responder de forma precisa y cordial a los requerimientos tanto del personal como de las contrapartes nacionales.

Planificación, organización y realización de tareas múltiples y simultáneas:

Planificar, coordinar y organizar la carga diaria de trabajo estableciendo prioridades.
Demostrar capacidad para pasar rápidamente de una tarea a otra y poder cumplir así con quienes, de manera múltiple requieren su apoyo.
Establecer, construir y mantener relaciones de trabajo adecuadas con el personal y contrapartes nacionales.
Promover el aprendizaje y la gestión del conocimiento, compartirlo es responsabilidad de cada miembro del personal.

Competencias Organizacionales

Integridad: consistencia en la promoción de los valores de la ONU/PNUD en sus acciones y decisiones, en línea con el Código de Conducta de Naciones Unidas;
Profesionalismo: competencia profesional y experticia de conocimiento en las áreas de trabajo del programa.
Sensibilidad cultural y valoración de la diversidad: demostrable respeto por el multiculturalismo de la organización y la diversidad de su equipo.
Ética y valores: demostrada integridad y resguardo de valores éticos.
Conciencia Organizacional: demostrar conocimiento de la Institución y correcto juicio.
Auto manejo e inteligencia emocional: saber manejar conflictos y situaciones adversas poniendo en práctica el respeto por los demás y por la institución.
Manejo de conflictos: manejar los conflictos de manera proactiva reconociendo los diferentes sentimientos y puntos de vista y dirigir la energía hacia una solución mutuamente aceptable.
Aprendizaje continuo e intercambio de conocimiento: Fomentar el aprendizaje y el intercambio de conocimientos.

Required Skills and Experience

Educación:

Estudios de educación media completa.

Experiencia:

Al menos 1 año de experiencia en trabajo de ingreso de datos.
Conocimiento en computación a nivel usuario, especialmente procesadores de texto y planillas de cálculos (Word/Excel).
Deseable experiencia en sistemas ERP (SAP/Oracle/Softland o Similar) o en áreas de Contabilidad y/o Finanzas.

Idiomas requeridos:

Español nativo, conocimiento básico de idioma Inglés.

Importante:

Descargue, complete y firme el formulario de Antecedentes Personales P11en el link: http://www.pnud.cl/vacantes/p11_es.doc
En la siguiente pantalla se le pedirá ingresar y adjuntar un archivo.
Adjunte sólo el P11. No adjunte su CV personal.
PNUD solo tomará como válidas las postulaciones que adjunten el format P11.

Muchas gracias,

Mayor información sobre los contratos SC visite: http://www.pnud.cl/servicios/4.asp

FUND: 11300