Historique

L’Associé(e) de Programme supervise et encadre tout le personnel d’appui recruté dans le cadre de la mise en œuvre des activités du portefeuille de la gouvernance, si nécessaire. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des Opérations, du Programme et des projets ainsi qu`avec le personnel du siège, en cas de besoin, pour résoudre des questions liées à la gestion financière du programme et pour échange d`informations.

Devoirs et responsabilités

Appui à la formulation des stratégies et à la mise en œuvre du Plan d`Action de Programme de Pays:

• Collecte, analyse et présentation des informations pertinentes pour la préparation du CCA, de l'UNDAF, du CPD, du CPAP. Application effective des outils et des instruments de gestion axée sur les résultats et établissement des cibles de gestion (Plan de travail annuel et trimestriel, rapport annuel axe sur les résultats);
• Mise en place des mécanismes de tracking des outils de gestion axée sur les résultats et entretien des données de base de gestion axée sur les résultats;
  
• Présentation des informations pour la formulation du programme de pays, l`élaboration des documents de projets, des plans de travail, des budgets, des propositions sur les arrangements de mise en œuvre;
  
• Présentation d`informations concernant les bailleurs de fonds en vue de la création de partenariats stratégiques et de la mobilisation de ressources.

• Collecte d’informations détaillées pour la formulation du programme de pays, la préparation de documents de projets, plans de travail, budgets, propositions des arrangements de mise en œuvre;
• Analyse de la situation du programme, identification des problèmes opérationnels et financiers; proposition de solutions;
• Création de projets dans ATLAS en s’assurant que les frais de gestion des projets (GMS) sont correctement pris en compte, préparation des révisions budgétaires requises et toute action requise dans Atlas, relevant de son profil;
• Orientation des agences de mise en œuvre sur des questions de routine dans la mise en œuvre des projets, assurant le suivi de l’utilisation des ressources financières mises à disposition;
• Suivi des indicateurs de performance/critères de réussite, cibles, étapes et repères, préparation des rapports;
• Préparation et suivi des audits des projets sous modalité «mise en œuvre nationale » (National Implementation, NIM) et appui dans la mise en œuvre des recommandations de l’audit;
• Préparation et analyse des rapports financiers dans le cadre des projets NIM, des Lettres d’Accord (Letter of Understanding : LOA), des accords de subvention ou de tout autre accord impliquant la mise à disposition des fonds à une tierce entité;
• Participation à la préparation des demandes d’autorisation et des rapports des projets sous modalité « mise en œuvre directe » (Direct Implementation, DIM);
• Initiation des écritures de correction: régularisation dans le journal comptable (General Ledger Journal Entry, GLJE); écriture de correction d’un paiement (Account Payable Journal Voucher, APJV), etc.;
• Préparation des rapports consolidés des dépenses (Combined Delivery Report, CDR) pour leur certification trimestrielle et annuelle;
• Conduite des actions requises pour la clôture des projets.

• Préparation des demandes de paiement et contrôle approprié des pièces justificatives; 
  
• Préparation du processus de micro-achat et soumission à l’approbation;
• Initiation des réquisitions ainsi que des paiements pour des transactions de 2500 $ et plus;
• Suivi constant des processus de réquisition, bon de commande (PO) et receipts afin de respecter les délais de paiements et toutes les exigences de « Atlas Business Intelligence and reporting »;
• Maintien du système de contrôle interne des dépenses qui garantit que les bordereaux initiés sont en conformité avec les transactions effectuées, qu’ils sont correctement saisis et postés dans ATLAS;
• Correction des bordereaux non postés, y compris ceux avec les budgets non conformes ou accusant des erreurs, des vouchers non approuvés;
• Introduction des demandes de prolongation des contrats avant l’expiration des contrats en cours ;
• Gestion des absences du personnel en qualité de leave monitor;
• Archivage des dossiers de l’unité, ainsi que l’inventaire de l’équipement acheté sur les fonds des projets;
• Coordination des inventaires des projets du portefeuille de l’unité et transmission des informations à la fin de chaque trimestre.
  

• Analyse des informations sur les donateurs, préparation du profil et base de données sur les donateurs/bailleurs de fonds, établissement des contacts avec la contrepartie des donateurs;
• Suivi des ressources mobilisées  et participation dans la préparation des rapports aux donateurs.

• Organisation des sessions de formation pour le personnel des opérations/projets sur le programme;
  
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans le programme;
  
• Contribution substantive aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques.

Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité globale du Programme de Pays et sur la réussite dans la mise en œuvre des stratégies du programme. L’analyse concise et la collecte d’information requise renforcent la position du PNUD comme partenaire du développement fort et crédible. L’information fournie facilite la prise de décision dans la gestion.

Compétences

Compétences Fonctionnelles:

Plaidoyer et proposition d'un agenda axe sur les politiques:
Appui dans la préparation des informations pour le plaidoyer

• Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer pour un public varié;
• Effectue des recherches de contacts au niveau des media, du gouvernement, du secteur prive, des bailleurs, de la société civile en vue d`entreprendre des actions de plaidoyer.

Le développement et la gestion de programme basé sur les résultats:
Contribution aux résultats en fournissant les informations

• Fournit des informations et de la documentation sur les étapes spécifiques de la mise en œuvre des projets/programmes;
  
• Fournit les données de base pour identifier des opportunités de développement de projet et contribue dans la préparation des propositions de financement;
  
• Participe dans la formulation de propositions de projets.

Création de partenariats stratégiques:
Maintien des informations et des bases de données

• Analyse des informations générales et sélectionne du matériel pour l`appui aux initiatives relatives à la création de partenariat;
  
• Entretient des bases de données sur les bailleurs de fonds;
  
• Traçage et rapports sur les ressources mobilisées.

Innovation et Marketing des nouvelles approches:
Mise en œuvre des processus et application des produits

• Documente et assure le tracking des stratégies innovatrices, des meilleures pratiques et des nouvelles approches;
• Adopte une attitude positive aux nouvelles approches.

Mobilisation de ressources:
Fourniture d'informations pour les stratégies de mobilisation des ressources

• Maintient les informations et les bases de données sur les donateurs actuels et potentiels;
  
• Maintient la base de données sur les fiches de projets; 
  
• Fournit des données et des informations nécessaires à la préparation des documents de projets.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage de connaissances:
Recherche et analyse de base

• Recherche les meilleures pratiques et introduit de nouvelles méthodes plus effectives de performer le travail;
  
• Se documente sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches.

Compétences professionnelles et expertise technique:
Connaissance fondamentale des processus, des méthodes et des procédures

• Possède les capacités à comprendre les processus et méthodes de travail par rapport au poste ;
  
• Possède les connaissances de base des politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique de façon consistante dans le travail; 
  
• Identifie les nouvelles et meilleures approches aux processus de travail et les applique dans le travail au quotidien;
  
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail ;
  
• Démontre une compréhension et une connaissance approfondie des procédures et des outils de gestion de projets et les applique de manière régulière dans le travail.

Leadership global et plaidoyer pour les objectifs du PNUD:
Recherche et analyse

• Identifie les informations pertinentes pour le plaidoyer des objectifs du PNUD pour un public varié.

Orientation vers le Client:
Entretien de bonnes relations avec les clients

• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
  
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais ;
  
• Répond rapidement aux besoins des clients.

Compétences Générales:

• Démontre /préserve les valeurs d’éthique et d’intégrité;
  
• Démontre le sens de connaissances générales et un bon jugement;
  
• L’auto développement, prise d’initiative;
  
• Possède le sens d`esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
  
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement ;
  
• Crée des énergies a travers l`autocontrôle;
  
• Gère les conflits;
  
• Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres ;
  
• Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage de connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;
  
• Prises de décision transparentes et éclairées.

Qualifications et expériences requises

Education:  

• Diplôme des études secondaires, de préférence en Administration, Comptabilité et/ou Finance;
• Une formation universitaire dans ces domaines, dans le domaine des Sciences Economiques ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage;
• Formation et certification en Prince2, RMG.

Experience: 

• Un minimum de 6 ans d’expérience progressive en administration  ou dans la gestion des programmes est requis, soit au niveau national ou international;
• Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion;
• La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.

Langues requises: 

• Connaissance parfaite du Kirundi et du Français exigée;
• Bonne connaissance de l'Anglais.