Historique

Devoirs et responsabilités

• Conformité des activités d`achats avec les règles, les règlements, les politiques et les stratégies du PNUD et des NU;
• Mise en œuvre efficace du contrôle interne; 
  
• Elaboration et mise en œuvre des stratégies de réduction et d`économies des couts;
• Elaboration et mise en œuvre d`une stratégie de contractualisation incluant les processus d'appel d`offres et d`évaluation, l`évaluation du contractant, l'évaluation et la négociation des offres, la gestion du contrat et du contractant, les considérations légales et les conditions de paiement, l`évaluation des risques.

• Contribution à la préparation et à la mise en œuvre du plan d`achats pour le bureau et les projets, établissement de délais et de suivi de mise en oeuvre;
  
• Organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation  et  la conduite des appels d'offres, les demandes de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements du PNUD;
  
• Préparation des bons de commande et des contrats dans et en dehors d'Atlas;
  
• Création des vendeurs (vendor) dans Atlas;
  
• Préparation des soumissions des dossiers pour le Comité des Achats (CAP) et le Comité consultatif sur les achats (ACP). En tant que Secrétaire du CAP, préparation des compte-rendus pour approbation par les membres du CAP;
  
• Mise en œuvre d’un système de contrôle interne qui assure que les bons de commande (PO) sont dûment préparés et expédiés;
  
• Prise des mesures correctives sur les PO avec les budget check errors et autres problèmes le cas échéant;
  
• Suivi journalier et efficace des achats en collaboration avec les clients;
  
• Mise en œuvre d'une stratégie de recouvrement de couts de fonctionnement pour tous les services rendus par les Services Généraux;
  
• Préparation des Billings en vue du recouvrement des couts dans ATLAS pour les services fournis par le PNUD aux autres agences des NU;
  
• Mise en œuvre des processus conjoints d`achats dans le cadre de la reforme des NU;
  
• Contribution à la préparation d`une stratégie des sources d`achats des biens et services;
  
• Participation à la mise en place et la gestion régulière d'un roster de fournisseurs. Mise en œuvre d`un processus de sélection de fournisseurs de biens et services qualifiés.

• Conduite de l'exercice de comptage physique des immobilisations corporelles ( PP&E);
  
• Etiquetage de tous les meubles, équipements lors de leur réception, mise à jour des fiches d’inventaire des biens et suivi du déplacement des équipements et meubles;
  
• Initiation et saisie de demandes d'enregistrements/ajustements des actifs à soumettre au GSSC via DMS;
  
• Compilation et vérification des données dans ATLAS sur les achats des biens pour le bureau et les projets acquis sur les fonds du PNUD;
  
• Saisie manuelle des achats hors ATLAS;
  
• Préparation et envoi semestriellement de la lettre de certification des Assets du PNUD au siège;
  
• Téléchargements de ATLAS des rapports sur les assets (Inventory Service Report);
• Certification des rapports par le chef du bureau.

• Saisie Maintien des services communs et gestion des locaux du bureau en vue de s'assurer de l`intégration des activités du PNUD sur les services communs aux autres agences des NU ainsi que de la mise en effectivité de la reforme des NU;
  
• Contribution à l'identification et à la mise en œuvre des possibles services communs des agences des NU.

• Organisation de formations pour le personnel du bureau et des projets; 
  
• Synthèses de leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats;
  
• Contribution aux réseaux de connaissance et communautés de pratique.

Compétences

• Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.

• Identifie les meilleures pratiques et propose des nouvelles et meilleures manières de performer dans le travail;
  
• Se documente sur les stratégies innovatrices et les nouvelles approches.

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
  
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation et les applique dans le travail quotidien;
  
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien.

• Se documente sur les meilleures pratiques liées au changement et au développement organisationnels au sein et à l'extérieur du système des NU;
  
• Démontre les aptitudes à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

• Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion;
• Apporte des contributions au développement des composantes du système.

• Répond en temps réel de façon appropriée et rapide aux besoins des clients internes et externes;
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et des délais;
  
• Etablit, construit et entretien des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
  
• Répond aux besoins des clients dans les meilleurs délais.

• Collecte et partage les informations sur la bonne pratique de redevabilité et de gestion axée sur les résultats;
• Prépare à temps les données pour les rapports;
• Maintient une base de données.

• Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
  
• Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
  
• L’auto développement, la prise d’initiative;
  
• Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
  
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;
  
• Est apte à gérer des conflits;
  
• Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres. La Promotion de l’apprentissage et du partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel;
  
• Informe et rend transparent les prises de décision.

Qualifications et expériences requises

• Diplôme d'études secondaires avec formation spécialisée en achats des biens et services. Un diplôme universitaire en Gestion, Administration ou autres domaines apparenté est considéré comme un atout;
• Suivi du programme de Certification dans le domaine des Achats.

• Expérience progressive d’au moins 6 ans au niveau national et/ou international. Avoir une bonne maîtrise de l’informatique (logiciel, Excel, Word, Outlook.) La connaissance du système « ATLAS » ou de tout autre système de gestion intégrée est un atout.

• Maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’Anglais constitue un atout.