Historique

Devoirs et responsabilités

• Conformité des activités administratives avec les règles, les procédures, les politiques et les stratégies du PNUD;
  
• Elaboration et mise en œuvre des procédures opérationnelles standard dans les domaines de responsabilité (Logistique, dédouanement,..) en consultation avec le superviseur direct;
  
• Fourniture d`informations en vue de l`élaboration des plans de travail de l`unité.

• Initiation et saisie des fournisseurs dans le système Atlas selon les règles et procédures du PNUD ;
  
• Organisation et coordination de l`approbation des dédouanements et des envois par air ou par mer des biens et équipements;
  
• Préparation de documents de douanes à soumettre aux autorités nationales en vue d`assurer le dédouanement rapide des biens et équipements du bureau et Agence des NU;
• Liaison entre le bureau et l`Agence de dédouanement contractée par le bureau et effectue un suivi régulier auprès de l`agence pour un service de dédouanement efficace;
• Contrôle régulier auprès de l`agence en douanes pour que tous les équipements commandés et dédouanés soient livrés aux bénéficiaires désignés dans les documents d`achats ;
  
• Rôle Acheteur (Buyer Role) dans Atlas pour la préparation et la finalisation des Purchase Order (PO) relevant de son portefeuille;
  
• Préparation des documents/autorisations de voyage du personnel du Bureau et des projets ;
  
• Coordination et contribution sur les enquêtes sur les per diem, les agences de voyage et autres enquêtes ; enquêtes en vue d`organiser les services communs;
  
• Obtention des visas d’entrée et de séjour du personnel international, des VNUs et de leurs familles, des consultants et de tout autre visiteur dans le cadre des activités des NU;
• Appui dans l`organisation des séminaires, conférences, retraites et autres réunions;
  
• Supervision de la société responsable du nettoyage des bureaux, du jardinage etc.;
  
• Coordination des services de transport, de maintenance et d`assurance des véhicules du bureau;
  
• Archivage/Classement de tous les dossiers relatifs aux PO et lettres de commande faites par l unité ;
  
• Participation dans l` évaluation de la société de dédouanement contractée a ce sujet;
• Appui a l`obtention des permis de conduire du personnel International et VNUs des leur arrivée;
• Facilitation d`immatriculations des véhicules neufs et demande de renouvellement des plaques;
• Contrôle et certification des daily log des véhicules du bureau et de la consommation de carburant;
• Responsable d`informer le bureau et de mener des enquêtes sur les cas d`accident, de dommages, de vols et de pertes du matériel, des équipements et des biens du bureau et des projets.

• Participation dans les formations du personnel des Operations et des projets;
  
• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques aux activités relevant de sa responsabilité;
  
• Contribution substantive aux réseaux de connaissance et aux communautés des pratiques.

Compétences

• Analyse les informations générales et sélectionne du matériel pour le soutien des initiatives relatives à la création de partenariat.

• Identifie les meilleures pratiques et propose de nouvelles et meilleures approches de travaille.

• Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
  
• Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation liées au poste et les applique dans le travail;
  
• S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  
• Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail.

• Démontre de l`aptitude à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

• Utilise les informations/bases de données/autres systèmes de gestion.

• Répond aux clients internes et externes en temps opportun et de manière appropriée;
  
• Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et satisfaire les délais;
  
• Etablit, construit et entretient des relations efficaces au sein de l’unité de travail et avec les clients internes et externes;
  
• Répond rapidement aux besoins des clients.

• Collecte et partage les informations sur la bonne pratique en matière de redevabilité et de gestion axée sur les résultats.

• Démontre/préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
• Fait preuve de culture générale aisée et d`un bon jugement;
  
• Auto développement, prise d’initiative;
  
• Démontre un esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
• Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement;
• Crée des synergies a travers l`auto contrôle; 
  
• Est apte à Gérer des conflits;
• Apprentissage et Partage des connaissances et encourage l`apprentissage des autres. Promouvoir l`apprentissage et la gestion et le partage des connaissances est de la responsabilité de chaque membre du personnel;
  
• Prend des décisions motivées et transparentes.

Qualifications et expériences requises

• Diplôme des études secondaires ou techniques en administration ou gestion;
• Une formation universitaire dans ce domaine ou dans tout autre domaine similaire serait un avantage mais n est pas exige.

• Un minimum de 5 ans d’expérience progressive en administration  ou dans la gestion de logistique, soit au niveau national ou international;
  
• Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, etc.) et une connaissance avancée des tableurs;
  
• La maîtrise des outils de gestion des inventaires utilisés par le PNUD serait un avantage.

• Connaissance parfaite du Kirundi et du Français. La connaissance de l’anglais serait un avantage.