Background

Le contexte humanitaire au Tchad est caractérisé par les conséquences de la crise du sahel qui affecte de millions de personnes vulnérables, ainsi que les conséquences des conflits dans les pays voisins à l’Est et au Sud avec la crise des retournés des zones de conflit dans les pays voisins. Le pays a également connu ces dernières années, des inondations, des épidémies et la situation alimentaire et nutritionnelle reste critique. Pour renforcer la section Administration du bureau OCHA afin de répondre aux nombreuses sollicitations du bureau OCHA de N’Djamena et les sous bureau, OCHA Tchad a ouvert un poste d’Analyste à l’Administration et Finance.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité du Chef de Bureau et la supervision directe de l’Administrative and Finance Officer, en tant que membre de l’équipe de gestion du Bureau Pays, l’Analyste à l’Administration et Finance, fournit aux clients internes et externes d’OCHA Chad, un service de qualité en Administration, Ressources Humaines et Finances. Il/elle interprète les règles, procédures et directives, dans une approche orientée - clients et axée sur les résultats, en apportant un appui, des orientations et des conseils au Bureau pays et aux sous bureaux.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau PNUD N’Djamena pour assurer le suivi quotidien des besoins administratifs, financiers, les Ressources Humaines, les Achats, les Voyages du bureau OCHA Tchad.

• Elaborer le budget de fonctionnement du Bureau OCHA et le réviser si nécessaire;
• Adapter les processus et les procédures, anticiper les besoins opérationnels du bureau, proposer des procédures pour améliorer les contrôles internes et l'efficacité et répond aux questions de vérification;
• S’assurer que les procédures sont respectées pour chaque paiement, assurer les paiements y compris pour les frais de mission et veiller au droit à la sécurité de tout le personnel OCHA Tchad;
• S’assurer que les transactions financières sont conformes aux règles et procédures financières des Nations Unies;
• Gérer le processus de recrutement et de sélection en appliquant les meilleures pratiques des outils et des mécanismes de la politique de Ressources Humaines en vigueur aux Nations Unies;
• Assurer une bonne gestion administrative du personnel local de OCHA et donner un appui administratif aux Sous Bureaux de terrain (Sarh, Goz-beida, Mao, abéché, et Gore);
• Faire le suivi des inventaires et du contrôle des biens de l’institution à N’Djamena et dans les Sous bureaux;
• Veiller à la bonne et à la maintenance régulière des véhicules OCHA, ainsi qu’aux documents y afférents : contrat d’assurance fiche technique, report journalier de kilométrage sur le carnet de bord;
• Assister le personnel OCHA à travers des conseils pratiques sur les méthodes administratives et financières qui régissent l’institution;
• Créer des systèmes et mécanismes pour une gestion efficace des ressources de OCHA nécessaires pour l’exécution des activités. Et contribuer au bon fonctionnement du bureau en assurant la fourniture et l'entretien de services, suivi des processus d’achat et maintenir à jour l'inventaire du matériel;
• Exécuter toute autre tâche sollicitée par le superviseur et le Chef du Bureau OCHA.

Competencies

Valeurs intrinsèques

• Etre capable de travailler avec un minimum de supervision;
• Faire preuve d’intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l'ONU;
• Promouvoir la vision, la mission, et les buts stratégiques d'UN OCHA;
• Aptitude à travailler dans un environnement international multi culturel, multi racial, multi confessionnel et être sensible au genre;
• Faire preuve de rigueur dans le travail, d’une grande disponibilité ; aptitude au travail en équipe et esprit d’initiative développé.

Compétences fonctionnelles:

Gestion de la connaissance

• Favorise la gestion de la connaissance à et un environnement d’apprentissage dans le Bureau par sa propre conduite et son comportement;
• Aptitude à continuer à renforcer ses capacités et à assurer son développement personnel dans un ou plusieurs domaines de pratiques;
• Aptitude à contribuer au renforcement des capacités de l’équipe sous sa supervision

Aptitudes opérationnelles

• Avoir une aptitude avérée dans l’analyse, la créativité, la planification et l’organisation;
• Capacité à mener la planification stratégique, la gestion axée sur les résultats et les rapports;
• Bonne connaissance des outils de gestion axée sur les résultats;
• Bonne connaissance des réalités institutionnelles, sociales et culturelles;
• Bonnes compétences en Informatique;
• Connaissance de l'atlas serait un atout.

Direction et leadership

• Aisance dans la communication écrite et orale;
• Aptitude à établir de bonnes relations avec les clients, à se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et à répondre positivement au feedback;
• Ouverture au changement et aptitude à gérer des situations complexes;
• Approche positive et constructive et dynamisme face au travail.

Required Skills and Experience

Education:

• Licence/Bachelor dans le domaine de l’administration, gestion ou autre domaine lié directement avec la fonction considérée.
• Un Master en Finance, Comptabilité ou Ressources Humaines constitue un avantage.

Experience:

• Expérience pertinente d'un an pour le détenteur d’une Licence, deux ans pour les détenteurs d’un Bachelor;
• Avoir une expérience pratique dans le domaine administratif et financier;
• Avoir une bonne maitrise des procédures financières du système des Nations Unies constitue un atout;
• Avoir des bonnes connaissances des procédures de gestion administrative et des Ressources Humaines des Nations Unies.
• Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint.

Langue:

• Parfaite maîtrise du français écrit et parlé
• Très bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé, la connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.