Background

La necesidad de implementar una estrategia para el fortalecimiento de las capacidades institucionales para la Gestión del Riesgo y la recuperación de medios de vida de las poblaciones afectadas, nace a raíz de las inundaciones de finales de 2010 y principios de 2011, y como parte de la alianza y trabajo conjunto del PNUD, la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD) y actores departamentales y locales, para la planificación de su territorio en función de sus riesgos y amenazas.
 
De esta forma, la propuesta plantea una estrategia de trabajo fortaleciendo las capacidades de los gobiernos locales, el fortalecimiento de su estructura institucional, legal y operativa para la gestión del riesgo, en el marco de la nueva legislación frente al tema. Así mismo plantea el fortalecimiento de las capacidades comunitarias en prevención y preparación a través del trabajo y las redes de voluntariado.
 
Con estos insumos el proyecto busca también generar capacidades para la incorporación adecuada de la gestión del riesgo en los planes y proyectos de desarrollo y para la inclusión de estrategias de gestión del riesgo como medida de adaptación al cambio climático, e institucionalizar su implementación desde la sensibilización de la sociedad civil.
 
En el marco de este proyecto, se requiere el desarrollo de una serie de acciones administrativas y financieras, bajo los procedimientos del PNUD, para el desarrollo de tales acciones se requiere la contratación de un auxiliar administrativo y financiero para el proyecto

Duties and Responsibilities

Funciones/Principales Resultados Esperados
 
De conformidad con los lineamientos del Área de Pobreza y Desarrollo Sostenible del PNUD y bajo la supervisión del Oficial de Programa de Desastres del PNUD y del/la coordinador(a) de proyecto, el/la auxiliar administrativo desempeñara las siguientes funciones:
 
  • Asistir a el/la Coordinador/a del proyecto en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto.
  • Apoyar el registro y control contable y financiero del presupuesto del proyecto, de conformidad con las normas y procedimientos del PNUD.
  • Gestionar y tramitar los procesos administrativos y financieros establecidos (órdenes de compra, órdenes de servicio, solicitudes de pago, contrataciones, entre otros).
  • Gestionar y tramitar los procesos de compras y adquisiciones realizados por el proyecto, incluyendo la preparación de documentación para contratos IC y SC, solicitudes de cotización, solicitudes de propuestas, licitaciones públicas nacionales e internacionales, de acuerdo con las reglas y procedimientos del PNUD y de la Sección de Adquisiciones y Compras (SAC) del PNUD.
  • Apoyar al equipo nacional y territorial en la elaboración de los presupuestos anuales del proyecto, realizar el seguimiento de los mismos y apoyar la preparar las revisiones presupuestales.
  • Apoyar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y presupuesto.
  • Apoyar la elaboración de conciliaciones mensuales del gasto, entre el estado de gastos oficial enviado por el PNUD, y el registro interno del proyecto. 
  • Apoyar la elaboración de informes financieros y presupuestales.
  • Responsable de la elaboración y actualización de archivos físicos y electrónicos del proyecto, de manera que se cuente con una memoria actualizada del proyecto.
  • Apoyar la organización de misiones, eventos y reuniones con sus respectivos presupuestos, apoyos logísticos.
  • Las demás funciones que encargue el/la Coordinador(a) Nacional o el Oficial de Programa
 
Impacto de Resultados
Los principales resultados tienen un impacto en el diseño, programación y desarrollo de actividades de fortalecimiento de las capacidades territoriales para la gestión del riesgo

Competencies

Competencias Corporativas:
  • Promueve la visión, misión y objetivos estratégicos del PNUD.
  • Muestra el espíritu de equipo, la solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades.
  • Muestra sensibilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad así como capacidad de adaptación.
  • Trata a todas las personas con justicia sin favoritismo.
  • Demuestra capacidad para facilitar el diálogo entre los actores.
  • Buen entendimiento de las modalidades de programación del PNUD, en particular en contextos de crisis y post-conflicto.
 
Competencias Funcionales:
Gestión del Conocimiento y Aprendizaje
  • Promueve un intercambio de conocimientos, el aprendizaje y el conocimiento profundo sobre cuestiones del desarrollo.
  • Trabaja activamente hacia el aprendizaje personal permanente y el desarrollo en una o más áreas de práctica.
  • Participa en el plan de aprendizaje y aplica nuevas habilidades adquiridas.
 
Desarrollo y Efectividad Operacional
  • Demuestra interés en continuar su aprendizaje profesional y en aplicar nuevas habilidades y mejores prácticas identificadas dentro y fuera del PNUD.
  • Habilidades analíticas y metodológicas sólidas para organizar ideas, estructurar textos y presentaciones y redactar documentos
  • Capacidad para la ejecución, seguimiento y evaluación de actividades de proyectos de fortalecimiento institucional.
 
Liderazgo y Auto Gestión
  • Se centra en los resultados y responde positivamente a la retroalimentación.
  • Demuestra una actitud positiva y constructiva.
  • Capacidad de adaptación y de trabajo bajo condiciones de presión y riesgos.
  • Demuestra apertura al cambio y habilidad para manejar situaciones complejas.
  • Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita.
  • Fija metas y estándares claros, y ejecutando sus responsabilidades acorde con estos
 
Orientación a Resultado y Eficacia Operacional
  • Demuestra capacidad para realizar una variedad de tareas especializadas relacionadas con la gestión de conocimientos.
  • Capacidad de programación, planificación y trabajo por resultados.
  • Habilidad para recopilar información de monitoreo, elaborar informes y documentos técnicos
  • Utiliza las tecnologías de información efectivamente como herramienta y recurso, en
  • particular Excel, Word y PowerPoint

Required Skills and Experience

Educación:
  • Tecnología o carrera técnica en áreas afines (deseable profesional) a la Administración, Economía, Finanzas o carreras afines
Experiencia:
  • Experiencia mínima de 2 años en administración y asistencia de proyectos a nivel nacional o regional
Conocimientos:
  • El Conocimiento y experiencia en la ejecución de proyectos del PNUD se valorará positivamente.
  • El Conocimiento del SNU en Colombia, del SNGR y del SINA se valorará positivamente
Idiomas:
  • Español
IMPORTANTE