Background
El Centro Regional del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo respalda las actividades de las Oficinas de País e implementa el Programa Regional en América Latina y el Caribe.El trabajo del Área de Práctica de Prevención de Crisis y Recuperación del Centro Regional está priorizado en tres áreas temáticas identificadas como prioritarias por el PNUD para la Región (Prevención de Conflictos, Seguridad Ciudadana, Gestión del Riesgo de Desastres y Recuperación).
El aumento de las tasas de violencia ha elevado la inseguridad como uno de los problemas principales en la región y en particular en América Central. En el caso del triángulo norte, compuesto de El Salvador, Honduras y Guatemala, la inseguridad constituye uno de los principales obstáculos al desarrollo sostenible de los países.
Basado en esa experiencia, el PNUD y USAID, han formulado el proyecto “Evidence-based Citizen Security Information Management in Central America” para trabajar en los países del triángulo norte de América Central en gestión de información de seguridad ciudadana a nivel nacional y local. El objetivo de la iniciativa es establecer mecanismos efectivos de gestión de la información para monitorear intervenciones específicas en ambos niveles nacional y local, el cual variará dependiendo del contexto de cada país. Para eso, un análisis contextual detallado será llevado a cabo con la participación de gobiernos y sociedad civil en los niveles nacional y regional.
El proyecto también tiene como objetivo fortalecer la formulación de políticas basadas en evidencia mediante la mejora de la calidad y comparabilidad de las estadísticas regionales de seguridad ciudadana y el aumento de la coordinación y colaboración regional de estrategias efectivas de seguridad ciudadana en El Salvador, Guatemala, Honduras, Panamá, Belice, Costa Rica, República Dominicana y Nicaragua.
El equipo de Seguridad Ciudadana del Centro Regional del PNUD estará a cargo de la coordinación de esta iniciativa con sus Oficinas de País de El Salvador, Honduras y Guatemala en articulación con otras agencias del sistema N.N.U.U., instituciones públicas nacionales y la sociedad civil.
En este contexto se está constituyendo el equipo regional del proyecto, el cual estará principalmente basado en El Salvador, pero que requiere de un apoyo administrativo y financiero situado en el Centro Regional del PNUD situado en la Ciudad del Panamá.
Objetivo:
El objetivo de los presentes términos de referencia es requerir los servicios de un profesional que asistirá al Proyecto “Evidence-based Citizen Security Information Management in Central America” en todas las tareas administrativas, operativas y financieras que deban realizarse en desde y/o en coordinación con el Centro Regional del PNUD, situado en Ciudad de Panamá.
Duties and Responsibilities
- Realizar pagos y anexar sus soportes documentales.
- Tramitar el registro de nuevos proveedores/consultores.
- Hacer requisiciones, POs, comprobantes de pago y vouchers cuando sea requerido.
- Dar seguimiento a los procesos de pagos, desde su elaboración hasta el recibido conforme del proveedor/consultor.
- Apoyar al Coordinador Financiero del Proyecto en la conciliación mensual de los gastos, comparándolos con el reporte financiero que es utilizado en el PNUD Centro Regional.
- Llevar el archivo físico y electrónico sobre las conciliaciones mensuales de gastos, la ejecución presupuestaria y los informes financieros que se requieran.
- Apoyar en los procesos de selección y obtener la documentación requerida para las contrataciones que sean necesarias, archivando los documentos en las carpetas correspondientes tanto físicas como en el archivo electrónico.
- Obtener cotizaciones y elaborar cuadros comparativos según la normativa del PNUD para la adquisición de equipos y materiales.
- Organización de la documentación necesaria para la presentación de casos de contrataciones al Comité de Adquisiciones, cuando sea necesario.
- Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos.
- Llevar un control de los pagos por renta, teléfonos, mantenimiento y otros.
- Redacción y confección de notas e informes según requerimiento del supervisor.
- Asistir en la preparación de las actas y otros informes de las reuniones y eventos realizados.
- Mantener un contacto fluido con las Oficinas de País involucradas en el proyecto y en particular con la Unidad Regional basada en San Salvador.
- Elaborar solicitudes de autorizaciones de viajes, hacer el cálculo correspondiente y realizar el trámite de aprobación, previo a las misiones;
- Cotizar itinerarios de viaje conforme a las normas del PNUD Centro Regional y adquirir los boletos electrónicos.
- Reservar alojamiento y asegurar el transporte de consultores, cuando sea requerido;
- Realizar los trámites correspondientes para asegurar el pago de viáticos y gastos terminales del personal que viaje en misión, y de participantes a talleres o eventos;
- Realizar los trámites para asegurar el pago de honorarios de consultores;
- Realizar el trámite de obtención de visas para las misiones;
- Archivar tanto física como electrónicamente la documentación relacionada con las misiones (informes de misión, etc.);
- Cualquier otra actividad requerida relacionada al puesto.
Competencies
Competencias Corporativas:- Compromiso con los valores y estándares de ética de Naciones Unidas;
- Compromiso con los valores, misión y visión del PNUD;
- Sensibilidad y adaptabilidad a diferentes culturas, género, religión, raza, nacionalidad y edad.
- Gestión de conocimiento y aprendizaje;
- Comparte conocimiento y experiencias;
- Trabaja en equipo de manera proactiva y propositiva;
- Alcanza y aplica conocimiento, información y buenas prácticas desde dentro y fuera del PNUD.
- Capacidad para brindar asistencia administrativa, operacional y financiera a proyectos y programas, preferiblemente en el Sistema de Naciones Unidas;
- Conocimiento de ATLAS u otros sistemas de seguimiento financiero;
- Excelente capacidad de redacción e interlocución.
- Enfoque a la satisfacción del cliente;
- Capacidad para trabajar en un ambiente bajo presión;
- Capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad;
- Capacidad de respuesta positiva y retroalimentación ante diferentes puntos de vista;
- Alto sentido de responsabilidad.
Required Skills and Experience
Educación:- Licenciatura en campos de Administración de Empresas, Finanzas, Ciencias sociales o áreas relacionadas.
- Al menos 5 años en puestos de responsabilidades administrativas y manejo de presupuestos de programas y proyectos;
- Experiencia comprobada de trabajo con organismos de cooperación, preferiblemente del Sistema de las Naciones Unidas;
- Excelente conocimiento y experiencia en el uso de computadoras y paquetes de programas computarizados (Word, Excel, Power Point, etc);
- Conocimiento de Atlas será una ventaja
- Español e Inglés fluido (mandatorio).
La versión electrónica del formulario de antecedentes personales de las Naciones Unidas (P11) y más información sobre el puesto puede ser descargado desde el anuncio de la vacante que ha sido publicado en http://www.regionalcentrelac-undp.org/es; Puede ir a "Herramientas", seleccione "Empleos y pasantías en El Centro Regional”.
- Aplicaciones recibidas después de la fecha límite no serán consideradas;
- Solo aquellos candidatos que clasifiquen en la lista corta serán contactados.