Historique

Sous la supervision  directe du Spécialiste aux Achats, l’Associé aux Achats effectuera l’exécution transparente et efficace des procédures et normes du PNUD liées aux achats afin d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix. L’Associé aux Achats a une bonne interprétation et analyse des règles et politiques en matière d’achats. L’objectif fondamental est de contribuer  de façon pérenne à l’efficacité de la gestion des achats pour une mise en place dans les délais des projets du PNUD.
Le Procurement Associate travaille en étroite collaboration avec les équipes des Opérations, du Programme et des projets du bureau, et avec le personnel du siège du PNUD concerné pour résoudre des questions complexes liées au procurement et pour un échange d’informations.

Devoirs et responsabilités

• Organisation du processus d’acquisition;
• Opérationnalisation de la stratégie sur la délocalisation et celle des outils d’achat en ligne;
• Organisation des services logistiques;
• Renforcement de capacités et partage des connaissances
• Elaboration et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles des recrutements de consultants individuels

• Support au projet dans l’élaboration des plans d’achat pour le bureau et le contrôle de leur opérationnalisation ;
• L'organisation des processus d'achat y compris la préparation et la conduite des RFQs, ITBs ou RFPs, la réception des côtations, des offres ou des propositions, leur évaluation, les négociations de certaines conditions de contrats conformes aux règles, règlements, politiques et stratégies des NU/PNUD;
• La préparation des bons de commande et des contrats dans et hors ATLAS, le renouvellement des bons de commande pour des contrats de services;
• Soumissions des contrats aux Comité CAP et ACP;
• Les corrections des bons de commande effectuées à temps par rapport aux erreurs de budget et aux autres problèmes;
• La présentation des informations sur les achats dans le bureau.

• Procéder à une cartographie du processus des achats; 
• Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct;
• La mise à jour de la liste des fournisseurs et la mise en place d’un système de sélection et d’évaluation des fournisseurs;
• La mise en œuvre effective de l’achat en ligne (E-procurement/E-requisition) dans tous les achats effectués par le bureau.

• Support aux missions des projets : la préparation des bons de commande ; les expéditions,; l'entretien des véhicules ; l’organisation des conférences.

• En cas d’engagement , le candidat devra s’engager à passer la certification UNDP niveau 2 dans les trois mois qui suivent son début de contrat ;
• L'organisation de formations sur les achats pour le personnel des opérations;
• La synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques sur les achats;
• Les contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

• Mise en œuvre des activités des achats conformément aux règles, règlements, politiques et Stratégies  du PNUD
• Mise en œuvre efficace du contrôle interne;
• Procéder à une cartographie du processus de recrutement des IC; 
• Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière de procurement, en consultation avec le superviseur direct.

Les résultats clés ont un impact aussi bien sur l’exécution globale de services fournis par  l’UPM et sur le succès de mise en oeuvre des stratégies et politiques de l’organisation relatives aux Achats. La bonne présentation des informations financières et contractuelles aux différents comités (CAP et ACP) contribuent à assurer un rapide avancement dans le traitement des dossiers et dans la fiabilité de la gestion des ressources du bureau par rapport aux auditeurs.

Compétences

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.

• Gestion et Apprentissage de la Connaissance;
• Partager la connaissance et l’expérience;
• Contribuer aux domaines de pratiques du PNUD et travailler activement vers un apprentissage et un développement personnel continu.;
• La capacité à fournir des services-conseils.

• La capacité de mener divers activités spécialisées, en rapport avec l’élaboration des contrats, la gestion des contrats,  l'organisation et la conduite des procédures de recrutements des IC, l’établissement de rapports, de contrôle des services rendus;
• Aptitude à mener des études approfondies et à parvenir à des conclusions pertinentes sur les problèmes liés aux achats;  capacité à faire des rapports écrits et des recherches;
• Une bonne connaissance des règles et procédures  financiers.

• Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques;
• Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation;
• Avoir une approche positive et constructive du travail;
• Démontrer de solides compétences orales et écrites en communication;
• Etablir de solides relations avec les clients et les acteurs externes.
  

Qualifications et expériences requises

• Niveau de fin d’études secondaires avec certificat dans les domaines de gestion ou économie ou équivalent avec une formation spécifique en techniques d’acquisition, administraion publique;
• Certification ou formation en techniques de passation de marchés publics serait un atout.

• 7 années d’expérience dans le domaine administratif et financier avec au minimum 3 ans d’expériences confirmées dans le domaine  des achats ou gestion de contrats dans les entreprises de grande taille ou taille moyenne (+ de 50 salariés) exigées;
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) et une bonne connaissance de l’utilisation des systèmes d’achat en ligne tableurs et des bases de données;
• Expérience dans l’utilisation des systèmes de gestion en ligne;
• Expérience dans les organisations internationales (UN, UE, Banque Mondiale, BAD, etc….), ONG internationales, services publics est un atout.

• Parfaite maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de l’Anglais.