UNDP Jobs - 48092- Assistants (es) d’Equipe (2 posts)

Assistants (es) d’Equipe (2 posts) - (Etre de nationalité malienne)

Location :

Bamako, MALI

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

01-Aug-2014

Application Deadline :

17-Jul-14 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SB-3

Duration of Initial Contract :

6 Mois

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Justification

Dans le cadre du processus électoral du Mali la Représentation du Programme des Nations Unies pour le Développement(PNUD) a mis en place une équipe d’assistance électorale conformément aux recommandations de la NAM. A l’étape actuelle, le processus électoral est dans sa phase critique ou le PNUD gestionnaire du Basket fund devra renforcer ses capacités d’assistance aux autorités et institutions nationales en charge de la gestion des élections.

Duties and Responsibilities

Fonctions Principales:

Sous l’autorité du Directeur Pays et la supervision du Conseiller Technique Principal, le titulaire est responsable de mettre en œuvre dans son domaine d’expertise les actions et tâches contribuant à la mission du PAPEM, au cours de sa mission il aura à apporter son appui dans les tâches et /ou missions suivantes:

Afin de permettre à l'Unité de Gestion du Projet d'appuyer efficacement le MAT pour la mission qui lui incombe, le PNUD recrute une ou un Assistant (e) d’Equipe du Projet.

Les tâches principales qui lui incombent sont les suivantes:

Secrétariat:

L’accueil et la réception des visiteurs;
Gestion des appels téléphoniques;
Gestion du courrier entrant et sortant;
Gestion des fournitures de bureau;
La rédaction des correspondances de routine, la réception et le tri du courrier;
La saisie des documents de toutes sortes relatifs aux activités du bureau.

Gestion :

La préparation des réunions, des ateliers, des séminaires;
L’implantation d’un système de classification et l’assurance de sa bonne marche;
L’organisation du mouvement du personnel (missions, etc..)
Le suivi des dossiers du Personnel du Projet
Se familiariser avec les procédures du Programme VNU (Volontaire des Nations Unies), Programme auquel le reste de l’équipe fait partie.
S’impliquer dans les activités des Conseillers Electoraux dans leurs rapports avec les OSC
Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.

Finance:

l’Appui au suivi Budgétaire;
la mise à jour des rapports financiersExécuter, à la demande du CTP, toute autre tâche entrant dans le cadre des attributions, du mandat du projet et de l’UGP.

Résultats attendus:

Les résultats clés auront un impact sur le résultat global de l’assistance électoral en République du Mali. En particulier, ces résultats clés auront un impact sur la crédibilité du PNUD dans sa mission d’appui au Gouvernement malien dans son effort de réalisation d’élections transparentes, démocratiques, et influencera la perception des partenaires impliqués dans le processus électoral, et plus généralement l’appui à la promotion de la bonne gouvernance en République du Mali.

Competencies

Compétences organisationnelles:

Capacité à développer des outils de collectes de données et suivi;
Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, capacité à faire preuve de discernement dans les tâches assignées et capacité de travailler sous pression, quelques fois dans un environnement très stressant
Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués;
Esprit d’équipe et d’organisation, bonnes relations interpersonnelles et aptitude à travailler dans un environnement multiculturel;
Capacité de travailler sous pression et en mode d’urgence;
Bonne capacité rédactionnelle et de synthèse.

Required Skills and Experience

Education:

Niveau BAC+2, de préférence en secrétariat, en sciences économiques ou de gestion, en Administration ou tout autre domaine équivalent;
Bonne maitrise de l’outil informatique (MS-Office : logiciels Windows, Word, Excel...).

Expérience:

Expérience de travail de cette nature au sein d’une administration publique, organisation internationale ou centre de recherche;
Une expérience similaire dans une entreprise privée ou une ONG;
Au moins 3 années de pratique dans le domaine de la gestion de Projet;
Une expérience dans les systèmes des Nations Unies est hautement souhaitée.

Langues:

Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable;
Une connaissance pratique de l’Anglais est aussi nécessaire pour une bonne interaction avec les partenaires.