Background

La Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC) fue establecida en 1997 para abordar los aspectos interrelacionados del control de drogas, la prevención del crimen y el terrorismo internacional en el contexto del desarrollo sustentable y la seguridad humana. UNODC se financia principalmente a través de contribuciones voluntarias, especialmente gubernamentales. Su función primordial es promover la ratificación e implementación de los tratados internacionales, reformas legislativas e institucionales y llevar a cabo proyectos de cooperación técnica para monitorear, prevenir y contrarrestar la producción, el tráfico ilícito y el uso indebido de drogas así como la delincuencia organizada.

El proyecto PANV28 “Supporting the functioning of the UNODC Regional Office for Central America and the Caribbean” está destinado a dar apoyo a la Oficina Regional para Centroamérica y el Caribe en Panamá desde un punto de vista técnico y administrativo en la Unidad Central de Administración, permitiendo de este modo la implementación de la marcha, y el seguimiento de nuevas iniciativas, así como la movilización de recursos en línea con la estrategia de UNODC 2008-2011.

Duties and Responsibilities

Bajo la supervisión directa del Analista de Finanzas, Administración y Recursos Humanos,  el/la Asistente tendrá las siguientes funciones principales:

• Aplicar apropiadamente las reglas y regulaciones de Naciones Unidas en todos los procesos ejecutados en la Unidad Central Administrativa.
• Asistir al punto focal entre el PNUD y UNODC, específicamente con las unidades de Finanzas, Recursos Humanos y Operaciones.
• Apoyar en el registro tanto físico como digital de todos los procesos administrativos de ROPAN, tanto de la Oficina como de todos los programas existentes.
• Apoyar a los funcionarios internacionales, nuevo personal, expertos y consultores en los procedimientos básicos financieros y en los requisitos para tramitación de pagos, títulos, cuentas bancarias y otros requisitos relacionados con cuentas y finanzas (Formulario de Solicitud de Pago) y Certificados de Pagos y coordinar con las oficinas nacionales del PNUD para sus expediciones.
• Registrar pagos en ATLAS (Sistema Financiero de agencias UN) y reproducir reporte de pagos semanalmente, así como dar seguimiento a los mismos según sea necesarios.
• Prestar asistencia en la emisión de documentos financieros: Solicitud de pagos, solicitudes de adelanto de viáticos, cálculo de horas extras, etc. tanto en efectivo como a través de transferencias bancarias.
• Mantener el registro del libro de gastos de la caja menuda.
• Asistir las revisiones anuales físicas del inventario de la oficina y de los proyectos, en conjunto con el personal de los proyectos.
• Apoyar en la preparación de casos al Property Survey Board para dar de baja equipos del inventario de la oficina y de los proyectos / programas.
• Apoyar los procesos de reclutamiento y contratación de nuevo personal en coordinación con la oficina del PNUD.
• Monitorear y consolidar el reporte de asistencia del personal de UNODC ROPAN
• Mantener organizados los archivos del personal y de la Unidad Central de Administración.
• Proporcionar a la organización apoyo logístico para eventos especiales y conferencias llevadas a cabo por UNODC en la región según sea necesario.
• Realizar otras funciones relacionadas con la posición que sea requerida por la oficina.
• Efectuar pagos dentro del sistema FOML (Field Office Management Ledger) para la Oficina Regional y el Programa PANV28, asegurando la precisión de los pagos sobre la base de FRP.

Impacto de Resultados:

Logro efectivo y eficiente de los procesos operativos en la implementación y desarrollo de todas las actividades administrativas, financieras y de recursos humanos de la Oficina Regional para Centroamérica y el Caribe en Panamá.

Competencies

INTEGRIDAD:

• Compromiso con los valores y principios de Naciones Unidas e integridad personal.

COMPROMISO:

• Con la visión, misión y metas estratégicas de la organización.

SENSIBILIDAD:

• Adaptabilidad sin prejuicios personales en cuanto a temas interculturales, de género, religión, raza, nacionalidad y edad.

RESPETO A LA DIVERSIDAD:

• Trabajar efectivamente con personas de cualquier raza, género, creencias, etc.

ORIENTACION AL CLIENTE:

• Establece, construye y mantiene relaciones efectivas dentro de su unidad de trabajo y con los clientes internos y externos.
• Responde prontamente a las necesidades de los clientes.

ENFOQUE DE RESULTADOS:

• Demuestra habilidad para identificar problemas y proponer soluciones
• Capacidad de planificación y organización; preparación de reportes.
• Capacidad de síntesis.
•  Responde efectivamente a la retroalimentación.

TRABAJO EN EQUIPO:

• actitud proactiva y afinidad por un estilo de trabajo participativo, demostrando apertura al cambio y habilidad para manejar temas complejos.
• Capacidad de relacionarse con los demás y de trabajar en equipo en un ambiente de trabajo multi-cultural y sentido del respeto por la diversidad.

Required Skills and Experience

Educación:

• Licenciatura en Administración, Finanzas, Contabilidad o áreas afines.

Experiencia:

• Al menos 5 años de experiencia en asistencia de proyectos y/o en áreas de finanzas y administración.
• Dos años de experiencia en asistencia  proyectos en temas de recursos humanos y en el  Sistema de Naciones Unidas altamente deseable.
• Preferiblemente con conocimientos de Peoplesoft y/o ProFi.
• Dominio de programas informáticos básicos de oficina (Windows, Word, Excel, Lotus Notes, Power Point, etc).

Idiomas Requeridos:

• Excelente dominio de los idiomas Español e Inglés.

 Note:
All applications can include only one attachment that consists of an English CV and signed UNDP P11 - Personal History Form.  Applications without the completed P11 form will be treated as incomplete and will not be considered for further assessment.

Only short-listed qualified candidates will be contacted.
Applications received after the deadline will not be considered.