Antecedentes

ONUFEMMES est l’Entité des Nations-Unies en charge de l’autonomisation de la femme et de l’égalité des sexes. Elle a été créée en  juillet 2010 par  l’Assemblée Générale des Nations.  ONUFEMMES coordonne les efforts du Système des Nations-Unies pour la mise en œuvre des engagements pris en matière de genre à travers le monde. ONUFEMMES œuvre, entre autres, pour: l’élimination de toute discrimination à l’encontre des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes  et l’égalité entre hommes et femmes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Pendant la crise qu’a connu le Mali, comme en témoignent plusieurs études d’ONUFEMMES, des violations des droits des femmes, y compris les viols collectifs et les mauvais traitements inacceptables, ont sérieusement aggravé l'exclusion existante et les pratiques traditionnelles néfastes que les femmes subissaient déjà au Mali avant la crise. ONU Femmes a investi son énergie et ses ressources une réponse rapide à cette situation et s'assurer que ses partenaires intègrent adéquatement ces préoccupations et priorités, et que les femmes disposent des capacités, des ressources et de la confiance nécessaire pour exiger la mise en œuvre des obligations internationales du pays en matière de femmes paix et sécurité et tel que prévu par la résolution 1325.

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays. Ce programme est axé sur les priorités suivantes:

• La participation accrue des femmes dans la prise des décisions qui affectent leur vie;
• L’autonomisation économique des femmes et développement de l’entreprenariat féminin;
• La lutte contre les violences basées sur le genre et Accès aux services sociaux de base;
• Renforcement de la participation des Femmes dans le processus de paix et sécurité;
• La coordination et la prise en compte du genre dans les plans et programmes au niveau national.

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays. En vue de plus d’efficacité, ONUFEMMES a ouvert un bureau à GAO qui couvrira les actions à mener dans les régions du Nord du pays à savoir : GAO, Tombouctou, Mopti et Kidal et c’est dans ce cadre qu’il est ouvert un poste d’Assistant(e) d’Administration et de Programme.

Sous la supervision directe de la  Spécialiste sur les femmes, Paix et Sécurité et la supervision indirecte du Représentant de ONUFEMMES au Mali, l’Assistant(e) d’Administration et de Programme travaillera étroitement avec l’Unité des Opérations du Bureau Pays ainsi qu’avec les Chargés de programmes/projets pour résoudre des questions complexes de finances et pour l’échange d’information.

Deberes y responsabilidades

Resumé des principales fonctions :

Administration et exécution des opérations administratives et financières du programme :

• Examiner et vérifier les transactions financières/activités/documentation pour leur exactitude, pertinence et exhaustivité et assurer la conformité complète de services financiers et des transactions avec les règles, règlements, politiques et systèmes d'enregistrement et de notification de ONU Femmes;
• Certifier les transactions pour l'exactitude et la régularité avant leur soumission au superviseur pour approbation et/ou action;
• Analyser/interpréter les règles et règlements financiers, ainsi que les politiques et procédures établies, et fournir des conseils et recommander des solutions à un large éventail de questions financières;
• Examiner les projets de partage des coûts, y compris les conditions des contributions dans le cadre de la gestion du bureau commun;
• Faire le suivi et assurer le fonctionnement efficace du système de gestion des ressources financières;
• Faire la gestion des processus financiers de l’environnement des affaires et élaborer le contenu des Procédures Opérationnelles Standards Internes en matière de Finances, en consultation avec le superviseur ; Faire le suivi de la situation financière et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour la gestion / le développement de projets et informer les partenaires et les clients pour la prise des actions/décisions à temps. Faire la revue des rapports de progrès pour le contrôle qualité. Recommander et/ou mettre en œuvre des stratégies de réduction des coûts, en consultation avec la direction du bureau;
• Faire le suivi des rapports financiers « exceptionnels » pour les activités/transactions inhabituelles. Investiguer les anomalies et rédiger les conclusions/recommandations pour le management pour action/décision dans un rapport sur les conclusions du superviseur et / ou de présenter des recommandations pour des actions/décisions
• Faire le suivi et/ou prendre des mesures sur les recommandations de l'audit afin d'assurer la mise en œuvre des actions correctives. Appuyer la revue des rapports d'audit sur les projets exécuté par les ONG locales;
• Superviser et guider le personnel sous son/sa responsabilité, si applicable. Apporter une assistance technique et faire le suivi de la performance pour assurer l’atteinte des résultats selon les plans et les normes de redevabilité et de performance;
• Participer dans l’organisation et la préparation des réunions de travail ainsi que l’élaboration des procès-verbaux de réunion, en assurer le suivi des recommandations;
• Jouer son rôle dans ATLAS
• Apporter un appui à la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement.
• Coordonner et / ou de gérer tous les services administratifs pour les événements et ateliers, y compris réservation, lieu de voyage et d'hôtel;
• Assurer la gestion du véhicule du bureau (entretien, dotation en carburant, suivi du cahier de bord, etc…);
• Suivre les engagements d’ONU Femmes au sein du Bureau commun et assurer le rôle de point focal dans la gestion administrative du bureau commun de GAO;
• Assumer toutes autres fonctions demandées par le bureau relativement à l’assistance opérationnelle.

Appui à la gestion du Programme du bureau, préparation et administration du budget:

• Collecter, vérifier et présenter les informations des recherches et de données à utiliser dans la planification des ressources financières et la formulation des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre et les modalités d'exécution;
• Enregistrer des données dans Atlas liée aux nouvelles subventions sous la forme de plans de travail annuels (PTA) et faire le suivi de leur statut. Informer les partenaires et les clients pour action/décision;
• Contribuer à la planification et la préparation du budget du bureau, y compris des rapports d’analyse de la situation financière du Bureau (les dépenses versus les allocations budgétaires);
• Fournir des informations/orientations aux partenaires d’exécution sur la mise en œuvre des projets. Faire le suivi de l'utilisation correcte et à temps des ressources financières;
• Vérifier l'exactitude des rapports de mise en œuvre du Programme et des rapports financiers, si applicable. Prendre les mesures appropriées pour assurer l'exactitude de l'information;
• Fournir des informations pour l’audit des projets et la mise en œuvre des recommandations d'audit;
• Faire le suivi et rapportage sur les ressources financières des programmes et opérations;

Suivi administratif et budgétaire de l’appui aux partenaires:

• Examiner et vérifier l'exactitude et la pertinence des pièces justificatives pour les paiements et préparer des rapports financiers. Préparer bons d’achat et autres ordres de paiement pour des projets de développement;
• Maintenir un bon suivi des avances faites aux partenaires de mise en œuvre, et faire l'examen de leurs rapports financiers avec les Chargés de programmes et ne faire le prochain paiement que si ces rapports sont validés;
• Associer les revenus et les dépenses dans l’engagement de contrôle concernant les projets;
• Donner une réponse rapide aux demandes du Bureau Pays pour résoudre les problèmes financiers;
• Faire un classement rigoureux de tous les documents de support des transactions financières;
• S’assurer que les paiements des DSA, les réclamations de voyage et les autres paiements sont traités à temps;
• Prendre des actions correctives à temps sur les réquisitions non postées, y compris les réquisitions avec des erreurs de budget, ou non approuvées;

Facilitation de la gestion et partage de connaissances:

• Contribuer aux initiatives de formation sur les procédures administratives et financières en donnant des cours de renforcements de capacités ou en organisant des cours pour le personnel des projets;
• Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administratives et financière et de services;
• Diffuser auprès du personnel et des partenaires en vue de renforcer les capacités et connaissances.

Competencias

Compétences et Facteurs Critiques de Réussite:

• Démontrer son attachement à la mission, à la vision et aux valeurs de ONU FEMMES;
• Faire preuve de sa faculté d'adaptation et de sa sensibilité à la culture, au genre, à la religion, la race, la nationalité et à l’âge.

Compétences fonctionnelles et opérationnelles:   

• Bonne maîtrise des logiciels informatiques de traitement de texte (Word, Excel, PowerPoint, etc.) dans l’optique de l’utilisateur et d’analyse des données (SPSS, Epi-Info, etc.);
• Excellente capacité de négociation et de recherche de consensus avec les autres;
• Esprit d’équipe; et
• Une bonne communication;
• Capacité à effectuer une grande gamme d’activités spécialisées liées  au suivi-évaluation.

Gestion et Leadership:

• Aborder systématiquement le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite;
• Rester calme, de bonne humeur et se contrôler même sous pression;
• Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités;
• Réagir positivement au feed-back critique et aux points de vue différents.

Compétences Corporatives:

Valeurs/Ethique:

• Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité des Nations Unies/ONU FEMMES et des standards éthiques;
• Prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel, et montre du respect, du tact et de la considération pour les différentes cultures;
• Traite les populations sans favoritisme.

Gestion des relations:

• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
• Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps;
• Etablit des objectifs et normes de performance clairs et des responsabilités, et assure la gestion;
• Favorise un environnement d’apprentissage ;
• Facilite le développement des compétences personnelles et collectives;
• Fournit l’information orale et écrite d’une façon opportune, efficace et facilement compréhensible;
• Participe activement aux réunions et aux discussions de groupes en écoutant et en partageant l’information;
• Exprime ses idées dans l’intention de résoudre les problèmes, prend en considération les interventions des autres et est ouvert à la critique;
• Documente les bonnes pratiques et les leçons apprises;
• S’assure que le processus de suivi-évaluation est en place pour la diffusion des bonnes pratiques;
• Organise des sessions de formation pour le personnel d’ONUFEMMES, les partenaires et autres acteurs en planification/ Suivi et Evaluation.

Leadership personnel et efficacité:

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques à l’intérieur comme à l’extérieur d’ ONU FEMMES;
• Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’informations de l’équipe et des autres partenaires;
• Fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence;
• Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu’au succès final;
• Prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et complexes et se tient responsable de l’impact de ces décisions.

Habilidades y experiencia requeridas

Éducation:

• Diplôme de niveau BTS ou licence en administration générale, Droit,  Finances/Comptabilité, gestion ou équivalent.

Expériences professionnelles:

• Une expérience avérée de 5 ans au moins dans la gestion administrative, financière ou d’appui au Programme dans une grande entreprise ou organisation est requise;
• Expérience prouvée dans le domaine de la planification, de la gestion des projets/programmes, des cadres de suivi-évaluation et des techniques de collecte et d’analyse des données socio-économiques;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc) et une connaissance approfondie d’une base de données, expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet;
• Bonne connaissances des règles et procédures des Nations Unies ou une Organisation Internationale;
• Compétences techniques prouvées en communication, production des rapports et procès-verbaux des réunions;
• Habileté prouvée à travailler en équipe et conduire des activités avec un degré de supervision limitée;
• Excellentes relations interpersonnelles.

Languages:

• Maîtrise de la langue française; et
• Bonne connaissance de l’anglais dans l’écrit et le parlé.

Les candidature féminines sont fortement conseillées.