Background

Justification de la mission

Le Gouvernement a élaboré pour la période 2013-2017, avec l’appui de tous les acteurs, un nouveau cadre fédérateur des politiques de développement du pays, intitulé Stratégie de Croissance Accélérée et de Promotion de l’Emploi (SCAPE).

En vue de permettre un suivi-évaluation efficace et efficient de cette stratégie, le secrétariat technique du DSRP a entrepris,  depuis 2013, avec l’appui de la composante 1 du volet 1 du projet d’appui institutionnel à l’Etat togolais - phase 2, un certain nombre d’activités dont l’élaboration d’un plan et des outils de suivi-évaluation comme cadre de référence de toutes les interventions en matière de suivi-évaluation.

Ce document a défini un certain nombre d’outils et de mécanismes à mettre en œuvre. La première série d’outils concerne les outils de programmation opérationnelle que sont les Plan de Travail du Budget Annuel (PTBA), Plan de Passation des Marchés (PPM), Plan d’Engagement des Dépenses (PED) et Tableau de Bord Annuel des Indicateurs (TBAI) ; la deuxième série est constituée de tableaux de suivi des outils de programmation opérationnelle qui mettent en exergue les écarts entre les prévisions et les réalisations. La troisième série, quant à elle, est constituées de rapports de suivi et de performance qui analysent les écarts entre les prévisions et les réalisations, identifient les goulots d’étranglement à la mise en œuvre et proposent des mesures de solution et recommandations pour y pallier.

Parmi les mécanismes retenus, tous les comités sectoriels doivent se réunir périodiquement pour valider leurs outils de programmation opérationnelle, leurs rapports périodiques de suivi et de performance. Ils doivent aussi se réunir pour tenir les revues sectorielles, échanger sur le cadre de partenariat de chaque secteur et discuter de toute autre préoccupation nécessitant la tenue d’une session de comité sectoriel.
Ainsi, les premières sessions des comités sectoriels de l’année 2014 étaient destinées à valider les tableaux de bord sectoriels tels que les PTBA et TBAI. Les deuxièmes ont permis aux acteurs sectoriels de valider leurs Programmes d’Actions Prioritaires (PAP) actualisés ainsi que les matrices de recommandations sectorielles qui ont émané du bilan de la mise en œuvre de la SCAPE en 2013. Les troisièmes sessions quant à elles ont permis de valider les rapports semestriels de suivi. Les sessions des comités sectoriels se poursuivront au début de l’année 2015 avec la validation des rapports de performance ministériels et l’élaboration de tableaux de bord sectoriels pour 2015.

Par ailleurs, l’approche de la gestion axée sur les résultats est en cours d’implantation dans tous les départements ministériels au Togo. Cette approche exige la définition au préalable de cadres logiques et chaînes de résultat qui montre comment les ressources de tout ordre doivent être utilisées pour obtenir les résultats que sont les produits, effets et impacts. Dans cette optique, les budgets-programmes sont en cours d’élaboration dans tous les ministères comme cadre logique global et instrument de programmation pluriannuel muni d’indicateurs de résultats. Aussi, tous les ministères doivent élaborer en début d’année les outils de programmation opérationnelle tels que les Plan de Travail du Budget Annuel (PTBA) et Tableau de Bord Annuel d’Indicateurs (TBAI) ; ces outils doivent être cohérents avec les budgets-programmes. Le TBAI contient les indicateurs de résultats attendus de la mise en œuvre des activités du PTBA.

Lors des exercices d’élaboration des PTBA, TBAI, tableaux de suivi de PTBA et TBAI en 2014, budgets-programmes, il a été constaté que la plupart des acteurs sectoriels éprouvent des difficultés dans la formulation et l’identification des indicateurs de la chaîne de résultats (produits et effets) alors que ce sont des éléments indispensables à l’évaluation de la performance au terme de l’exercice de mise en œuvre des activités.
La composante 1 du volet 1 du PAI-2 voudrait accompagner tous les départements ministériels dans la formulation et l’identification de leurs indicateurs de résultats dans le cadre de la préparation du cycle annuel de performance au titre de la gestion 2015. Pour ce faire, l’appui de deux consultants nationaux  est requis.

Les présents termes de références précisent les objectifs, les résultats attendus ainsi que les indications méthodologiques pour les personnes désireuses de postuler pour l’appui à la formulation et l’identification des indicateurs de résultats liés à la gestion 2015.

Objectifs

L’objectif général de cette consultation est d’aider tous les ministères à formuler des indicateurs de résultats pertinents (produits, effets, impacts) en tenant compte de leurs documents de politiques sectorielles et cadres de programmation pluriannuelle.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision de l’expert national en appui au fonctionnement des comités sectoriels, les consultants devront, pour chaque ministère:

• Faire un état des lieux des indicateurs existants;
• Analyser leur pertinence sur la base de critères appropriés;
• Reformuler les indicateurs jugés non pertinents suite à l’analyse et de proposer conjointement avec les acteurs concernés de nouveaux indicateurs pertinents;
• Déterminer les cibles afférant aux indicateurs reformulés ou proposés;
• Proposer des métadonnées pour tous les indicateurs proposés (définition, méthodologie de collecte, mode de calcul, source de vérification etc.);
• Assurer aux cadres des ministères l’appropriation des indicateurs proposés ainsi que la démarche devant permettre leur actualisation.

Résultats attendus de la mission

Au terme de cette consultation, il est attendu pour chaque ministère une liste d’indicateurs de résultats pertinents (produits, effets et impacts) avec leurs métadonnées ainsi que leur appropriation par les cadres ministériels impliqués dans la planification et le suivi-évaluation de ces indicateurs.

Competencies

Valeurs intrinsèques:

• Démontrer son intégrité en se conformant  aux valeurs et  aux normes morales de l'ONU;
• S’inscrire dans la vision, la mission, et  favoriser la réalisation des objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer sa capacité à exercer dans un environnement multiculturel sans discrimination de genre, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité;
• Démontrer la rigueur dans le travail, une grande disponibilité, une aptitude à travailler en équipe et un esprit d’initiative élevé.

Professionnalisme:

• Aptitude à faire des analyses, à en tirer des conclusions pertinentes et à faire des propositions constructives; capacité à rédiger des rapports de qualité en français.

Leadership:

• Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à insuffler une dynamique de changement.

Planification et organisation:

• Faire preuve d'une aptitude à planifier et à organiser son propre travail.

Communication:

• Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

• Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Outlook).

Travail en groupe:

• Aptitude à interagir, à établir et à maintenir les relations de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, d’autres partenaires nationaux et internationaux.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Avoir un diplôme de BAC+5 au moins en statistiques, planification, gestion de projets ou tout autre domaine assimilé.

Expérience:

• Au moins une expérience de 5 ans dans la planification, suivi-évaluation;
• Expérience dans la conception, gestion ou suivi-évaluation de programmes/projets et en particulier dans l’identification, la formulation et le suivi des indicateurs;
• Expérience de travail avec les départements ministériels.

Langue:

• Maîtrise du Français  comme langue de travail;
• La connaissance de l’anglais serait un atout.

Période et durée de la mission:

L’étude devra se faire dans la période de décembre 2014 et janvier 2015. La durée de la mission est de deux mois. Les deux consultants recrutés se répartiront les ministères sans perdre de vue qu’ils travailleront également en synergie pour assurer une cohérence d’ensemble de leurs propositions.

Indications méthodologiques:

La formulation et l’identification d’indicateurs pertinents pour les ministères doivent se faire suivant une approche participative. Les ministères seront répartis en deux groupes afin que chaque consultant prenne en charge un groupe. Les consultants recrutés devront faire le tour des ministères pour échanger avec les acteurs impliqués dans la planification et le suivi-évaluation. Ils devront examiner les indicateurs contenus dans les documents de politiques sectorielles en lien avec la SCAPE, les budget-programmes et TBAI. Ils devront aussi travailler en synergie avec la DGSCN et les chargés de programme au ST-DSRP pour assurer une cohérence entre les indicateurs qui seront proposés dans les ministères et ceux de la SCAPE.

Les ministères seront répartis en deux groupes afin que chaque consultant prenne en charge un groupe. Sous l’orientation de l’expert national en appui au fonctionnement des comités sectoriels, cette répartition sera proposée au démarrage de la mission par les consultants et finalisée avec le concours du ST-DSRP

Documents à inclure dans la soumission de la proposition:

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (Enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse : http://www.tg.undp.org/content/dam/togo;/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière: Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation:

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.
Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
 
L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection:

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Avoir un diplôme de BAC+5 au moins en statistiques, planification, gestion de projets ou tout autre domaine assimilé
• Avoir au moins une expérience de 5 ans dans la planification, suivi-évaluation

Notation de l'offre technique (70 points)

• Expérience dans la conception, gestion ou suivi-évaluation de programmes/projets  et en particulier dans l’identification, la formulation et le suivi des indicateurs (30 points). ;
• Expérience de travail avec les départements ministériels (10 points).
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant pour l’appui à l’identification et à la formulation, dans les départements ministériels, des indicateurs de résultats  pour la préparation du cycle annuel de performance au titre de la gestion 2015 » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.