Background

Justification de la mission

Dans la perspective des élections locales, le Gouvernement togolais envisage d’organiser une concertation avec diverses parties prenantes sur les éléments de la politique nationale de décentralisation devant servir de substrat à l’organisation de ces élections. Il s’agit pour l’ensemble des acteurs de s’accorder sur la vision stratégique, les choix de mise en œuvre de la politique de décentralisation, devant conduire à la détermination du cadre légal et institutionnel y relatif. Les niveaux de décentralisation pertinents, les modalités de la communalisation du territoire national, les instruments et modalités de financement, les niveaux et modalités de transferts aux entités territoriales, l’organisation des pouvoirs entre l’Etat central, les structures déconcentrées et celles issues de la décentralisation sont autant de points qui méritent d’être clarifiés.

Dans ce cadre de relance du processus de decentralisation, un comité technique d’élaboration d’une feuille de route de la décentralisation et des élections locales a été créé auprès du Ministère de l’Administration territoriale, de la décentralisation et des collectivités locales. Ce comité installé officiellement depuis le 16 octobre 2014, a aussitôt démarré ses travaux.

En vue de faciliter le suivi et la capitalisation des résultats de sa mission, un secrétariat technique est prévu au sein du comité qui sera animé par deux experts nationaux. A cet effet, le ministère de l’administration territoriale, de la décentralisation et des collectivités locales (MATDCL) a sollicité l’assistance du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) en vue de recruter et prendre en charge deus consultants nationaux spécialistes en administration publique, droit, science politique ou gestion.

Duties and Responsibilities

Placés sous la supervision de la Représentante Résidente du PNUD du comité technique chargé de l’élaboration d’une feuille de route de la décentralisation et des élections locales, les experts nationaux sont chargés notamment de:

• Animer le secrétariat du comité technique;
• Apporter un appui aux rapporteurs du comité technique et de ses sous-commissions;
• Appuyer le montage des termes de référence des activités (études, voyages d’étude, missions d’exploration à l’intérieur du pays, ateliers divers);
• Faciliter le partage d’information au sein du comité technique et des sous-commissions, et entre ceux-ci et les ministères et autres acteurs impliqués;
• Participer au besoin, à l’élaboration ou à la révision des textes juridiques;
• Assurer d’autres tâches connexes qui leur seraient confiées.

Résultats attendus de la mission:

Plus concrètement, les produits ci- après sont attendus de la mission:

• Le secrétariat du comité est efficacement assuré;
• Le partage d’information au sein du comité technique et des sous-commissions, et entre ceux-ci et les ministères et autres acteurs impliqués est facilité;
• Un appui est apporté au comité et aux sous-commissions dans l’élaboration/la révision des textes juridiques;
• Un rapport mensuel rendant compte des activités est produit par chaque consultant.

Competencies

• Aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et sous pression;
• Capacité à établir des priorités, à organiser les tâches et à travailler en toute indépendance et sur la base des objectifs établis; 
• Bonne capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction;
• Capacité à résoudre des problèmes et/ou à proposer des solutions aux problèmes;
• Capacité à produire des résultats de qualité dans les délais impartis;
• Sens de l’initiative et de l’anticipation;
• Confidentialité dans le traitement des dossiers et informations.

Required Skills and Experience

Éducation:

• Études universitaires de niveau BAC+ 4 en droit, science politique, administration publique ou équivalent.

Expérience:

• Avoir 5 années d’expérience minimum dans le domaine de la gouvernance et du développement;
• Bonne connaissance de la législation togolaise en matière de décentralisation et de gouvernance locale;
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS- Office : logiciels Word, Excel...) pour préparer les rapports et autres analyses;
• Une connaissance du Système des Nations Unies et de ses agences est un avantage;
• Une connaissance des rouages de l’administration publique sera considérée également comme un atout.

Langue:

• Excellente maîtrise du français écrit et parlé.

Durée de la mission

La durée de la mission est de quatre (04) mois.

Documents à inclure dans la soumission de la proposition

Les Consultant(e)s intéressé(e)s doivent présenter un dossier de candidature comprenant les éléments suivants:

Une Proposition Technique: (enveloppe/Fichier N°1)

• Note explicative sur la compréhension des Termes de Référence et les raisons de la candidature;
• Brève présentation de l’approche méthodologique (assortie d’un chronogramme) et de l’organisation de la mission envisagée;
• CV incluant : L’expérience acquise dans des projets similaires et au moins 3 références;
• P11 dûment rempli et signé (téléchargeable à l’adresse; http://www.tg.undp.org/content/dam/togo/docs/P11_Personal_history_form.doc.

Une Proposition Financière:

Contrats forfaitaires (enveloppe/Fichier N°2)

La proposition financière sera soumise sur la base de l’approche forfaitaire.

La proposition financière prévoit un montant forfaitaire et précise les modalités de paiement sur base de produits/delivrables précis et mesurables (qualitatifs et quantitatifs) même si les paiements seront effectués par tranches ou en une seule fois à l'achèvement total du contrat. Elle doit être libellée en FCFA.

Afin de faciliter la comparaison des offres financières par le service demandeur, il est recommandé de demander aux candidats au Contrat Individuel de fournir une ventilation de ce montant forfaitaire. Les consultants doivent indiquer/détailler dans leurs propositions financières les coûts des billets d’avions aller-retour (if applicable), les honoraires, les frais de séjour et le nombre de jours de travail prévus. Le PNUD n'accepte pas les coûts de voyage qui excèdent ceux du billet en classe économique. Si un consultant désire voyager en classe supérieure, il devra le faire sur ses ressources propres.

En cas de voyages non prévus dans les TDR, le paiement des coûts de voyage (y compris les billets d’avion, l’hébergement, et les dépenses des terminaux) doit être convenu entre le Bureau du PNUD et le consultant individuel avant le voyage et devra être remboursé.

Par ailleurs, les candidats voudront bien noter que les paiements ne pourront être effectués que sur la base des produits livrés, c'est à dire sur présentation du résultat des services spécifiés dans les TdR et après acceptation du responsable désigné par le PNUD.

Les candidats pourront être invités ou contactés par téléphone à la fin du processus d’évaluation technique. Aucune note ne sera donnée à cet entretien, mais il sera utilisé pour valider les points donnés au cours de l’évaluation technique et permettra de mesurer/évaluer la bonne connaissance du candidat de l’objet des TDR.

Evaluation

Analyse cumulative (Note Pondérée)

Le contrat sera attribué au/à la consultant(e) dont l'offre aura été évaluée et ayant reçu la note la plus élevée sur l’ensemble préétabli des critères pondérés technique et financier spécifiques à cette invitation.

Pondération: la pondération retenue, pour l’évaluation des offres, est la suivante:

• Pourcentage de l’offre technique: 70%;
• Pourcentage de l’offre financière: 30%.

Seuls les candidats ayant obtenu un minimum des 49 points seront pris en considération pour l'évaluation financière. Après vérification de l'adéquation entre les propositions financière et technique, chaque offre financière recevra une note financière (Nf) calculée par comparaison avec la proposition financière la moins disante (Fm) de la manière suivante : Nf = 30 x Fm / F (F étant le montant de la proposition financière évaluée).

Pour finir, les propositions seront classées en fonction de leurs notes technique (Nt) et financière (Nf) combinées, avec application des pondérations (70% pour la proposition technique ; 30% pour la proposition financière) pour aboutir à une note globale (NG = Nt+Nf).
 
L’Offre sera adjugée à l’égard de la soumission ayant obtenu la note totale pondérée la plus élevée tout en tenant compte des principes généraux du PNUD (coût et efficacité). Le PNUD ne s’engage en aucun cas à choisir forcément le Consultant offrant le plus bas prix.
 
Principaux critères de sélection:

Eligibilité pour l'évaluation technique (Oui/Non)

• Études universitaires de niveau minimum BAC+ 4 ou équivalent en administration publique, droit, science politique ou gestion;
• Avoir 3 années d’expérience minimum dans le domaine de la gestion des affaires administratives.

Notation de l'offre technique (70 points):

• Expérience dans le domaine de la gouvernance et du développement (30 pts);
• Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS- Office : logiciels Word, Excel...) pour préparer les rapports et autres analyses  (10 pts);
• Niveau de compréhension par le consultant de la mission/Cohérence de la proposition du consultant avec les TDR et du planning de travail (30 points).

La Proposition doit être soumise par e-mail à l’adresse procurement.tg@undp.org, ou déposée sous pli fermé au siège du PNUD (40, avenue des Nations Unies, à Lomé). La mention «Consultant pour l’appui à l’identification et à la formulation, dans les départements ministériels, des indicateurs de résultats  pour la préparation du cycle annuel de performance au titre de la gestion 2015 » devra figurer sur le pli déposé ou en objet de l’e-mail envoyé.