Background

Sous la supervision du Directeur Pays Adjoint/Opérations (DPA/O), l'Analyste des Opérations (Services Généraux, Achats des biens et services et IT) performe avec autonomie et sert de conseiller à l'équipe de Direction sur les aspects de gestion et des opérations du bureau. Il/elle est responsable de l'exécution effective des services administratifs, des achats et du NTIC. Son rôle premier est de gérer et de coordonner les activités des opérations au quotidien, en assurant un fonctionnement cohérent des différentes unités sous sa supervision tout en contribuant à la redéfinition des systèmes existants pour prendre en compte les changements dans l'environnement opérationnel, comme requis. L'analyste des Opérations promeut une collaboration orientée vers la satisfaction du client dans le respect des règles et procédures du bureau.
 

L'analyste des Opérations supervise et dirige le personnel de l'unité des achats, des services généraux et de l’IT et travaille en étroite collaboration avec l'équipe des autres unités des opérations, du programme et des projets, le personnel du siège et les officiels du gouvernement tout en assurant les performances du bureau dans les domaines de sa responsabilité.

Duties and Responsibilities

Mise en œuvre des stratégies du bureau afin d'obtenir les résultats suivants:

• Conformité des opérations avec les règles, les procédures et les politiques de mise en œuvre et de stratégies de base du PNUD et des Nations Unies;
• Mise en œuvre des stratégies opérationnelles, établissement des cibles de gestion et suivi de l`atteinte des résultats dans les domaines des achats des biens et services, des services généraux et de l’IT;
• Etablissement des arrangements de collaboration avec les partenaires potentiels, d`un système de gestion des relations avec les clients en vue de la mobilisation des ressources ainsi que des arrangements appropries opérationnels de partenariats;
• Respect de procédures standard opérationnelles internes dans les domaines des achats et logistiques et de l’IT;
• Suivi régulier et analyse de l’environnement de travail, en s’assurant d’un réajustement à temps des opérations, conseils sur les considérations juridiques et évaluation des risques;
• Développement et partage des connaissances relatives à la gestion et aux opérations du bureau, organisation de formations dans le domaine des opérations, synthèses des leçons apprises et des meilleures pratiques et contribution effective aux réseaux des connaissances et aux communautés des pratiques.

Gestion efficace des services d'achat, des services généraux et logistiques et supervision du personnel de ces unités:

• Elaboration de la stratégie de contractualisation du bureau, y compris les processus d’appel d’offres et d’évaluation des offres, en assurant la gestion du contrat et du contractant ainsi que les implications légales y afférentes;
• Contrôle des processus des services d'achat et de logistique conformément aux règles et procédures du PNUD, l'Analyste assume la fonction de gestionnaire de niveau 2 dans l'ATLAS pour les approbations des dépenses du bureau, si autorise par le bureau;
• Conformité du bureau avec les règles et règlements sur le terrain, et élaboration des stratégies d'acquisitions y compris la stratégie de détermination des sources de contractualisation, sélection et évaluation du fournisseur, gestion de la qualité, gestion des relations avec le client, promotion et introduction de l'acquisition électronique et contrôle de sa mise en œuvre;
• Gestion appropriée des biens du bureau, des facilités et des services logistiques, y compris le respect des normes IPSAS dans la comptabilité des achats , l’utilisation et la mise à disposition des actifs du bureau;
• Autorité de coordination des activités de vérification physique des actifs (Assets) et des inventaires du bureau et des Projets;
• Approuve les opérations dans le DMS.

Organisation et gestion appropriée des services Communs et établissement d'un partenariat avec les agences des Nations Unies, en se focalisant sur:

• Contribution à la mise en place d'une approche stratégique pour mettre en œuvre les services communs en ligne avec les derniers développements en matière de services communs et des meilleures pratiques dans ce domaine;
• Identification, plaidoyer auprès des agences des NU et mise en place de services communs, maintenance d`un système de coordination en vue d’assurer l`intégration des activités sur les services communs et la mise en place de la reforme des NU;
• Planification adéquate et "tracking" des budgets des services communs et des contributions des agences sur le compte des services communs;
• Participation au sous comité d'Administration regroupant les chargés d'administration des Agences du Système des Nations Unies;
• Etude sur les rendements d`échelle dans la mise en œuvre de services communs et leur évaluation en vue de réajustement si nécessaire.

Gestion d’avant-garde de l’information et de la communication et supervision de l’équipe IT:

• Utilisation des fonctionnalités d’ATLAS en vue de l'amélioration des résultats au travail et des services aux clients;
• Identification des opportunités et méthodes de transformer les processus de travail en des systèmes bases sur le web en vue de performer sur les questions d’éfficacité et de redevabilité;
• Maintenance d’un environnement d’infrastructure sur et fiable pour l’ICT et une planification adéquate pour les désastres et les recouvrements;
• Identification et promotion des systèmes et applications différents pour une gestion optimale, partage des connaissances, fourniture d’informations et apprentissage incluant le e-registry, le système de gestion du bureau basé sur le web;
• Elaboration et mise en œuvre d`une stratégie du bureau pour la planification, la gestion, l’utilisation et l’entretien des appareils informatiques;
• Supervision et suivi des actions de mise en œuvre de la stratégie de formatiom du personnel du bureau en ICT.

Les résultats clés ont un impact sur l'économie générale, l'efficience du bureau dans la mesure où ils sont liés à l'utilisation des ressources de base dans les domaines des services d'achat, logistique et des services communs et a la mise en œuvre de l'agenda des NU en ce qui concerne les services communs et achats groupés. Les informations détaillées, exactes et soumises rapidement et la fourniture des services dans les temps et de façon appropriée assurent la satisfaction du client et renforce la crédibilité du PNUD dans la gestion de ses ressources.

Competencies

Compétences Fonctionnelles:

Création de partenariats stratégiques: 
Identification et création des partenariats 

• Contribue de façon effective à créer des réseaux avec les partenaires en saisissant les opportunités de construire des alliances stratégiques pertinentes au mandat du PNUD;
• Identifie les besoins et les interventions en matière de développement de capacités de la contrepartie, des clients et des partenaires éventuels;
• Fait preuve d`initiative, se donne des défis en matière de résultats pour lui-même ou elle-même et accepte volontiers des nouvelles responsabilités.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances: 
Développement des outils et des mécanismes

• Participe dans le développement des mécanismes, incluant l`identification de nouvelles approches pour promouvoir l`apprentissage et le partage de connaissances individuel et organisationnel en ayant recours aux méthodes formelles et informelles.

Connaissances professionnelles / Expertise technique: 
Connaissances approfondies du secteur

• Comprend les aspects complexes du secteur de spécialisation aussi bien que les concepts fondamentaux des différents domaines (achats des biens et services, services généraux et IT);
• Continue de chercher de méthodes et systèmes nouveaux et améliores pour accomplir le travail de l'unité;
• Se tient informe des nouveaux développements dans le domaine de la discipline professionnelle et de la connaissance de son travail et prend des initiatives pour l`apprentissage professionnel;
• Démontre une connaissance approfondie des technologies de l'information et les applique dans son travail quotidien.

Promotion du changement et du développement organisationnels:
Appui aux collègues pour leur adaptation au changement

• Effectue des analyses appropries du processus de travail et participe a leur redéfinition en vue d`établir des normes claires.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:

• Fait des recommandations sur la mise en œuvre des systèmes au niveau des différentes unités;
• Identifie et recommande des mesures correctives en vue de remédier aux problèmes de conception ou de mise en œuvre des systèmes.

Orientation vers le client:
Contribution aux effets positifs pour le client

• Anticipe les besoins du client;
• Crée un environnement propice pour une relation aisée entre les clients et le fournisseur de services;
• Fait preuve de compréhension envers les perspectives du client;
• Sollicite un feedback sur la fourniture et la qualité du service.

Promotion de la recevabilité et gestion axée sur les résultats:
Intrants pour l'élaboration des normes et des politiques

• Fournit des intrants pour l`élaboration des normes de l`organisation en ce qui concerne la recevabilité.

Compétences Générales:

• Renforce les compétences du personnel en créant un environnement propice a la créativité et a l`innovation;
• Crée et promeut des équipes efficaces;
• Crée et promeut un environnement propice a la communication;
• Crée une organisation émotionnellement intelligente;          
• Gère les conflits dans l`intérêt du PNUD et met en place des normes;
• Partage les connaissances au niveau de l`organisation et construit une culture de partage de connaissances et d`apprentissage;
• Promouvoir la gestion/le partage de connaissances et l’apprentissage est la responsabilité de tout le personnel
• Prise de décision juste et transparente;
• Prise de risque calculée sur la base d’informations pertinentes.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme de Maîtrise ou équivalent en Administration des affaires, Administration publique, sciences économiques ou autres domaines pertinents;
• Certification en e-procurement.

Expérience: 

• Un minimum de 2 ans d'expérience professionnelle au niveau national ou international dans le domaine de l'administration et des finances;
• Une maîtrise des systèmes informatiques (traitement de textes, tableurs et logiciels de base de données) pour préparer et élaborer des rapports complexes et être en mesure d'assimiler les outils de travail interne au PNUD.

Langues requises:

• Maîtrise du Français et une connaissance pratique de l'anglais.

Note:

• Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise; 
• Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées.