Background

Le projet « Amélioration de la compétitivité des exportations des filières vanille, d’ylang ylang et girofle », financé par les fonds du Cadre intégré renforcé, vise à augmenter la compétitivité de l’économie comorienne à travers une amélioration des secteurs porteurs d’exportation en vue de contribuer à l’amélioration les conditions économiques des opérateurs tout au long de la chaîne de valeurs des produits sélectionnés. Pour atteindre cet objectif, le projet sera axé particulièrement sur le renforcement des capacités institutionnelles et techniques des producteurs, commerçants et exportateurs individuels pour qu’ils puissent jouer un rôle plus actif dans la commercialisation de leurs produits sur les marchés internationaux. Pour cela, il s’attachera à une structuration des acteurs à travers des coopératives de production et de commercialisation des produits ou groupements d’intérêt économique dans les trois îles : Grande Comore, Anjouan et Mohéli.

Le Gouvernement de l’Union des Comores a retenu le Programme des Nations Unies pour le Développement comme Principale Entité de Mise en Œuvre (PEMO) ou agence d’exécution du projet et le Centre du Commerce International (CCI), agence technique conjointe des Nations Unies et de l’Organisation mondiale du commerce, comme partenaire technique d’exécution (sous-traitance). Le PNUD Comores en étroite collaboration avec les autorités comoriennes, l'Unité Nationale de Mise en Œuvre (UNMO) du CIR et l’ITC (CCI), assume la responsabilité de l’exécution des activités du projet et la coordination des interventions des partenaires.

Pour appuyer l’exécution du projet, il est institué une unité nationale de gestion du projet placée sous l’autorité du Directeur National, qui est le Point focal du CIR et du Coordonnateur national de l'UNMO et composée d’un Expert National/chef de Projet, de trois Assistants Techniques de Projet/Chefs d’Antenne déployés à la Grande Comore, Anjouan et Mohéli et d’un assistant administratif et financier.

A cet effet, le Bureau du PNUD Comores entend recruter un(e) assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) pour assurer la gestion des activités du projet.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité de l’expert national/chef du projet, l’assistant administratif et financier est appelé à remplir, de façon spécifique, les tâches principales suivantes :

• Collecter, enregistrer et conserver toutes les informations concernant les activités du projet;
• Contribuer à la préparation et à la mise en œuvre des rapports d’activités;
• Suivre les activités du projet, les budgets et les dépenses financières;
• Conseiller les parties prenantes du projet sur les procédures administratives applicables et s’assurer de leur correcte mise en œuvre;
• Aider à la préparation des plans de travail annuel et des autres processus de planification financière et opérationnelle;
• Assister pour les achats et les processus de recrutement;
• Préparer des requêtes de paiement pour les dépenses de fonctionnement, les salaires, les assurances etc. ;
• Suivre les décaissements effectués pour le projet;
• Assurer la correspondance quotidienne pour le projet et contribuer à la communication, avec le (la) chargé (e) de communication du PNUD;
•  Réception, tri et distribution de la correspondance pour le projet;
•  Préparation de la correspondance de routine et des notes soumises à signature du Directeur National du projet;
•  Préparer, avec l’équipe projet,  l'organisation logistique des réunions, des formations et des ateliers;
•  Gérer les agendas et organiser les visites de terrain, les rendez-vous et les réunions en interne comme à l’extérieur et assurer la rédaction des comptes-rendus des réunions;
• Gérer le système d’archivage du projet; 
• Assurer le suivi et l’inventaire des biens et équipements du projet;
• Effectuer toutes les autres activités, même non inscrites dans le plan de travail,  requises par le Ministère de tutelle, l’UNMO, le PNUD ou l’ITC nécessaires pour l’atteinte des objectifs fixés.

Competencies

• Excellentes capacités pour le travail d’équipe avec de bonnes relations interpersonnelles;
• Capacité à gérer une grande charge de travail avec peu de supervision;
• Capacité de travailler sous la pression et avec des courts délais;
• Capacité à répondre à des demandes supplémentaires dans des délais courts;
• Capacité à travailler dans un environnement multi-culturel;
• Faire preuve de  sensibilité et adaptabilité en ce qui concerne les questions  culturelles, de genre, de religion, de nationalité, de différence d’âge.

Required Skills and Experience

Formation:

• Le ou la candidat(e) recherché(e) doit être titulaire d’un diplôme universitaire d’au moins Bac+4 en gestion, économie, finances ou autres domaines pertinents  par rapport à la mission.

Expérience:

• Au moins 3 ans d'expérience en gestion administrative et / ou financière;
• Une expérience dans la gestion de budget de projet et dans le suivi des dépenses financières, et dans le suivi des processus d’achat et d’attribution de marchés;
• Une capacité avérée à communiquer efficacement avec les différentes parties prenantes, planifier et d'organiser des réunions et / ou ateliers  avec les différentes parties prenantes;
• Des compétences en informatique, en particulier la maîtrise de toutes les applications et logiciels de MS Office;
• Une  connaissance des procédures du PNUD serait souhaitable.

Langues:

• Excellente connaissance du français  y compris à l’écrit et de communication;
• Bonne connaissance de l’anglais, écrit et parlé.