UNDP Jobs - 55997- Commis de l'Administration

Commis de l'Administration

Location :

Kinshasa, CONGO, DEM. REPUBLIC

Type of Contract :

Service Contract

Starting Date :

Application Deadline :

05-May-15 (Midnight New York, USA)

Post Level :

SC-2

Duration of Initial Contract :

12 mois avec possibilité d'extension

Languages Required :

French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Sous l’autorité du Project Manager et la supervision directe de l’Assistant au Programme, le Commis à l’Administration fournira un appui administratif, assurant la qualité et la ponctualité des services fournis. Le Commis à l’Administration promeut une approche de qualité orientée vers les clients.

Il aura à appuyer l’équipe dans la mise en œuvre des projets.

Duties and Responsibilities

Le Commis de l'Administration s’acquittera des fonctions et responsabilités suivantes:

Fournir un appui à l’aménagement de l’installation et entretien pour l’ensemble des bureaux de la Composante;
Apporter un appui à l’administration du bureau et à la gestion des inventaires;
Apporter un appui au renforcement et au partage des connaissances.

Fournir un appui à l’aménagement de l’installation et entretien pour l’ensemble des bureaux de la Composante:

Aménagement de bureaux : classement des mobiliers, nettoyage, déplacements des meubles;
Réception des colis et orientation des fournisseurs et autres visites;
Veiller au bon fonctionnement des photocopieuses et matériels de reprographie du bureau et informer l’Assistant au Programme de toutes pannes techniques.

Apporter un appui à l’administration du bureau et à la gestion des inventaires, et plus particulièrement:

Appui administratif et logistique pour la prospection de marché et collecte des factures pro formas pour les achats locaux effectués au niveau de l’Unité et lors de l’organisation des conférences, ateliers et retraites et suivi des expéditions et des dédouanements;
Archivage des documents en version papier et électroniquement (SharePoint);
Distribution des matériels et fournitures de bureau aux collègues;
Gérer les stocks des papiers et de toners utilisés dans les photocopieuses;
Collecte des informations relatives aux préparations des voyages (DSA, billets d’avion après des agences de voyage et autres Agences);
Reprographie et assistance à la préparation des ateliers et digitalisation des documents de différentes sources;
Collecte d’information sur la gestion des biens, tenue des registres et gestion de l’archivage des dossiers.

Apporte un appui au renforcement et au partage des connaissances:

Servir de point focal et/ou permanence pour recevoir livraison des articles effectués par les fournisseurs des projets.

Les résultats clés ont un impact de qualité sur la gestion administrative et logistique du Bureau. La précision des données et informations renforcent les capacités administratives et logistiques du bureau.

Competencies

Responsabilité globale et travail d’équipe:

Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, la collecte et le partage de l’information;
Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.

Aptitude interactives:

Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau:

Apte à servir pour tout travail et toute contribution.

Orientation sur les Résultats:

Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement:

Contribue des idées et les approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes
S’efforcer de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe)

Communication :

Bonne aptitude à communiquer ouvertement et oralement.

Connaissance du travail et Expertise:

Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Required Skills and Experience

Education:

Avoir un diplôme d’étude secondaire sera considéré comme un atout.

Experience:

2 à 3 ans d’expérience dans les domaines de l’administration, les opérations ou domaines similaires.

Langues requise:

Connaissance du français.

Chaque candidat doit nous faire parvenir, à travers le lien ci- après : http://jobs.undp.org un seul fichier (ZIP, PDF, JPEG ou WORD) comprenant:

Une lettre de candidature motivée pour le poste (maximum 1 page);

Un Curriculum Vitae à jour (maximum 3 pages)

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Ne seront contactées que les personnes dont les candidatures seront sérieusement prises en considération