Background

La République Centrafricaine est un vaste pays enclavé de 623 000 Km2, situé en Afrique centrale avec une population estimée à 4,5 millions. Le pays est classé 185ème sur 187 de Indice de Développement Humain, et connaît, depuis plus de deux décennies une succession des crises militaro-politiques, dont la plus aigüe a commencé le 24 mars 2013. La vie sociopolitique récente a été marquée par des violents conflits, facilités entre autre, par la faiblesse structurelle de l’Etat, le faible niveau de développement des régions et l’incapacité de l’Etat à assurer un contrôle approprié de ses frontières dans une région en proie à des instabilités permanentes. L’ensemble des pays voisins, à l’exception du Cameroun, a connu un conflit armé. La crise actuelle, enclenchée par les attaques rebelles de décembre 2012 a conduit, en particulier, à des violences sans précédent, caractérisées par des violations massives des droits de l’homme, des tueries et mutilations diverses, le pillage et la destruction des édifices publics et privés.  La crise, au-delà de la destruction de l’appareil d’Etat qu’elle a engendré, a ébranlé les fondements socio-politiques du pays, accentué les antagonismes régionaux, contraignant ainsi le déplacement massif des populations civiles dans les pays voisins et dans les camps de déplacés internes. Le pays enregistre environ 398 995 refugiés et 512 700 déplacés internes dont 87 700 dans la capitale Bangui. (source rapport UNHCR et OIM de juillet 2014).

Pour juguler cette situation et permettre un retour rapide à une situation constitutionnelle normale, le Gouvernement avec l’appui de la communauté internationale a élaboré une feuille de route de la Transition, adoptée en octobre 2013.  Cette Feuille de Route prévoit  l’enregistrement des électeurs, l’organisation d’un referendum portant sur un projet de Constitution, des élections législatives et des élections présidentielles qui devraient avoir lieu d’ici août 2015. Ces prévisions sont réaffirmées dans les Résolutions 2134, 2149 et 2014 du Conseil de Sécurité des Nations Unies, adoptées le 28 janvier 2014.

L’Autorité Nationale des Elections (A.N.E) a été instituée en novembre 2013 par le Code électoral révisé. Il s’agit d’un organe technique permanent, doté d’une personnalité juridique et qui dispose d’une autonomie administrative et financière. Elle dispose de prérogatives de d’autorité publique. L’A.N.E est indissoluble et ses membres sont irrévocables et inamovibles.

Pour appuyer le processus électoral, les Nations unies ont mis en place une assistance électorale intégrée sous le leadership de la MINUSCA. Le projet d’appui au cycle électoral en RCA (PACEC) élaboré par le PNUD et financé à travers un mécanisme de basket fund s’inscrit dans cette perspective d’appui coordonné aux élections.

Le projet est en cohérence avec le cadre de l’assistance technique du PNUD au Gouvernement de la RCA et procède également de la volonté des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) d´accompagner le cycle électoral et de contribuer à la réalisation des activités liées à l’organisation des consultations générales à savoir: les élections présidentielle et législatives prévues durant le cycle 2014-2016 et le referendum constitutionnel.

Le Bureau Pays RCA recrute un/e Operations Manager pour mettre en œuvre les activités liées aux opérations électorales. L’Operations Manager fera partie de l’équipe du projet PACEC, du PNUD. Cette équipe comprendra également un Conseiller Technique Principal ainsi que d’autres spécialistes qui seront recrutés en fonction des besoins du projet. Il  sera sous la supervision directe du CTP du projet et travaillera en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe dans le cadre de ses fonctions.

Duties and Responsibilities

Sous l’autorité et la supervision du Conseiller Technique Principal (CTP) du projet, et en collaboration avec les unités appropriée du PNUD, l’Operations Manager sera chargé d’apporter un appui-conseil et assumer, de manière non limitative, les tâches et responsabilités suivantes - le tout conformément aux règles du PNUD relatives aux normes et les procédures.

  • Conseiller sur les politiques opérationnelles relatives à l'exécution du projet et de sa gestion;
  • Conformité des Opérations avec les règles, règlements, politiques du PNUD, mise en œuvre des stratégies opérationnelles, établissement des objectifs de gestion et de mécanisme d’évaluation des résultats;
  • Mise en place de système de collaboration avec des partenaires potentiels, développement de mécanisme de coopération avec les clients pour des objectifs de mobilisation de ressources;
  • Elaboration des Manuels de procédures internes en Finances, Ressources humaines, Approvisionnements, Logistique;
  • Contrôle, analyse de l’environnement opérationnel et réajustement des opérations et évaluation des risques;
  • Edification et partage de connaissances en matière de gestion et des opérations du Projet; organisation de la formation du personnel du Projet;
  • Développer des stratégies et procédures qui facilitent la gestion des ressources financières du projet et le décaissement des fonds dans les délais.

Conseils sur les politiques opérationnelles relatives à l'exécution des projets et gestion axée sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Veiller au respect des processus de mise en œuvre opérationnelle du projet;
  • Examiner les travaux trimestriels / annuels et les plans budgétaires ainsi que les plans de mise en œuvre détaillés en coordination avec l'équipe de projet.

Assurer la gestion des ressources financières efficaces et précise en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

  • Point focal pour la gestion opérationnelle, financière et administrative du Projet et des donateurs pour assurer que les opérations du Projet sont bien mises en œuvre;
  • Activités financières, système d'enregistrement financier et des rapports;
  • Mise en œuvre de contrôles internes efficaces, telles que l'entretien du système de contrôle des dépenses internes;
  • Planification, contrôle des dépenses et audit des ressources financières en conformité avec les règles et règlements du PNUD;
  • Coordination et coopération effective avec tous les partenaires de mise en œuvre avec une responsabilité directe sur les activités du Projet;
  • Gestion efficace des contributions et leur comptabilisation pour s’assurer que les fonds sont bien identifiés et postés et les documents justificatifs mis à disposition;
  • Organisation et supervision des processus de gestion des fonds du Projet, y compris la gestion des liquidités, la recommandations du niveau d’imprest, évaluation des risques, gestion des relations bancaires, comptabilisation et réconciliation de toutes les transactions, sécurité des fonds;
  • Suivi des rapports d’exception pour les activités inhabituelles, transactions et investigation des anomalies et transactions inhabituelles. Mise à disposition d’informations aux superviseurs et autres staff du PACEC et du Siège des résultats des investigations en cas de non résolution des exceptions;
  • Toutes les transactions financière sont identifiées, enregistrées et vérifiées conformément à IPSAS tel que défini dans les règles et procédures;
  • Participation dans l’élaboration des plans de travail annuels (PTA), activités prévues et plans opérationnels et financiers;
  • Préparation des comités de pilotage du projet et secrétariat desdits comités;
  • Suivi des activités prévues dans le PTA et mise à jour;
  • Superviser les activités de procurement, ressources humaines, finances et administration générale du projet et la revue des plans de travail des unités sous sa supervision;
  • Préparer les ToR des missions d’audit et suivi des audits du projet;
  • Remplacer le CTP en cas d’absence.

Veiller à la passation des marchés efficace et services logistiques, supervision de l'équipe en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants:

  • Préparation du plan d’achat du projet et suivi de sa mise en œuvre;
  • Les stratégies d'acquisition, y compris la stratégie de "sourcing", sélection et évaluation de fournisseurs et gestion de la qualité;
  • Révision des termes de référence afin d’assurer la qualité des intrants à acquérir;
  • Conformité des approvisionnements et achats avec les règles et les règlements de l’Organisation. Elaboration des stratégies d’achats du Projet y compris les stratégies de recherche de prestataires, la sélection et l’évaluation, la gestion de la qualité, des relations avec les clients, promotion de e-procurement, évaluation des performances;
  • Manager de niveau 2 dans Atlas;
  • Mise en place d’un système de contractualisation stratégique pour les achats;
  • Suivi de la gestion efficace des biens et des services logistiques;
  • Suivi de l’inventaire des équipements du Projet conformément aux dispositions IPSAS;
  • Inventaire des biens et équipements du projet (assets).

Assurer la gestion des ressources humaines efficace et l'administration générale du projet en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

  • Respect des règles et règlements en matière de recrutement et de gestion des ressources humaines pour le projet du PNUD;
  • Préparation d'un plan de recrutement et élaboration des descriptions de poste pour le personnel nécessaire;
  • Appui aux processus de recrutement et travaillera en étroite collaboration avec l'unité des ressources humaines du bureau du PNUD en République Centrafricaine;
  • Mise sur pied et à jour des mécanismes de gestion efficace des performances et des systèmes de développement du staff. Garantir l’accès approprié aux activités de formations à tout le staff;
  • Mise sur pied d’un plan de transport et de mobilité du personnel et toute autre tâche administrative pour faciliter le fonctionnement de l’équipe.

Partage des connaissances et renforcement des capacités:

  • Formation et renforcement des capacités des partenaires de mise en œuvre dans son domaine de compétences pour promouvoir l’appropriation des futurs processus électoraux en RCA;
  • Récapitulatif des meilleures pratiques et partage avec la partie nationale, le PNUD et sur les réseaux.

Assurer les activités de clôture du projet:

  • Coordination et appui dans la préparation des rapports finaux du projet à soumettre au CTP, au comité de pilotage et au PNUD;
  • Préparation des actions de suivi et les soumettre à l’attention du CTP;
  • Archivage de toute la documentation du projet;
  • Gestion des processus de transfert des biens et équipements, documents, dossiers à la partie nationale, tel que requis.

Competencies

Compétences fonctionnelles:

Nouer des Partenariats Stratégiques:

Identifier et construire des partenariats

  • Travailler effectivement en réseau avec les partenaires et saisir les opportunités de nouer des alliances stratégiques pertinentes au mandat et à l’agenda stratégique du PNUD;
  • Identifier les besoins et interventions pour le renforcement des contreparties, clients et partenaires potentiels;
  • Déployer des initiatives, des défis et capacité à accepter des responsabilités additionnelles.

Promouvoir la Formation Organisationnelle et le Partage des Connaissances:

Développer des outils et mécanismes

  • Participer au développement des mécanismes, identifier de nouvelles approches et stratégies qui promeuvent la formation et le partage des connaissances au sein de l’organisation en utilisant des méthodes formelles et informelles.

Connaissance et Expertise Technique:

Connaissance profonde du domaine

  • Comprendre des aspects plus avancés du domaine primaire de spécialisation ainsi que les concepts fondamentaux des disciplines affiliées (gestion des ressources financières et humaines, contrats, biens et équipements, achats, technologie de l’information et de la communication, services généraux);
  • Servir comme consultant interne dans le domaine d’expertise et partager les connaissances avec le personnel;
  • Continuer d’explorer des approches et systèmes nouveaux et améliorés pour accomplir le travail de l’unité;
  • Se tenir au courant des nouveaux développements dans le domaine de discipline et connaissance professionnelle et chercher des voies de développement professionnel;
  • Démontrer une compréhension étendue des technologies de l’information et les appliquer dans l’accomplissement des tâches.

Promotion du Changement Organisationnel et le Développement:

Assister les collègues dans l’adaptation au changement

  • Faire une analyse appropriée du travail et assister dans la restructuration pour établir des standards clairs de mise en œuvre.

Elaboration et Mise en œuvre des Systèmes de Gestion:

Elaborer et mettre en œuvre les systèmes de gestion

  • Elaborer des recommandations en rapport avec l’opérationnalisation des systèmes au sein des unités organisationnelles;
  • Identifier et recommander les mesures pour remédier et résoudre les problèmes dans la mise en œuvre ou l’élaboration des systèmes.

Clientèle:

Contribuer aux résultats positifs pour le client

  • Anticiper sur les besoins des clients;
  • Démontrer une compréhension des perspectives des clients;
  • Solliciter un feedback sur les services fournis et leur qualité.

Promouvoir la Redevabilité et la Gestion Axée sur les Résultats:

Contribuer à l’élaboration des standards et des politiques

  • Contribuer au développement des standards organisationnels de redevabilité.

Compétences de base:

  • Démonstration / sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité;
  • Démonstration d’une connaissance de base et d’un grand sens du jugement;
  • Développement personnel, prise d’initiative;
  • Agir comme un membre d’équipe et faciliter le travail en équipe;
  • Facilitation et encouragement à une communication ouverte au sein de l’équipe, communication effective;
  • Création des synergies à travers le contrôle de soi;
  • Gestion des conflits;
  • Formation et partage des connaissances et encourager à former les collègues;
  • La promotion de la formation et la gestion / partage des connaissances sont la responsabilité de tout personnel;
  • Information et prise de décision transparente;
  • Professionnalisme : Avoir une bonne connaissance des règles et procédures de l’ONU en matière de programmation;
  • Leadership : aptitude à travailler dans une équipe pluridisciplinaire de haut niveau et à coordonner les activités d'un groupe de travail;
  • Planification et organisation : faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail;
  • Communication : être capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement;
  • Aptitude technologique : bonne maîtrise de l'outil informatique y compris le power point et l’Excel ainsi qu’une maîtrise du système ATLAS;
  • Travail en groupe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Required Skills and Experience

Education

  • Diplôme universitaire de niveau Bac + 4 (Maîtrise ou équivalent), en administration des affaires, gestion, Finance, Comptabilité, sciences sociales, développement international, économie. La combinaison expérience professionnelle et diplôme de premier cycle universitaire (Bac +3) est acceptable;
  • Certification du PNUD Achats, Finance et Comptabilité.

Expérience

  • 5 ans d'expérience de travail pertinente, au moins 2 qui impliquent une expérience de haut niveau similaire de la gestion opérationnelle de projet ou de programme; 3 ans au moins d'expérience pertinente en matière de gestion électorale;
  • Pour les candidats titulaires d’un Bac+3, une expérience minimale de 7 ans est requise;
  • Expérience de la gestion opérationnelle, y compris la connaissance de travail détaillé des ressources humaines, les achats, les TIC, la finance, la gestion d'actifs et de la logistique;
  • Expérience dans un contexte international avec l'ONU ou avec des organisations internationales, ou contexte similaire;
  • Expérience de  gestion des ressources financières;

Connaissances informatiques:

  • Expérience en informatique, y compris connaissance de travail de MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Front Page, Adobe In-Design et systèmes de gestion basés sur le Web. Bonne connaissance de Atlas;

Langues:

  • Maitrise du français (écrite et orale) et bonne connaissance de l’anglais (écrite et orale).

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.