Background

Dans le cadre de son plan stratégique 2014-2017, le Bureau ONU Femmes Mali met en œuvre un Programme intitulé  « Promotion du Genre et de l’égalité des sexes dans le contexte de conflit au Mali ». L’objectif de ce programme est d’assurer la participation des femmes à la prise de décision à tous les niveaux  dans la situation actuelle du Mali, et d’appuyer la prise en compte du Genre dans la réponse humanitaire et dans la consolidation de la paix au pays.

Il comporte 5 composantes : (i) Genre et gouvernance : leadership accru des femmes et participation à la résolution du conflit ; (ii) Autonomisation économique des femmes rurales et des opératrices économiques dans le contexte de l’insécurité alimentaire et du changement climatique ; (iii) Promotion des droits des femmes/filles affectées par le conflit et lutte contre les violences basées sur le Genre/Viols ; (iv)  Assistance psychosociale et économique aux femmes et filles déplacées ; (v) Prise en compte du Genre dans les programmes, politiques et budgets nationaux et dans l’action humanitaire.

Sous la direction et la supervision directe de la Spécialiste Programme, l'Assistant(e) de Programme fournira un appui technique et efficace pour la planification, la gestion des données, et la mise en œuvre des programmes du bureau pays. L'Assistant(e) au Programme travaille en étroite collaboration avec l'expert en Suivi-Evaluation pour la consolidation des rapports de contribution des différents partenaires.

L'Assistant de programme travaille en étroite collaboration avec le personnel du Programme, des Opérations, et des projets pour résoudre si nécessaire les problèmes budgétaires, administratifs et financiers et le partage d'informations.

Duties and Responsibilities

Résumé des principales fonctions:

• Appui à la gestion du Programme;
• Appui à la gestion financière;
• Appui administratif au Programme.

Appui à la gestion du Programme en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Apporter un appui administratif et programmatique à l’équipe de Programme dans la préparation des plans de travail, budgets et propositions dans le processus de mise en œuvre des programmes;
• Avec l’orientation du superviseur, assembler les documents de briefing, préparer les PowerPoint et d’autres présentations du Programme;
• Identifier les sources, collecter et compiler les données et informations pour la préparation des documents, guidelines, discours et interventions;
• Assister l’équipe de Programme dans le cadre de l’audit des Projets et Programmes et appuyer la mise en œuvre des recommandations des audits;
• Appuyer l’équipe en apportant de l’assistance aux partenaires d’exécution  dans les processus de mise en œuvre des projets et le suivi de l’utilisation des ressources financières.

Appui à la gestion financière en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Créer des projets dans Atlas, préparer les révisions budgétaires requises, la révision et le suivi du statut des projets, des fonds non utilisés, la clôture opérationnelle et financière d’un projet;
• Créer les réquisitions dans Atlas pour les projets en cours et effectuer la réception des matériels dans Atlas;
• Appuyer l’équipe de Programme dans la gestion financière des programmes;
• Organiser, compiler des renseignements des donateurs, de l’équipe Programme en termes d’inputs des différents documents et bases de données;
• Appuyer l’équipe Programme dans le suivi et production de rapports pour les ressources mobilisées.

Appui administratif au Programme en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants:

• Apporter un appui administratif à l’équipe Programme dans l’organisation des événements, meetings et autres ateliers;
• Faire des arrangements pour les missions officielles de l’équipe Programme par la préparation des réquisitions et claims y afférents;
• Faire le draft des correspondances non substantielles;
• Organiser et maintenir à jour le classement physique et électronique des dossiers pour un accès facile tout en veillant sur la confidentialité;
• Organiser et coordonner le classement des correspondances/documents et s’assurer de leur mise à jour régulière;
• Maintenir à la fois les copies dures et électroniques des classements du bureau en identifiant clairement les différents types de dossiers;
• Créer et maintenir convenablement les références des dossiers reçus électroniquement.

Impact des résultats:

• Les résultats clés auront un impact sur l’efficience globale du Bureau Pays, en particulier en ce qui concerne la gestion des programmes et le succès de la mise en œuvre des stratégies programmatiques;
• L’analyse précise et la présentation des informations fiables renforcent la crédibilité d’ONU-Femmes pour la mise en œuvre des programmes;
• Les informations fournies facilitent la prise de décision par le management.

Competencies

Valeurs et Principes:

Intégrité:

• Faire preuve d’intégrité dans la défense et la promotion des valeurs de l’ONU Femmes dans les actions et les décisions, en lien avec le Code Conduite des Nations Unies.

Professionnalisme:

• Faire preuve  de compétence et d’expertise avérée dans le domaine professionnel.

Sensibilité culturelle/Valorisation de la diversité:

• Faire montre de son appréciation de la nature multiculturelle de l’organisation et de la diversité culturelle du personnel;
• Avoir une vue internationale, apprécier les différences de valeurs et apprendre de la diversité culturelle.

Compétences de base:

Ethique et Valeurs:

• Démonstration/ Sauvegarde de l’Ethique et de l’intégrité.

Connaissance de l’organisation:

• Démontrer une bonne connaissance de l’organisation et avoir un sens de bon jugement;
• Développer et renforcer l’équipe / Coaching and Mentorat : auto développement, prise d’initiatives et coaching du personnel de l’équipe.

Travail en équipe:

• Construire et promouvoir des équipes efficaces.

Communiquer l’information et les idées:

• Faciliter et encourager la communication ouverte au sein de l’équipe, communiquer efficacement.

Auto-gestion et intelligence émotionnelle:

• Créer des énergies à travers la maitrise de soi.

Gestion des conflits / Négocier et résoudre les désaccords

• Faire preuve d’une disposition à négocier et résoudre des conflits.

Partage de la connaissance / Apprentissage continue:

• Partage de la connaissance dans l’organisation et promouvoir une culture de partage de la connaissance.

Compétences Fonctionnelles:

• Très bonne capacité d’analyse et portée sur les résultats;
• Approche orientée client dans le travail;
• Capacité de gérer les relations et de communiquer;
• Connaissance approfondie des procédures et règles de comptabilité financière;
• Excellente connaissance et application des technologies informatiques et systèmes de gestion;
• Capacité à faire des inputs dans les processus de gestion, d’adaptation et de mise en place de nouveaux systèmes.

Required Skills and Experience

Education:

• Niveau de fin d’étude secondaire en gestion, finances ou comptabilité ou équivalent;
• Diplôme universitaire en sciences sociales, politiques ou économiques ou en administration publique est un atout, mais n’est pas obligatoire.

Experience:

• Une expérience avérée de 5 ans au moins dans la gestion financière et opérationnelle ou d’appui au Programme dans une grande entreprise ou organisation est requise;
• Une connaissance approfondie d’Excel et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet;
• Avoir une bonne connaissance du SNU serait un atout;
• Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels (MS Word, Excel, etc)  une connaissance approfondie d’Excel et une expérience dans la gestion des systèmes de gestion basés sur Internet.

Langue:

• Maitrise du Français parlé et écrit est requise et une bonne connaissance de l'anglais est un atout.