Background

Lancé en 1992, année de tenue du Sommet de la Terre de Rio de Janeiro, le « Small Grant Programme (SGP) » a pour mission l’appui aux ONGs et les communautés locales des pays en voie de développement menant des actions et projets en rapport avec la réduction des effets des changements climatiques, la conservation de la biodiversité, la protection des eaux internationales, la réduction de l’impact des polluants organiques persistants et la prévention de la dégradation des sols, toutes ces actions étant directement liées à l’amélioration, de manière durable, du niveau de vie de ces communautés de base.  Le SGP est mis en œuvre par le Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) en lieu et place du « Global Environment Facility (GEF) », et il est exécuté par le Bureau des Services des Projets des Nations Unies (UNOPS).

Pour mieux faire face à ses multiples défis et réaliser une meilleure performance dans l’atteinte des résultats fixés dans le cadre de sa stratégie pour le 6ème round des subventions du FEM destinées à la Société Civile (spécialement au niveau de la base), le Programme recrute un(e) Assistant(e) au Programme pour un appui quotidien efficace et efficiente à l’équipe du PMS. Cet(te) Assistant(e) au Programme est recruté à temps partiel, c’est-à-dire qu’il sera employé pendant 15 jours ouvrables par mois.  

Duties and Responsibilities

Sous la supervision générale du Coordonnateur National du FEM / Programme des Micro subventions,  l’Assistant(e) au Programme assurera les fonctions suivantes:

Fonctions techniques:

  • Apporter un appui quotidien à une mise en œuvre efficace du programme et assurer la conformité des produits et résultats attendus avec les objectifs et plans de travail;
  • Aider le Gestionnaire du Programme (GP) dans l’analyse préalable des idées de projet et des propositions de projet, et évaluer les aspects financiers des propositions des projets;
  • Assister le GP dans l’élaboration et l’amendement des formulaires de demande et autres outils de gestion, des besoins du programme et des autres documents du PMS;
  • Organiser des sessions de plaidoyer en faveur du PMS, des ateliers, des table-rondes, des missions pour le GP et d’autres événements en faveur du PMS;
  • Préparer des rapports d’avancement et d’autres matériels de rapportage à l’intention du Bureau Central de gestion du Programme (CPMT), de l’UNOPS et du bureau pays du PNUD, et assister le GP dans la préparation des rapports d’avancement mi- annuel;
  • Préparer des articles, publications, discours, lettres, memos et autres documents pour le GP, et répondre aux questions relatives au programme PMS;
  • Créer/maintenir la base de données des projets et la base de données des parties prenantes PMS;
  • Appuyer le Coordonnateur National du FEM / Programme des micro subventions dans le suivi des projets sur terrain en cas de besoin;
  • Maintenir / mettre à jour les informations du PMS sur le site Internet du bureau Pays PNUD;
  • Appuyer et assister le GP chaque fois que nécessaire.

Gestion Financière:

  • Examiner et traiter les requêtes de paiement des bénéficiaires et des fournisseurs de services avec les approbations et autorisations nécessaires, en veillant à une prompte exécution des paiements;
  • Maintenir l’intégrité financière du programme avec le bureau pays du PNUD et avec l’extérieur, mettre en œuvre et superviser le système comptabilité et les bases de données du budget opérationnel du pays de mise en œuvre du PMS;
  • Préparer et maintenir le tableau et le calendrier des déboursements des subventions;
  • Examiner les rapports financiers soumis par les bénéficiaires et informer le GP comme souhaité;
  • Préparer les propositions de budget administratif;
  • Entrer, extraire, transférer les données de l’ATLAS et de la base de données PMS et produire des rapports comme souhaité;
  • Gérer la petite caisse du PMS, faire et transmettre les rapports y relatifs ;
  • Etablir les vendors, les POS et les dispatchs dans ATLAS;
  • Fournir d’autres rapports financiers comme souhaité.

Fonctions administratives :

  • Assurer l’acquisition des équipements et fournitures du bureau (communication et équipements audio, fournitures diverses, etc.);
  • Préparer les correspondances et communications de routine;
  • Préparer les fonds de dossier, mettre à jour les données pertinentes en rapport avec les domaines du programme et compiler le matériel de base pour le GP et le Comité National de Pilotage (CNP);
  • Suivre les démarches de voyage et les paiements des perdiems pour le GP et les membres du CNP;
  • Assurer le respect des dates limites de rapportage et/ou de soumissions imposées par le CPMT;
  • Appuyer activement le programme PMS et l’équipe du CNP dans la gestion des connaissances et le développement d’un réseau de connaissance;
  • Assurer la gestion des absences de tout le personnel de projet en qualité de leave monitor;
  • Assurer toute autre tâche selon les besoins et sur demande du coordinateur de programme.

La diligence dans la préparation des budgets facilitera la planification financière du FEM / Programme des Micro subventions. L’application des procédures financières du PNUD assurera une gestion transparente des fonds du FEM / Programme des Micro subventions projet. Le respect des échéanciers pour le paiement des fournisseurs et dans la production des rapports financiers contribuera à l’atteinte des objectifs du FEM / Programme des Micro subventions. Le suivi des projets sur terrain. contribuera à l’atteinte des objectifs du FEM / Programme des Micro subventions

Competencies

Compétences fonctionnelles:

Construction de partenariats:

Partage et Maintien des informations

  • Démontre la capacité à développer et à maintenir de bonnes relations avec les collègues et les partenaires;
  • Prépare et fournit les rapports financiers des ressources utilisées sur demande du superviseur dans l’optique de renforcer le partenariat;
  • Veille au renforcement des capacités en suivi et gestion financière des partenaires d’exécution.

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances:

Recherche fondamentale et analyse

  • Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage.

Promotion des changements et du développement organisationnels:

Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

  • Est Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions.

Compétences professionnelles/Expertises techniques:

Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

  • Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste;
  • Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et les applique de façon constante dans le travail;
  • S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage;
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien;
  • Est apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail;
  • Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité;
  • Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier.

Est apte à travailler en équipe:

  • Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité;
  • A de bonnes capacités à développer ses compétences personnelles et professionnelles.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion:

Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

  • Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion;
  • Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion.

Orientation vers le Client:

Entretien de bonnes relations avec les clients

  • Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais;
  • Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun;
  • Répond rapidement aux besoins des clients. 

Promotion de la recevabilité et de la gestion basée sur les résultats:

Collecte et diffusion des informations

  • Met en place et entretient les bases de données;
  • Assure la préparation à temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Compétences générales:

  • Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité;
  • Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement;
  • L’auto développement, la prise d’initiative;
  • Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe;
  • Une aptitude à travailler en équipe dans un environnement multiculturel et multi ethnique avec la sensibilité et le respect de la diversité;
  • Une bonne capacité interpersonnelle;
  • Avoir une bonne capacité rédactionnelle.

Planification et organisation:

  • Faire preuve d'une capacité à planifier et à organiser son travail.

Communication:

  • Etre capable d’écrire de façon claire et concise et de bien s’exprimer oralement.

Aptitude technologique:

  • Bonne maîtrise de l'outil informatique et capacité de s’adapter rapidement aux exigences du changement technologique.

Travail en équipe:

  • Aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective de bonnes relations de travail aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu'avec des personnes ayant des cultures différentes, dans le respect de la diversité.

Intégrité:

  • Aptitude à se conformer aux règles et procédures de passations des marchés.

Required Skills and Experience

Etudes:

  • Diplôme de niveau A1 en gestion, finances, comptabilité, commerce ou tout autre domaine apparenté avec une préférence en gestion des affaires ou en Science de l’Environnement;
  • La détention d’une licence dans ces mêmes domaines constitue un atout.

Expérience:

  • Un minimum de 5 ans d’expérience en administration et finances ou dans le domaine fonctionnement des programmes et exécution financière et technique des dossiers sont requis;
  • Avoir une expérience comme membre d’une équipe de gestion d’un projet de développement;
  • Expérience dans l’utilisation de l’Informatique (MS Word, Excel, Power point, Outlook, etc.) et une connaissance avancée des tableurs et bases de données, une expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion ainsi qu’une bonne maitrise des logiciels de gestion financière, de préférence PeopleSoft;
  • Expérience dans une organisation internationale et/ou expérience des mécanismes de gestion du système des Nations Unies constitue(nt) un avantage certain;
  • Une connaissance de IPSAS et/ou de IFRS est souhaitable.

Langues requises:

  • Une excellente maîtrise de la langue française est exigée;
  • Une bonne connaissance de l’anglais serait considérée comme un avantage.

Note:

  • Ce poste est ouvert uniquement aux candidats de nationalité burundaise;
  • Les candidatures féminines qualifiées sont fortement encouragées ;
  • Cet(te) Assistant(e) au Programme est recruté à temps partiel, c’est-à-dire qu’il sera employé pendant 15 jours ouvrables par mois.