Background

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Déclaration de Paris (DdP 2005), du Programme d’Action d’Accra (PAA 2008) et du récent Partenariat de Busan pour une Coopération Efficace au Service du Développement adopté en décembre 2011, le Groupe  des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) du Mali a mis en place en 2007 un mécanisme destiné à harmoniser leurs interventions dans l’accompagnement de la mise en œuvre des priorités nationales d’une part et d’autre part  à  se concerter dans le cadre de leur dialogue avec le Gouvernement du Mali (GdM) et les autres familles d’acteurs . 
L’ensemble des PTF intervenant au Mali, essentiellement ceux dits « traditionnels », participent sur une base volontaire aux travaux de ce

Groupe  qui est structuré à 2 niveaux:

Le Collectif des PTF réorganisé en 2014 se subdivise en deux entités: 

• Le Groupe Exécutif de Coopération (GEC) a pour  objet de traiter des thématiques et enjeux relatifs aux politiques de développement (« policy dialogue ») (ex : politiques macroéconomiques et réformes des finances publiques, politiques sectorielles santé, éducation, environnement), des questions liées à l’efficacité du développement et à la coordination des interventions des partenaires techniques et financiers (agendas internationaux);
• Elle traite également du mode organisationnel des PTF et de ses interactions avec les autres acteurs. Le GEC  est composé  des chefs de coopération, représentants résidents, chefs et directeurs d’agences;
• Il se réunit en Réunion Mensuelle de concertation ; il se réunit également une fois par an en Retraite  afin de faire le bilan, dégager les priorités et valider le Programme de Travail des PTF de l’année en cours;
• Le Groupe des Ambassadeurs (GA)  est composés des ambassadeurs et représentants résidents ayant rang;
• L’objet du GA est, dans une perspective de complémentarité avec le Groupe Exécutif de Coopération, de traiter du dialogue politique dans ses dimensions stratégiques et sensibles, notamment les questions de droits humains, de réconciliation nationale, d’Etat de droit, les défis sécuritaires ou de tout autre thématique soumise à elle par le Groupe Exécutif de Coopération.

Les Groupes Thématiques dont certains comportent  des sous-groupes thématiques. Les Groupes Thématiques (GT) ou sectoriels représentent les cadres de concertation des PTF au niveau sectoriel. Tout en maintenant le principe de la concertation entre PTF, les GT, dans le cadre de leur fonctionnement,  évoluent vers celui de la mixité avec le GdM sous le leadership de ce dernier. Les GT sont responsables du suivi des engagements et des politiques relevant de leur secteur. La réorganisation intervenue en avril 2015 a fait leur nombre de dix (10) à treize par la transformation de trois (3) Sous-Groupes Thématiques (SGT) en GT. Cette structuration reste évolutive afin de s’adapter de façon permanente au contexte. Les GT et SGT sont coordonnés par un PTF qui assure l’interface du dialogue avec le GdM et les autres familles d’acteurs pour une durée, en général de deux ans. Les coordonnateurs de GT et SGT disposent d’un cadre de concertation qui se réunit trois (3) à quatre (4) fois dans l’année. 
Ces différents cadres sont animés par la Troïka élargie, elle-même composée sur une base rotative, par le Chef de file PTF (un bilatéral ou multilatéral), deux bilatéraux, un multilatéral et de la MINUSMA présente au Mali depuis la survenue de la crise. 
Outre ces cadres de concertation PTF, il existe des cadres conjoints au niveau sectoriel et général (Rencontre Premier Ministre Troïka élargie, Revue CSCRP, Revue Budgétaire Conjointe…) entre les PTF et le Gouvernement du Mail et les autres acteurs au niveau national. 
La crise intervenue au Mali depuis mars 2012 a fortement impacté le contexte ainsi les priorités. De façon générale, l’insécurité demeure une préoccupation principale, notamment dans les régions Nord du pays, ayant pour conséquence immédiate la difficulté dans la délivrance des interventions tant humanitaires que de développement.

De façon spécifique le contexte actuel est marqué par: 

• la mise en œuvre de l’accord pour la paix et la réconciliation issu du processus d’Alger;
• la finalisation de l’élaboration de la  Stratégie Comme d’Accompagnement Pays (SCAP 2015-2018), y compris son plan d’action et sa stratégie de communication, destinée à assurer un appui coordonné des PTF dans la mise en  œuvre des priorités du GdM;
• La relecture du document du Cadre Stratégique pour la Croissance et la Réduction de la Pauvreté (CSCRP 2012-2017) afin de disposer d’un document de référence unique;
• L’instauration en 2013 et la poursuite de la tenue régulière du cadre conjoint de dialogue de haut niveau entre le PM et la Troïka élargie qui s’est doté en 2015 de thématiques prioritaires du dialogue politique;
• Un processus d’organisation d’élections en cours qui devrait permettre la tenue des élections régionales et municipales en 2015;
• Le diagnostic organisationnel prévu en 2015 afin d’adapter le mandat du Pool Technique des PTF au contexte marqué par de profondes mutations.

Actuellement, le Pool Technique des PTF est constitué d'une équipe permanente de cinq  personnes:

• Un  expert/coordonnateur;
• Deux assistants techniques spécialisés en coordination de l’aide;
• Une assistante chargée de gestions technique, administrative et financière et un chauffeur.

Le présent recrutement, concernant  le poste d’assistant (e) chargée de gestions technique, administrative et financière,  vise à maintenir les capacités opérationnelles actuelles du Pool Technique des PTF et sera pris en charge par le panier conjoint géré selon les procédures du PNUD.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision de l'Expert Coordonnateur, l'assistant (e) aura pour rôle essentiellement: 

Gestion des réunions:

• Organiser les Réunions Mensuelles et extraordinaires du GEC et du GA, la Retraite Annuelle des PTF, les Réunions des Coordonnateurs des Groupes Thématiques et toute réunion spécifique (organisation logistique, intervenants, convocation, reproduction et distribution des documents, liste de présence);
• Proposer des éléments permettant d’alimenter les projets d’agenda de la Retraite Annuelle des PTF, des réunions mensuelles et extraordinaires du GEC et du GA,  des réunions  des coordonnateurs des groupes thématiques;
• Proposer  des éléments permettant d’alimenter l’élaboration des  versions provisoires du programme de travail des PTF;
• Proposer une version provisoire du  programme de travail assorti du  budget annuel, du bilan du Pool Technique ainsi qu’une version provisoire  des  notes d’activités trimestrielles;
• Proposer des éléments permettant l’élaboration d’une version provisoire du programme de travail conjoint des structures colocalisées (Secrétariat à l’Harmonisation de l’Aide, Cellule Technique du Cadre Stratégique de Lutte contre la Pauvreté);
• Intégrer les éléments permettant  l’actualisation des différents documents  en fonction des évolutions;
• Assurer la diffusion de l’information concernant l’organisation, la tenue des réunions conjointes GdM-PTF et autres familles d’acteurs;
• Rédiger les comptes rendus et les diffuser dans les délais;
• Rédiger les projets de correspondance et effectuer le suivi;
• Apporter un appui à la mise en forme, la correction et la révision des documents produits par le Pool Technique;
• Tenir à jour les informations factuelles concernant le fonctionnement des GT.

Gestion de l’information: 

• Préparer, mettre à jour et diffuser le calendrier annuel indicatif des moments forts: rencontres, missions, revues, études, programmations;
• Tenir à jour l’agenda des réunions;
• Collecter et mettre à jour mensuellement le calendrier des évènements et rencontres organisés par les PTF, le GdM, les GT;
• Assurer la mise à jour (mise en ligne de documents) et faire des propositions de documents pour alimenter le site www.mali-apd.org;
• Constituer, actualiser et mettre à disposition  les  données sur les travaux des PTF (évaluations, études, revues de portefeuille de projets, documents de stratégie ….);
• Documenter les expériences dans le domaine de la gestion de l'aide extérieure (Collecte des Accords existants au Mali: MOU, Paniers Communs, Arrangements Spécifiques et d'autres expériences, Division du travail/complémentarité), en particulier de la mise en œuvre de la Déclaration de Paris, du Programme d’Action d’Accra (bonnes pratiques nationales et internationales) et assurer leur diffusion;
• Diffuser de façon ad hoc de documents aux PTF non membres du Groupe des PTF et autres acteurs au développement avec l’accord du Coordonnateur;
• Mise à jour régulière de la liste de distribution et coordonnées des PTF, établir et mettre à jour  une liste des structures du Gouvernement ainsi que des autres familles d’acteurs (OSC, secteur privé, élus…);
• Archivage (électronique et physique) des rapports, études, et autres documents clés ainsi que les documents des réunions mensuelles;
• Préparer une plaquette d’information afin de mieux faire connaître les mécanismes de concertation et de coordination de l’aide au Mali;
• Assurer la mise à jour et la diffusion de la plaquette.

Gestions administrative et financière:

• Assurer l’interface concernant  la gestion administrative du personnel  et tenir à jour les dossiers clé y relatifs (congés, fiche de présence…);
• Assurer le suivi des conventions de financement des partenaires participant au panier conjoint du Pool Technique et alerter pour toute question relative aux conventions;
• Assurer la gestion du courrier;
• Organiser l'ensemble des activités au niveau du secrétariat ;
• Initier et suivre l’acquisition des biens et services  et la réception des achats de fournitures et de consommables;
• Assurer le suivi des paiements des factures du Pool Technique et initier toute démarche pour le renouvellement des abonnements un mois avant leur date d’expiration;
• Effectuer l’inventaire du matériel et le tenir à jour;
• Veiller à l’entretien du matériel et à la salubrité des locaux;
• Tenir à jour la comptabilité du Pool Technique (enregistrement, classement des pièces comptables, requêtes de paiements) et mensuellement élaborer le tableau des dépenses.

Competencies

Compétences et Facteurs Critiques de Réussite:

• Démontrer son attachement à la mission, à la vision et aux valeurs du PNUD;
• Faire preuve de sa faculté d'adaptation et de sa sensibilité à la culture, au genre, à la religion, la race, la nationalité et à l’âge.

Compétences Fonctionnelles et Opérationnelles:

• Expérience dans une Organisation internationale ou mission diplomatique;
• Esprit d’équipe et une bonne communication;
• Grande maitrise des logiciels (Microsoft Excel, Word, power point, internet, etc.).

Gestion et Leadership:

• Aborder systématiquement le travail avec énergie et une attitude positive et constructive;
• Faire preuve de son habilité pour la communication orale et écrite;
• Rester calme, de bonne humeur et se contrôler même sous pression;
• Faire preuve d’ouverture au changement et d’habilité à gérer des complexités;
• Réagir positivement au feed-back critique et aux points de vue différents.

Comptences Corporatives:

Valeurs/Ethique:

• Démontre un engagement aux valeurs d’intégrité du PNUD et des standards éthiques;
• Fait la promotion de la vision, de la mission et des objectifs stratégiques du PNUD;
• Prend des actions appropriées au contexte religieux et culturel, et montre du respect, du tac et de la considération pour les différentes cultures;
• Traite les populations sans favoritisme.

Gestion des relations:

• Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active;
• Planifie, définit les priorités et exécute les tâches à temps;
• Etablit des objectifs et normes de performance clairs et des responsabilités, et assure la gestion;
• Favorise un environnement d’apprentissage;
• Facilite le développement des compétences personnelles et collectives;
• Fournit l’information orale et écrite d’une façon opportune, efficace et facilement compréhensible.

Leadership personnel et efficacité:

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD;
• Prévoit et donne satisfaction aux besoins d’informations de l’équipe;
• Fait des efforts pour accéder personnellement à des standards d’excellence;
• Pose des actes qui vont au-delà de la simple réponse à des besoins évidents de la situation considérée et persiste jusqu’au succès final;
• Prend des décisions opportunes et appropriées en tenant compte des enjeux variés et complexes et se tient responsable de l’impact de ces décisions.

Required Skills and Experience

Education:

• Diplôme d’enseignement supérieur (niveau bac +3 minimum) dans les domaines suivants gestion sciences économiques, sociales, ou tout diplôme équivalent.

Expérience:

• Expérience minimale de 05 ans dans un poste similaire au sein d’un organisme de coopération, d’un Projet/Programme de développement ou d’une entreprise;
• Connaissance de l’environnement des acteurs du développement tant du côté de la partie nationale que des partenaires techniques et financiers.

Langues:

• Excellente maîtrise du français;
• Bonne maitrise de l’anglais et excellente capacité en matière de rédaction.