Gestor /a Financiero y Administrativo


Location : Bogotá, COLOMBIA
Application Deadline :12-Nov-15 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-2
Languages Required :
English   Spanish  
Starting Date :
(date when the selected candidate is expected to start)
01-Jan-2016
Duration of Initial Contract :6 meses
Expected Duration of Assignment :6 meses con posibilidad de extensión

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

La Dirección de Política y Programa de Apoyo (Bureau for Policy and Programme Support, BPPS) proporciona la base para el trabajo temático mundial del PNUD. BPPS proporciona las herramientas, análisis y capacidades que las Oficinas de País necesitan para hacer una diferencia real en las áreas de práctica del PNUD. En consecuencia, BPPS es el patrocinador corporativo de la Gestión del Conocimiento para el PNUD y es responsable de asegurar que el conocimiento creado en cualquier nivel de la organización sea puesto a disposición de todo el personal para mejorar la efectividad organizacional. Lo hace a través del Grupo de Impacto para el Desarrollo (DIG), que ofrece un servicio corporativo entregando un conjunto central de soluciones de intercambio de conocimientos a toda la organización. Todas las actividades del DIG apoyarán los objetivos y resultados establecidos en el Plan Estratégico del PNUD 2014-2017.

El PNUD ha establecido un Centro Regional (RSC) para América Latina y el Caribe (LAC) con sede en Panamá para apoyar sus programas en la región. Entre los servicios que el Centro presta a las oficinas de país está la asesoría en la gestión de conocimiento para la mejora en los flujos de información, experiencias y buenas prácticas dentro de la organización y hacia los socios estratégicos en cada país y en otras regiones.

Un elemento de este trabajo de Gestión del Conocimiento del PNUD en América Latina es la formación a través del e-learning para el desarrollo (eL4D). Con más de 10 años de experiencia en procesos de formación virtual en la región, este componente se integra en el ciclo trabajo de gestión de conocimiento, como un mecanismo efectivo para la transferencia de conocimiento y el desarrollo de capacidades de los actores clave de las instituciones en la región: funcionariado público de diversos niveles (central, regional, local), representantes políticos (electos o no), líderes sociales y comunitarios (con especial énfasis en jóvenes, mujeres, indígenas y afrodescendientes), funcionariado PNUD y de otras agencias, entre otros.

La capacidad actual de brindar servicios de formación virtual comprende la posibilidad de acompañar a diversas instancias de PNUD y sus contrapartes nacionales y regionales en sus iniciativas mediante soluciones de e-learning para el desarrollo (eL4D). Este tipo de soluciones permiten traducir conocimiento teórico en herramientas prácticas listas para ser utilizadas en cada contexto; implementan metodologías de aprendizaje efectivas para transferir dicho conocimiento a las personas con capacidad de incidencia en las instituciones; son generalmente mediadas por TIC apropiadas a cada contexto que facilitan la generación de redes y el intercambio de saberes; y propenden por la articulación de comunidades de práctica y de aprendizaje continuo regionales.

Las iniciativas de eL4D que se implementan acompañando a las Oficinas de País, están diseñadas a la medida y de manera conjunta con las contrapartes, en aras de alinearse con los objetivos de cambio institucional planteados por la intervención. Asimismo, toman diversas formas: cursos virtuales, cMOOC (Community Masive Open Online Curses), semipresenciales, cursos de autoaprendizaje, portales web, repositorios de información, cartillas pedagógicas. Cabe destacar que ninguno de estos productos se diseña ni se implementa aisladamente, sino que se enmarca en los procesos que las oficinas del PNUD realizan en los países.

El/la Gestor/a financiero y administrativo trabajará bajo la orientación y supervisión del profesional en planeación, seguimiento y evaluación, y la coordinación del Equipo de Formación Virtual del equipo de Apoyo a Países y Programa Regional del Bureau para América Latina y el Caribe (CORE por sus siglas en inglés).

Objetivo:

Velar por alcanzar alta calidad, precisión y consistencia en el proceso financiero del equipo de formación virtual, manteniendo una orientación de atención al cliente que le facilite apoyar los distintos procesos misionales, de manera consistente con los principios y regulaciones del PNUD. El/la Gestor/a financiero y administrativo trabaja en articulación con el proceso de planeación, seguimiento y evaluación apoyando los distintos procesos de soporte transversal en la organización y aportando información que facilite la rendición de cuentas y presentación de resultados.


Duties and Responsibilities

Apoyar en la Operación de proceso financiero

Operar el modelo financiero del Equipo de formación virtual, por medio de herramientas de planeación y control de presupuesto, indicadores y metas, con el fin de garantizar un óptimo uso de los recursos y crecimiento de la organización.

  •  Garantizar la calidad del proceso financiero en el Equipo de Formación virtual
  •  Mantener controles internos sobre los procesos financieros
  • Efectuar una planificación adecuada, dando seguimiento al gasto de los recursos financieros de acuerdo con las normas, políticas y procedimiento del PNUD
  • Apoyar la creación de indicadores de gestión financiera
  •  Alertar sobre los posibles riesgos financieros que se puedan presentar en la operación de la organización
  • Apoyar a la coordinación de la organización en la toma de decisiones de diversa índole que busquen preservar el buen estado financiero y la estabilidad de la misma
  •  Promover al interior del equipo una cultura de auto sostenibilidad y uso eficiente de los recursos
  •  Llevar a cabo la gestión de financiera en el sistema Atlas, lo cual incluye el montaje de revisiones financieras, el montaje de documentos de soporte financiero, la revisión de reportes y cifras de gastos e ingresos, y la toma de decisiones sobre movimientos financieros que se deban llevar a cabo en el sistema para asegurar el alcance de objetivos específicos
  •  Articular el proceso de creación de presupuestos con las necesidades financieras globales de la organización
  •  Crear proyecciones financieras que vayan acorde con la estrategia de desarrollo y crecimiento de la organización dentro de su marco de intervención
  • Evaluar y mejorar los distintos procesos financieros, como la creación de presupuestos, establecimiento de precios y utilización de recursos, con el fin de garantizar la congruencia entre el valor que comunica la organización a sus socios frente al que finalmente entrega
  • Velar porque los distintos ciclos de proyectos en la Equipo de Formación inicien y concluyan de manera adecuada desde un punto de vista financiero
  •  Llevar el archivo físico de documentos financieros clave de cada proyecto y del Equipo de Formación en general
  •  Hacer seguimiento al recaudo de recursos financieros
  •  Actualizar de manera periódica los movimientos financieros que se deriven de la operación del Equipo de Formación, asegurando que la información financiera existente en un momento dado de tiempo sea verás y acorde a la realidad

Acompañar el proceso de creación de presupuestos de la organización proponiendo esquemas de inversión y desarrollo, y monitoreando y controlando la ejecución del mismo, con el fin de garantizar que los recursos sean asignados y utilizados de manera óptima

  •  Acompañar la elaboración del presupuesto de la organización;
  •  Apoyar el establecimiento de prioridades a la hora de asignar presupuesto;
  • Atender  las discusiones que se generen alrededor de la creación del presupuesto;
  •  Apoyar y acompañar la aprobación del presupuesto de la organización;
  •  Apoyar  y advertir la posibles variaciones entre el presupuesto establecido y la ejecución real de los recursos.

Apoyar a la planeación, articulación y ejecución de proyectos dentro de los procesos misionales del Equipo de Formación, brindando soporte en los procesos de negociación, planeación e implementación, aportando elementos que faciliten el cumplimiento de los objetivos específicos de cada iniciativa y de la organización misma de manera eficaz y eficiente.

  •  Acompañar las actividades de creación de presupuestos para los proyectos en negociación;
  •  Proveer escenarios de toma decisiones a la hora de pactar la ejecución de nuevos proyectos;
  •  Apoyar en la creación del plan de adquisiciones para la ejecución de los proyectos definiendo presupuestos adecuados;
  •  Apoyar la toma de decisiones en los proyectos externos del Equipo de Formación y en la organización en general, aportando criterios financieros relevantes que faciliten este proceso;
  • Apoyo al proceso PSE y operación del modelo organizacional.

Acompañar la operación del modelo de gestión organizacional en aspectos como el modelo financiero de la EV, las políticas organizacionales, la planeación general de proyectos y procesos, el monitoreo y auditoría, la dinámica de mejora continua e integración de mejores prácticas, en aras de avanzar hacia estándares de calidad acordes a la proyección de la EV.

  • Apoyar en la creación de herramientas que faciliten la comprensión del panorama financiero de la organización, aportando; claridades sobre las necesidades y decisiones requeridas para el beneficio de la misma;
  •  Apoyar los procesos de seguimiento y evaluación de los proyectos con el fin de garantizar que la ejecución de los mismos lleven a un cumplimiento de los objetivos de manera satisfactoria;
  • Apoyar la evaluación de los procesos internos de la organización con el fin de crear, modificar en innovar en los esquemas de operación de la organización con un enfoque de mejora continua;
  •  Apoyar en el diseño y administración de herramientas bajo metodologías cuantitativas y cualitativas para la recolección procesamiento y análisis de información relevante que promuevan la mejora continua dentro de la organización.

Apoyar en  a procesos administrativos

Apoyar el proceso de Gestión Administrativa de la Equipo de Formación con el fin de que ésta implemente el plan de adquisiciones anual de manera efectiva y de acuerdo a los lineamientos presupuestales de cada proyecto y de la organización de manera global, por medio del seguimiento a la compleción de las distintas contrataciones en sus momentos clave (asignación de recursos, expedición de contratos, pagos).

  • Apoyar la operación del proceso administrativo proporcionando información financiera y de planeación que permita concretar acciones (contratación o ejecución) necesarias para la implementación de los proyectos internos a la organización;
  • Apoyar  en  los recursos financieros a usar en cada contratación;
  • Apoyar el seguimiento a la expedición de contratos;
  • Apoyar seguimiento al pago a consultores externos;
  • Atender posibles inconvenientes con el pago a consultores externos.

Preparar   información y rendición de cuentas

Apoyar a la gerencia en el proceso de toma de decisiones en aspectos como sostenibilidad, proyección, posicionamiento y modelo de negocio de la organización, mediante análisis cuantitativos y/o cualitativos que aporten criterios de evaluaciones útiles y pertinentes a cada situación a evaluar.

  • Acompañar la toma de decisiones de inversión, gasto y contratación en los distintos proyectos internos de la organización, aportando de manera periódica información veraz y pertinente sobre la disponibilidad de recursos;
  • Aportar información, nuevas ideas y esquemas de gestión a la coordinación de la organización con el fin de promover una cultura de mejora continua interna;
  • Apoyar en los  informes periódicos de alerta y/o seguimiento que orienten al Profesional en planeación, seguimiento y evaluación, y a la coordinación general sobre el estado de la gestión organizacional y financiera;
  • Elaborar  y reportar información financiera y económica que dé cuenta del estado financiero de la organización y del uso de los recursos monetarios con los que ésta cuenta, ya sea dirigida a órganos internos del Sistema de las Naciones Unidas u órganos externos como socios nacionales e internacionales;
  • Apoyar en la definición del tipo de información financiera que se provee a socios y órganos internos al Sistema de las Naciones Unidas;
  • Apoyar en los eportar periódicamente la ejecución presupuestal al Profesional en planeación, seguimiento y evaluación, y a la coordinación de la organización;
  • Apoyar en la Facilitaación la realización de auditorías anuales de las entidades públicas y los sub-receptores, según lo establecen las políticas de PNUD;
  • Apoyar en la Elaboración informes con indicadores técnicos y financieros para donantes actuales y socios estratégicos, ya sea a demanda o como parte de la rendición de cuentas que lleva la organización;
  • Apoyar en Gel acceso a toda la información pertinente por parte de los auditores externos y apoyar en el seguimiento a los informes de auditoría para asegurar que las debilidades identificadas sean resueltas satisfactoriamente.


Competencies

Competencias corporativas:

  • Demostrar integridad y justicia, moldeando los valores y estándares éticos de UN;
  • Promover la visión, misión y objetivos estratégicos de la Equipo de Formación Virtual.
  •  Mostrar temas de afinidad cultural, de género, religión raza, nacionalidad y sensibilización hacia la edad y adaptabilidad.
  • Tratar a todo el mundo de forma justa y sin favoritismos.
  •  Excelentes relaciones interpersonales y de trabajo en equipo,  respeto por los compañeros y compañeras independientemente de las diferencias sociales, étnicas, culturales y sexuales.

Competencias funcionales:

Gestión del Conocimiento y Aprendizaje:

  • Promover una cultura de intercambio de conocimientos y aprendizaje.
  • Trabajar activamente hacia un aprendizaje continuo personal.
  • Trabajo en equipo de manera proactiva y propositiva.
  • Demostrar comunicación oral y escrita, con experiencia en procesos de consulta y presentación de productos de conocimiento.
  • Demostrar apertura al cambio y capacidad para gestionar las complejidades.

Desarrollo y eficacia operacional

  • Excelente capacidad de redacción e interlocución;
  • Buen manejo de tecnología y conocimiento de plataformas virtuales de aprendizaje;
  • Capacidad para trabajar en un entorno complejo que requiere de enlace y colaboración con múltiples actores;
  • Capacidad para demostrar sensibilidad, tacto y diplomacia;
  • Buen conocimiento de programas del PNUD o de otras agencias de cooperación.

Criterio/Realización de Conocimiento:

  • Criterio maduro e iniciativa;
  • Enfoque de satisfacción al cliente;
  • Capacidad para trabajar en un ambiente bajo presión;
  • Autonomía y liderazgo;
  • Capacidad de adaptación al cambio y flexibilidad;
  • Capacidad de respuesta positiva y retroalimentación ante diferentes puntos de vista.


Required Skills and Experience

Educacion:

  • Licenciatura  en Economía, Administración, Contaduría y afines; Ingeniería, Administración de Proyectos y afines.

Experiencia:

  • 3 años de experiencia en funciones administrativas;
  •  Experiencia previa en iniciativas de formación para el desarrollo realizando funciones asociadas a procesos de planeación, seguimiento y evaluación, administración de recursos, gestión de los resultados organizacionales, etc.
  •  Experiencia en funcionamiento por proyectos formados por equipos multidisciplinares;
  •  Se valorará familiaridad y experiencia con los enfoques de planificación y monitoreo manejados por PNUD;
  •  Experiencia en enfoque de atención al usuario, en manejo del bienestar de comunidades de estudiantes;
  •  Se valorará experiencia en tratamiento estadístico de datos cuantitativos y cualitativos y su análisis para investigación social.

Idioma:

  • Excelente manejo oral y escrito del español;
  • Dominio de inglés.

Nacionalidad:

  • Sólo podrán aplicar a esta vacante ciudadanos colombianos o extranjeros residentes en Colombia con permiso de trabajo vigente.

Nota:

  • Todas las aplicaciones deben incluir un solo archivo adjunto que consta de un curriculum actualizado y el formulario de antecedentes personales firmado P11 - Personal History Form;
  • Las aplicaciones sin el P11 completo y firmado y, sin el curriculum, serán consideradas incompletas y no serán tomadas en cuenta para una evaluación adicional;
  • No se considerarán las solicitudes recibidas después de la fecha límite.



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