Jobs - 63791- Assistant/e Personnel/le du Chef du Bureau

Assistant/e Personnel/le du Chef du Bureau

Location :

Dakar, SENEGAL

Type of Contract :

FTA Local

Starting Date :

01-Apr-2016

Application Deadline :

11-Feb-16 (Midnight New York, USA)

Post Level :

GS-5

Duration of Initial Contract :

Un an renouvelable si fonds disponibles

Languages Required :

English French

Expected Duration of Assignment :

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence. UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Background

Contexte

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace et fondée sur des principes en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau Régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) est basé à Dakar, Sénégal. Sa zone de couverture comprend au total vingt-cinq pays. Un certain nombre de ces pays disposent d’un bureau de pays OCHA (Côte d’Ivoire, Mali, Niger, Nigéria, RCA, RDC, Tchad). D’autres comme le Cameroun, sont dotés d’une équipe humanitaire. D’autres n’ont pas de présence OCHA permanente. Le Bureau régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays de sa zone de couverture.

Contexte organisationnel et rapports hiérarchiques

L’Assistant/e Personnel/le travaillera sous la supervision directe du Chef de bureau et sera en charge des tâches ci-dessous décrites.

Duties and Responsibilities

Fonctions et Responsabilités

Gérer le calendrier de rendez-vous et de rencontres (visiteurs de haut rang, appels téléphoniques, etc.) du Chef de bureau;
Organiser les réunions du Chef de bureau avec les autorités gouvernementales ou diplomatiques, ainsi que les réceptions; officielles données par le Représentant Résident du Système des Nations Unies;
Prendre des notes durant les réunions;
Assister à l’organisation des évènements de haut niveau (séminaires, ateliers, autres);
Préparer les traductions informelles et agir éventuellement comme interprète si besoin;
Préparer un tableau de bord de suivi des activités du bureau destiné au Chef de bureau;
Mettre en place une base de données de listes des noms et adresses officielles des Ministères, des autorités gouvernementales, des membres du corps diplomatiques et d’autres agences des Nations Unies, etc. et la maintenir à jour;
Travailler avec l’Administration/Travel à la préparation, la conduite et le suivi des missions du Chef de bureau (communication des informations requises, mise à disposition des documents nécessaires, etc.);
Veiller à ce que le Chef de bureau dispose de visa en cours de validité avant d’aller en mission;
S’assurer à ce que le Chef de bureau ait sa Security Clearance avant d’aller en mission;
Fournir à l’Administration/Travel les documents nécessaires après le retour de mission du Chef de bureau, en vue du suivi des différents Claims;
Faire le suivi des documents soumis à la signature du Chef du bureau Veiller au bon fonctionnement du bureau du Chef (matériel, équipement, besoins divers);
Effectuer toutes autres tâches qui lui seront confiées par le Chef de bureau ou par son remplaçant par intérim.

Competencies

Valeurs:

L’intégrité;
Le professionnalisme;
Le respect de la diversité.

Compétences liées au poste:

Excellente capacité d’organisation et de planification;
Aptitude à évoluer avec aisance au sein de fonctionnaires de haut rang (courtoisie, tact, convivialité, excellente connaissance du Protocole);
Aptitude à travailler avec efficacité sous supervision et sous pression dans un milieu multiculturel.

Autres Compétences:

Aptitude à la communication;
Esprit d’équipe;
Souci du client;
Volonté de perfectionnement.

Required Skills and Experience

Education:

Etre titulaire du baccalauréat.

Expérience:

Disposer d’une expérience professionnelle de 5 ans dans le domaine de l’Assistanat/Secrétariat de Direction, de l’Assistance au Programme (Gestion de l’urgence humanitaire ou Protection civile) ou de l’Administration;
Expérience dans le Système des Nations Unies et/ou les ONG internationales (atout);
Avoir de solides connaissances en informatique (Word, Excel, PPoint, Internet);
Connaissance d’UMOJA (atout).

Langues:

Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (oral et écrit);
Bonne connaissance de la langue anglaise.

Candidatures:

Les personnes intéressées enverront leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) à l’adresse suivante : http://jobs.undp.org

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.

NB: Merci de noter que OCHA est dans un environnement non fumeur