Assistant(e) Personnel(le) du Coordonnateur Humanitaire Régional pour le Sahel


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :14-Apr-16 (Midnight New York, USA)
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-5
Languages Required :
English   French  
Duration of Initial Contract :1 an

UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


Background

Le Bureau pour la Coordination des Affaires Humanitaires (OCHA) est un département du Secrétariat des Nations Unies. Il a pour mission de mobiliser et de coordonner l’action humanitaire de façon efficace et fondée sur des principes en partenariat avec les acteurs nationaux et internationaux, afin d’atténuer la souffrance humaine, de plaider pour les droits des populations dans le besoin d’assistance, de promouvoir la préparation et la prévention des catastrophes et de faciliter la mise en place de solutions durables.
Le Bureau Régional de OCHA pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) est basé à Dakar, Sénégal. Sa zone de couverture comprend au total vingt-cinq pays. Un certain nombre de ces pays disposent d’un bureau de pays OCHA (Côte d’Ivoire, Mali, Niger, Nigéria, RCA, RDC, Tchad). D’autres comme le Cameroun, sont dotés d’une équipe humanitaire. D’autres n’ont pas de présence OCHA permanente. Le Bureau Régional basé à Dakar est susceptible d’intervenir dans tous les pays de sa zone de couverture.
La crise alimentaire/nutritionnelle qui affecte le Sahel a exigé une réponse humanitaire cohérente ainsi que la définition de priorités au niveau régional.

Dans le cadre de la réponse à cette crise, un Coordonnateur Humanitaire Régional pour le Sahel, installé à Dakar, a été nommé. Le poste d’Assistant/e  Personnel(le) a été conçu pour appuyer l’équipe dudit Coordonnateur.

 


Duties and Responsibilities

L’Assistant/e Personnel(le) du CHR/Sahel travaillera sous la supervision générale du CHR/Sahel et sous la supervision directe de son Assistante Spéciale. Il/Elle sera en charge des tâches ci-dessous décrites.

Fonctions et responsabilités

  • Gérer le calendrier de rendez-vous et de rencontres (visiteurs de haut rang, appels téléphoniques, etc.)
  • Organiser les réunions avec les autorités gouvernementales ou diplomatiques, ainsi que les réceptions officielles données par le Représentant Résident du Système des Nations Unies
  • Prendre des notes durant les différentes réunions, et assister à la consolidation des rapports de réunions
  • Faire une bonne planification de la réservation de la salle de conférence
  • Appuyer à la préparation des documents de travail des réunions (copie, scan, préparation des packages de travail)
  • Faire le suivi des documents à traduire dans les meilleurs délais
  • Assister à l’organisation des évènements de haut niveau (séminaires, ateliers, autres) en collaboration avec l’Administration, et selon les directives du CHR/Sahel et de son Assistante Spéciale
  • Préparer les traductions informelles et agir éventuellement comme interprète si besoin
  • Préparer un tableau de bord de suivi des différentes activités de l’équipe CHR/Sahel
  • Mettre en place une base de données de listes des noms et adresses officielles des Ministères, des autorités gouvernementales, des membres du corps diplomatiques et d’autres agences des Nations Unies, etc. et la maintenir à jour
  • Préparer les missions officielles du CHR/Sahel, en particulier gérer le calendrier de la mission y compris sur le terrain, en collaboration avec son Assistante Spéciale (communication des informations requises, mise à disposition des documents nécessaires, etc.) et l’Administration
  • Veiller à ce que le CHR/Sahel et son Assistante Spéciale disposent de visa en cours de validité avant d’aller en mission
  • S’assurer à ce que les Security Clearance sont faites avant d’aller en mission
  • Préparer les claims de missions du CHR/Sahel et de son Assistante Spéciale au retour de leurs missions.
  • Veiller au bon fonctionnement des bureaux de l’équipe du CHR/Sahel (matériel, équipement, besoins divers)
  • Assurer la liaison avec l’Administration pour les différentes requêtes de l’équipe CHR/Sahel (carte diplomatique, visa de séjour, mise à jour ARC, partage dossiers admin/HR avec le PNUD, etc.)
  • Gérer le Chauffeur du CHR/Sahel, y compris planifier et faire le suivi des activités du Chauffeur
  • Saisir les correspondances/documents et en faire le classement électronique
  • Faire le suivi des convocations aux réunions/séminaires/ateliers/autres, de la mise en place de la salle de réunion, de l’organisation des pauses-café
  • Effectuer toutes autres tâches qui lui seront confiées par le CHR/Sahel ou son Assistante Spéciale


Competencies

Valeurs et compétences clés

Valeurs :

  • L’intégrité : le poste requiert une adhésion aux valeurs des Nations Unies qui sont l’impartialité, l’équité, l’honnêteté et la bonne foi, notamment dans l’activité et le comportement quotidien.
  • Le professionnalisme : les activités de l’équipe CHR/Sahel concernent les affaires humanitaires sérieuses dans des circonstances critiques. Une attitude fortement professionnelle est exigée à tout moment, de même qu’une grande discrétion.

Compétences :

  • Orientation Client : l’une des exigences de ce poste est de disposer de réelles aptitudes à fournir un service fiable et démontrer une excellente pratique de la conduite.
  • Esprit d’équipe : le poste requiert une collaboration avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs fixés et être à l’aise dans un environnement multiculturel.
  • Communication : une bonne aptitude à communiquer est primordiale pour ce poste

Compétences liées au poste :

  • Excellente capacité d’organisation et de planification
  • Aptitude à évoluer avec aisance au sein de fonctionnaires de haut rang (courtoisie, tact, convivialité, excellente connaissance du Protocole)
  • Aptitude à travailler avec efficacité sous supervision et sous pression dans un milieu multiculturel


Required Skills and Experience

Formation :

  • Niveau fin d’études secondaires. Baccalauréat et/ou diplôme universitaire dans les domaines suivants : Gestion de Projets, Sciences sociales, Administration/Bureautique ou tout autre domaine pertinent (Droit humanitaire) serait un atout

Expérience professionnelle :

  • Disposer d’une expérience professionnelle de 5 ans dans le domaine de l’Assistanat/Secrétariat de Direction, de l’Assistance au Programme (Gestion de l’urgence humanitaire ou Protection civile) ou de l’Administration
  • Expérience dans le Système des Nations Unies et/ou les ONG internationales (atout)

Informatique :

  • Avoir de solides connaissances en informatique (Word, Excel, PPoint, Internet)
  • Connaissance d’UMOJA (atout)

Langues :

  • Avoir une parfaite maîtrise de la langue française (oral et écrit)
  • Maîtrise de la langue française et une bonne connaissance de la langue anglaise.

NB.

  • Les personnes intéressées enverront en ligne leurs dossiers de candidature (lettre de motivation + formulaire P.11 entièrement rempli et signé) 
  • Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
  • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s.
  • Merci de noter que OCHA est dans un environnement non-fumeur

 



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