Assistant(e) Administratif/Procurement


Location : Dakar, SENEGAL
Application Deadline :03-Jun-16 (Midnight New York, USA)
Additional Category :Management
Type of Contract :Service Contract
Post Level :SB-3
Languages Required :
English   French  
Duration of Initial Contract :1an renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de disponibilité de fonds.
Expected Duration of Assignment :1an renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de disponibilité de fonds.

Background

Sous la direction générale du Représentant Régional de l’ONUDC et la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant(e) Administratif/Procurement est chargé de fournir des services d’achat et administratifs (logistique et voyages).


Duties and Responsibilities

Le titulaire du poste assumera les tâches suivantes: 

  • Entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines de contrats, gestion des achats, y compris l’organisation des processus d’achats, exécution  des contrats, rapportage et contrôle d’inventaire;
  • Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires;
  • Recevoir les demandes d’achat de biens/services du bureau;
  • Procéder à la demande/collecte de factures Proforma sur la base d’une demande de prix, conformément aux règles et procédures d’achat UN;
  • Recevoir les offres techniques/financières des fournisseurs dans le strict respect des procédures et règlements existants;
  • Négocier certaines clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures;
  • S’occuper des commandes et assurer le suivi dans le respect des règles et UN;
  • Assurer la gestion des immobilisations et tout autre équipement du bureau ainsi que les accessoires informatiques;
  • Tenir à jour l’inventaire des équipements, accessoires informatiques, téléphones …
  • S’assurer que le processus d'approvisionnement soit équitable et transparent;
  • Analyser les implications financières et juridiques du contrat proposé;
  • Préparer tous les documents liés à l'achat de biens et de services et de soumettre au Comité d'évaluation des offres;
  • Préparer les notes verbales adresser au bureau  des taxes indirectes des impôts et domaines;
  • Etablir et suivre les demandes d’exonération des droits de douane jusqu'à l’obtention du visa d’exonération;
  • Assister dans le processus de gestion des voyages pour le bureau et les stratégies opérationnelles y afférentes;
  • Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.


Competencies

Planification et organisation:

  • Connaissance fondamentale des processus méthodes et procédures liés au procurement et aux services de logistique et voyages;
  • Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail;
  • Gestion des connaissances et apprentissage;
  • Proactivité et diligence.

Communication:

  • Capacité à écrire de manière claire et concise; 
  • A bien communiquer oralement en français et en anglais.

Travail en équipe:

  • Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines;
  • Sensibilité et faculté d’adaptation à la culture, genre, religion, race, nationalité et âge.

Connaissances des technologies de l'information:

  • Bonnes connaissances en informatique et une expérience d’utilisation de Umoja.

Leadership et Autogestion:

  • Focalise sur les résultats pour le client;
  • Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive;
  • Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
  • Démontre une ouverture au changement;
  • Répond positivement aux opinions divergentes.


Required Skills and Experience

Education:

  • Bac + 3 dans le domaine de l’Administration ou équivalent.

Expérience:

  • Justifier d’au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente  dans le domaine des approvisionnements, de la gestion des fixed assets et/ou en assistance administrative surtout celle du Système des Nations Unies en matière d’appels d’offres et de services généraux;
  • Très bonne connaissance de l’outil informatique;
  • Une expérience dans l’utilisation du système Umoja ainsi qu’une bonne connaissance des règles financières sont des atouts.

Langues:

  • Très bonne maîtrise du français (oral et écrit) et bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé).


UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.


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