Background
Sous la direction générale du Représentant Régional de l’ONUDC et la supervision directe du Chargé des Opérations, l’Assistant(e) Administratif/Procurement est chargé de fournir des services d’achat et administratifs (logistique et voyages).
Duties and Responsibilities
Le titulaire du poste assumera les tâches suivantes:
- Entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines de contrats, gestion des achats, y compris l’organisation des processus d’achats, exécution des contrats, rapportage et contrôle d’inventaire;
- Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires;
- Recevoir les demandes d’achat de biens/services du bureau;
- Procéder à la demande/collecte de factures Proforma sur la base d’une demande de prix, conformément aux règles et procédures d’achat UN;
- Recevoir les offres techniques/financières des fournisseurs dans le strict respect des procédures et règlements existants;
- Négocier certaines clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures;
- S’occuper des commandes et assurer le suivi dans le respect des règles et UN;
- Assurer la gestion des immobilisations et tout autre équipement du bureau ainsi que les accessoires informatiques;
- Tenir à jour l’inventaire des équipements, accessoires informatiques, téléphones …
- S’assurer que le processus d'approvisionnement soit équitable et transparent;
- Analyser les implications financières et juridiques du contrat proposé;
- Préparer tous les documents liés à l'achat de biens et de services et de soumettre au Comité d'évaluation des offres;
- Préparer les notes verbales adresser au bureau des taxes indirectes des impôts et domaines;
- Etablir et suivre les demandes d’exonération des droits de douane jusqu'à l’obtention du visa d’exonération;
- Assister dans le processus de gestion des voyages pour le bureau et les stratégies opérationnelles y afférentes;
- Effectuer toute autre tâche demandée par la hiérarchie.
Competencies
Planification et organisation:
- Connaissance fondamentale des processus méthodes et procédures liés au procurement et aux services de logistique et voyages;
- Capacité à établir, planifier et coordonner son propre plan de travail;
- Gestion des connaissances et apprentissage;
- Proactivité et diligence.
Communication:
- Capacité à écrire de manière claire et concise;
- A bien communiquer oralement en français et en anglais.
Travail en équipe:
- Bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines;
- Sensibilité et faculté d’adaptation à la culture, genre, religion, race, nationalité et âge.
Connaissances des technologies de l'information:
- Bonnes connaissances en informatique et une expérience d’utilisation de Umoja.
Leadership et Autogestion:
- Focalise sur les résultats pour le client;
- Travaille avec énergie et une attitude positive et constructive;
- Reste calme, sous contrôle et de bonne humeur même sous pression;
- Démontre une ouverture au changement;
- Répond positivement aux opinions divergentes.
Required Skills and Experience
Education:
- Bac + 3 dans le domaine de l’Administration ou équivalent.
Expérience:
- Justifier d’au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine des approvisionnements, de la gestion des fixed assets et/ou en assistance administrative surtout celle du Système des Nations Unies en matière d’appels d’offres et de services généraux;
- Très bonne connaissance de l’outil informatique;
- Une expérience dans l’utilisation du système Umoja ainsi qu’une bonne connaissance des règles financières sont des atouts.
Langues:
- Très bonne maîtrise du français (oral et écrit) et bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé).