Background

Sous la direction du Directeur Pays adjoint/Operations et la supervision directe de l'Assistant Voyage, l’Assistant Travel fournit des services de voyage en assurant un niveau élevé de qualité et exactitude dans le travail. Il/elle assure une approche orientée vers le client et axée sur les résultats et la qualité dans l'unité.

L’Assistant(e) Voyage travaillera en étroite collaboration avec le personnel du PNUD du Programme/Projets et des Opérations dans le Bureau de Pays et du Siège pour échanger des informations et assurer la cohérence dans la prestation de service.

Duties and Responsibilities

Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles à travers les résultats suivants :

• Conformité absolue aux règles, règlements, politiques et procédures du PNUD, liés aux voyages et approvisionnements;
• Suivi régulier des dernières règles, règlements, politiques et procédures du PNUD et des systèmes d'application correspondants.

Assure la prestation de services des voyages à travers les résultats suivants :

• Fournir des services de voyage pour le bureau;
• Achat de billets et préparation de bon de commande;
• Calcul exact et dans les délais établis, des Indemnités Journalières de Subsistance (DSA);
• Pour les nouveaux venus : organiser l’Autorisation de Sécurité (Security Clearance), le visa d’entrer dans le pays (si nécessaire), le transfert de l'aéroport à l'hôtel, la réservation de l'hôtel et le guide de renseignements pratiques.
• Mise à jour régulière des horaires de compagnies aériennes;
• Mise à jour du guide de renseignements pratiques;
• Mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les commandes réalisées auprès des Agences de voyage ou Compagnie aériennes sont dûment préparées et expédiées;
• Actions correctives dans un court délai, sur les bons de commande qui ont des problèmes de budget ou autres;
• Introduction de profil de fournisseurs dans ATLAS;
• Réunir les documents nécessaires pour faire la demande de paiement aux finances;
• Assurer le paiement des factures dans les délais établis;
• Fermer les Bons de commandes lorsque tout le processus est finalisé;
• Collecte des informations pour la préparation de récupération des coûts pour les services fournis par le PNUD aux autres agences;
• S’occuper des demandes de visa à l’extérieur du Mali;
• S ’occuper des demandes d’exonération pour le matériel ou l’équipement ou les services rendus sur place au Mali c’est-à-dire la levée de la TVA (18%);
• Faire les demandes d’UNLP auprès du HQ.                                                                                            

Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie avec le Superviseur Direct, à travers les résultats suivants :

• Elaboration de « Procédures Opérationnelles Standards (SOP) » au niveau interne, concernant les procédures pour les voyages;
• Établir et tenir à jour tous les registres et systèmes de classement/archivage des documents liés aux voyages.

 Participation au renforcement et partage des connaissances dans le Bureau Pays, a travers les résultats suivants :

• Synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques dans les domaines des voyages et des approvisionnements;
• Participation aux formations disponibles dans les domaines des voyages et des approvisionnements;
• Participation aux réseaux/communautés d’échanges de connaissances théoriques et pratiques;
• Effectuer toutes autres tâches à la demande du supérieur hiérarchique.           

Competencies

Compétences organisationnelles :

• Démontrer de l’intégrité en adoptant les valeurs des Nations Unies et les standards d’éthiques;
• Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUD;
• Démontrer de la sensibilité et de l’adaptabilité à l’égard de différentes cultures, religions, races, nationalités, âges et au genre.

Compétences fonctionnelles :

• Œuvrer activement vers l'apprentissage continue;
• Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de pro activité;
• Habileté à organiser et prioriser les taches assignées et à trouver des solutions, lors de problèmes rencontrés;
• Aptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturel;
• Solides capacités d’expression écrite et orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idées;
• Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués;
• Ouverture d’esprit et volonté de faire preuve d’adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs.

Required Skills and Experience

Education:

• Etudes Secondaires.

Expérience:

• Au moins 2ans d’expérience en gestion ou en administration; 
• Une bonne maîtrise de l’outil informatique est requise.

Langue :

• Parler et écrire correctement le Français;
• Connaissance de l’anglais comme langue de travail.