Background
El Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas – UNDSS, se encarga de apoyar a las Agencias, Fondos y Programas (AFPs) de las Naciones Unidas, a través de los servicios brindados, la asesoría, el apoyo y el acompañamiento del personal de la oficina, para facilitarles el desarrollo de las actividades que les permiten cumplir con su mandato dentro de las medidas de seguridad necesarias que promueven la integridad del personal, los bienes de la organización y la implementación de los variados programas.
El Sistema de Naciones Unidas opera en Colombia en un contexto de seguridad extremadamente volátil que requiere acción atenta e inmediata de parte de UNDSS. Igualmente, UNDSS tiene convenios bilaterales con Representaciones Diplomáticas, Organizaciones Internacionales y entidades gubernamentales para brindar asesoría y apoyo específico de seguridad, como el Acuerdo de Cooperación Técnica y de Financiación para el desarrollo de la “Asistencia técnica para la implementación de la capacidad instalada en materia de seguridad, autocuidado, análisis y prevención de riesgos para la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas (UARIV),” tiene como objetivo principal capacitar a la Unidad para el apoyo y monitoreo de sus misiones al terreno y mejorar su capacidad para garantizar la integridad y protección del personal en términos de seguridad y autocuidado.
Para cumplir con esta tarea y con el correcto funcionamiento de las diferentes actividades mencionadas en el Acuerdo de Cooperación, es pertinente la contratación de una persona para apoyar las funciones de definidas en este documento
Duties and Responsibilities
Bajo la dirección general del Asesor Jefe de Seguridad Adjunto y la supervisión directa del Asesor Principal de la Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias de la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, el/la Asistente Técnico de Proyecto proporcionará servicios de apoyo a la elaboración de productos asegurando alta calidad, exactitud y consistencia del trabajo de UNDSS.
El/la Asistente Técnico de Proyecto trabajará en estrecha colaboración con el personal de UNDSS, PNUD y la UARIV para garantizar el logro de productos y resultados previstos en desarrollo del Acuerdo de Cooperación y será responsable de organizar y ejecutar las actividades necesarias para un adecuado seguimiento técnico y administrativo de las acciones comprendidas en la implementación del Sistema Operativo de Seguridad y Autocuidado, SOSA.
El/la Asistente Técnico de Proyecto será responsable de brindar apoyo técnico y profesional en la planeación, organización, ejecución, monitoreo y evaluación de las actividades de asistencia técnica prestada a la UARIV relacionadas con el fortalecimiento de los sistemas transferencia de conocimientos y buenas prácticas a los funcionarios y contratistas que desarrollas sus actividades en el nivel territorial en materia de seguridad, autocuidado, análisis y prevención de riesgos, acuerdo a las regulaciones y procedimientos establecidos por Naciones Unidas.
El/la Asistente Técnico de Proyecto tendrá las siguientes responsabilidades:
- Apoyar en la realización de las actividades de asistencia técnica y coordinar todos los aspectos logísticos para la realización de eventos y reuniones del Proyecto; (Organización de talleres, capacitaciones, envío de invitaciones, elaboración de presupuestos, reservaciones de hoteles y salones, pasajes, listas de asistencia de participantes, elaborar presentaciones, organizar los servicios de catering y organización del salón, disponibilidad de equipos audiovisuales, etc.);
Alimentar y actualizar bases de datos (estadísticas, contactos del proyecto, contratistas, etc.);
Mantener al día los archivos tanto físicos como electrónicos de las actividades realizadas en el proyecto;
Apoyar en la preparación de los reportes financieros y narrativos relacionados con la gestión del proyecto tanto para UNDSS como para la UARIV.
Mantener al día la información relacionada con los gastos generados por el proyecto.
Responsabilizarse de la generación de los pagos que por concepto de la implementación del Acuerdo, se ejecuten desde Bogotá.
Participar en reuniones interinstitucionales y de cualquier otro tipo, según sea asignado;
Elaborar, redactar y revisar documentos conceptuales, informes técnicos y reportes de los Talleres y capacitaciones que se realicen para la implementación y monitorear la entrega oportuna de los productos contratados según lo exija el UNDSS/UARIV;
Preparar los informes técnicos, administrativos, relatorías, actas y demás documentos que sean resultado de actividades del Acuerdo que le sean requeridos y contribuir en la discusión de cada Informe en su versión preliminar y final.
Elaborar informes financieros de los proyectos, conforme a los procedimientos del PNUD/UNDSS, incluyendo la elaboración de reportes o minutas ejecutivas, según sea solicitado para dar cuenta de los avances en la implementación de las actividades y productos.
Cumplir con los procedimientos de trabajo internos de la Coordinación del Acuerdo, asegurando un adecuado cumplimiento de los procedimientos administrativos de UNDSS/PNUD así como con los mecanismos de coordinación acordados con la UARIV en el proceso de implementación.
Preparar y mantener reuniones mensuales de Comité Operativo periódicas con el Asesor Principal de la Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias de acuerdo con los planes de trabajo y participar en las reuniones de los grupos de trabajo establecidos dentro del marco del Acuerdo de Cooperación;
- Apoyar al Asesor Jefe de Seguridad Adjunto y al Asesor Principal de la Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias de la UARIV en la preparación de los presupuestos y planes de trabajo.
- Brindar soporte a las comisiones de campo que realice el Asesor Principal de la Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias y/o el Asesor Jefe de Seguridad Adjunto.
- Brindar apoyo en la divulgación de los resultados logrados y lecciones aprendidas en el marco del Acuerdo de Cooperación.
- Apoyar la planificación y seguimiento de las actividades del Plan de Trabajo; la preparación, seguimiento y evaluación de contratos en los aspectos administrativos pertinentes, en todas las etapas del proceso y del cumplimiento de los mismos, licitaciones y adquisiciones, según sea el caso; elaboración de cuadros comparativos de precios y las órdenes de compra correspondientes; apoyo en los procesos de control y gestión del Acuerdo de Cooperación; y apoyo en la coordinación y supervisión administrativa de los contratos;
- Elaborar, digitar y administrar el envío y recepción de la correspondencia necesaria para el desarrollo del Acuerdo.
- Apoyar los procesos de recolección, clasificación y actualización de información del Acuerdo; digitalizar, actualizar y mantener el archivo electrónico y documental del Acuerdo conforme a las normas y procedimientos establecidos. Analizar los resultados de reuniones, capacitaciones, talleres y otros eventos;
- Desarrollar documentos con lecciones aprendidas, materiales de comunicación y otras publicaciones relevantes para el Acuerdo (bajo lineamientos de las tres partes PNUD, UNDSS y la contraparte nacional - UARIV), bajo la supervisión del Asesor Jefe de Seguridad Adjunto.
- Velar por el buen uso y el mantenimiento de los equipos en custodia del Acuerdo y apoyar en la realización del inventario semestral de los bienes registrados en el proyecto.
- Preparar, bajo supervisión del Asesor Jefe de Seguridad Adjunto y del Asesor Principal de la Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias, Términos de referencia de Asistentes Operativos y comentar los informes de los Asistentes.
Realizar en el marco de su experiencia y competencias técnicas cualquier otra función de apoyo a la coordinación del Acuerdo asignada por el Asesor Jefe de Seguridad Adjunto y/o el Asesor Principal de la Subdirección de Prevención y Atención de Emergencias, y requerida por UNDSS y la contraparte nacional (UARIV)
Impacto de Resultados
Los resultados obtenidos en el cumplimiento de sus funciones deben fortalecer la preparación de seguridad del personal y contratistas de la UARIV, a nivel local y regional a través de la efectiva implementación, seguimiento y evaluación de las actividades desarrolladas por UNDSS; adecuada coordinación con los/las consultores que forman parte del equipo de trabajo de UNDSS y de la UARIV; efectivo uso de los recursos disponibles; coordinación funcional y a tiempo con los colaboradores internos y externos; informes sucintos y concretos, evaluando el progreso del Acuerdo así como un calendario de actividades organizado.
El trabajo en forma eficiente y productiva se reflejará en el incremento de la seguridad del personal, teniendo un impacto directo en el desarrollo de las actividades de la UARIV, en un marco de seguridad y en estrecho lineamiento con su misión, facilitando el cumplimiento del Acuerdo de Cooperación establecido.
Este trabajo debe verse reflejado en la creación y mantenimiento de redes de trabajo, canales de comunicación y coordinaciones efectivas a nivel local y regional, mediante los cuales sea posible obtener información relevante para las operaciones como respuestas oportunas y eficaces a las necesidades de seguridad que se pudieran presentar. La capacidad de respuesta que se obtenga durante los procesos de información, asesoría, seguimiento, apoyo operativo e intervención de las misiones a terreno por parte del personal de la UARIV es uno de los impactos que más se espera contribuya positivamente al cumplimiento del objetivo general del Acuerdo de Cooperación
Competencies
Competencias Básicas:
Respeto y lealtad a los principios contenidos en la carta de las Naciones Unidas
- < >
Respeto a la Diversidad
Competencias Generales:
Habilidad analítica y de resolución de problemas y capacidad de manejar un amplio rango de actividades de forma simultánea.
Manejo responsable y confidencial de la información.
Disposición para el aprendizaje continuo e incorporación de nuevos conocimientos y apertura al cambio.
Capacidad para trabajar bajo presión en situaciones de crisis.
Excelente manejo de relaciones interpersonales.
Alta disposición para el trabajo en equipo en procura de objetivos organizacionales.
Capacidad para desarrollar sus funciones en forma autónoma y/o con mínima supervisión, y demostrar una actitud proactiva.
Habilidad para trabajar efectivamente en condiciones de estrés, estableciendo prioridades y cumpliendo con tareas dentro de los plazos establecidos.
Mantiene la calma, el control y buen humor incluso bajo presión.
Habilidades Comunicacionales:
Excelentes habilidades en la comunicación oral y escrita, incluyendo la habilidad de transmitir experiencia, capacitación y conceptos operativos a personal de varios niveles tanto en forma oral como escrita, de manera clara y concisa. Es requerido un conocimiento técnico del idioma inglés.
Planeación y Organización:
Habilidades organizacionales efectivas y capacidad de manejar un volumen de trabajo alto en condiciones de estrés, de una forma eficiente y oportuna.
Habilidad y organización en mantenimiento de registros de información para mantener la continuidad de operaciones de la oficina.
Capacidades para la gestión basada en resultados y presentación de informes.
Demostrar iniciativa en la búsqueda de soluciones.
Respeto de los plazos establecidos en la entrega de productos.
Habilidad para establecer prioridades y manejar múltiples tareas y/o proyectos dentro de plazos ajustados.
Actitud proactiva.
Disposición para el aprendizaje continuo e incorporación de conocimiento.
Buen manejo de las relaciones interpersonales y disposición para el trabajo en equipo.
Competencias Corporativas:
Muestra el espíritu de equipo, la solidaridad y enfoque de colaboración en su ámbito de responsabilidades.
Demuestra integridad al modelar los valores de la organización y las normas éticas.
Promueve la visión, misión y objetivos estratégicos de la organización en el lugar de trabajo.
Muestra sensibilidad cultural, de género, religión, raza, nacionalidad y edad así como capacidad de adaptación.
Trata a todas las personas con justicia sin favoritismo.
Se centra en el impacto y resultado para el cliente y responde positivamente a la retroalimentación.
Profesionalismo:
Habilidad para acopiar, interpretar y analizar información.
Habilidad para operar en el marco de un trabajo interinstitucional
Habilidad analítica y de resolución de problemas.
Capacidad de manejar múltiples actividades de forma simultánea.
Manejo responsable y confidencial de la información.
Disposición para trabajar bajo presión en situaciones de crisis.
Disponibilidad para trabajar en horas extra con preavisos en cortos periodos de tiempo.
Otros:
Disponibilidad para viajar, inclusive en áreas aisladas y difíciles.
Disponibilidad para trabajar en fines de semana y/o festivos según sea requerido.
Buen estado físico.
Saber conducir
Conocimientos Tecnológicos:
Adecuado conocimiento, habilidades y experiencia demostrada en el manejo de herramientas informáticas de Microsoft Office (Word, Excel, Project, Power Point) e Internet, correo electrónico y conocimiento de paquetes de bases de datos.
- El conocimiento de las áreas de operaciones es considerado un requisito preferencial más no esencial (deseable)
Required Skills and Experience
Educación:
- Título Técnico en Administración de Empresas. Deseable Profesional en ciencias administrativas, economía o áreas a fines.
- Se valorará estudios de postgrado en Ciencias Administrativas, Gestión de Proyectos para el Desarrollo, pero no son un requisito
Experiencia
- 2 años de experiencia en gestión administrativa y financiera de proyectos implementados por PNUD u otro organismo internacional, con conocimiento de procedimientos y normas administrativas tanto de recursos humanos como de adquisiciones o similar;
- Estudios y/o experiencia laboral en relaciones internacionales y/cooperación internacional.
- Experiencia logística en la organización de talleres de formación y eventos públicos.
- Excelente manejo de paquetes de computación Microsoft office y comunicación electrónica.
- Experiencia de trabajo con Organismo de la Cooperación Internacional será valorado
Idiomas
- Fluidez en Español con excelente redacción y alta habilidad de expresión.
- Conocimiento del idioma ingles para trabajar – Dominio y fluidez del idioma a nivel oral, lectura, escritura y capacidad para realizar traducciones
Importante
Solo se considerarán las aplicaciones que contengan el Formato P11 firmado. Pueden encontrar el formato P11 en http://www.co.undp.org/content/dam/colombia/docs/Operaciones/P11_Personal_history_form-es.docx
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad