Background

Dans le Programme cadre de coopération du PNUD avec la République Démocratique du Congo pour le cycle 2012-2017, le PNUD a adopté une approche programme reposant sur deux grands piliers notamment le Programme de Consolidation de la Paix et le renforcement de la démocratie et le Programme d’Appui à la Croissance Inclusive et au Développement Durable.
Le Programme cadre d’Appui à la Croissance Inclusive et au Développement Durable couvre la période 2012-2017 et s’articule autour de deux composantes:

• Planification et Suivi-Évaluation du Développement (PLASED);
• Moyens d’existence durables et développement local (MED);
• Changement Climatique et Économie verte (CCEV).

La mise en œuvre de ce programme est organisée à travers:

• Une Unité centrale d’appui, responsable du pilotage stratégique du programme et de la supervision de toutes les activités de mise en œuvre;
• Des Unités régionales d’appui technique, responsables de l’organisation de la mise en œuvre du programme au niveau provincial;
• Des Antennes locales d’exécution, responsables de la réalisation des activités d’appui direct aux populations bénéficiaires.

Le PNUD recrute un  commis à l’administration  pour appuyer la qualité des services administratifs dans le cadre de la mise en œuvre de son Programme de lutte contre la Pauvreté.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Associée au programme et la coordination générale du Team Leader du Pilier, le commis à l’administration à travailler en étroite collaboration avec les opérations, les projets et les autres programmes du pays afin d’appuyer la mise en œuvre du programme sur les volets administratifs.
Il/elle aura à assumer spécifiquement les tâches suivantes :
 Résumé des fonctions clefs :

• Met en œuvre de stratégies opérationnelles;
• Fournit un appui administratif et logistique;
• Fournit un appui au protocole, à la gestion des voyages staffs et autres mouvements;
• Appuie l’acquisition et le partage des connaissances;
• Met en œuvre la stratégie d’archivage et gestion des courriers.

Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles pour l’atteinte des principaux résultats suivants:

• Assurer une totale application des règles, procédures et politiques administratives du PNUD ;
• Appuie la mise en œuvre sur le plan administratif du plan de travail de l’Unité.

Fournir un appui administratif et logistique dans le cadre particulier de l’atteinte des résultats suivants :

• Arrangements relatifs aux voyages, réservations d’hôtel et autorisations de voyage ;
• Réception des colis et gestions des questions liées au dédouanement. Préparation de toute la documentation utile au suivi des expéditions et des dédouanements ;
• Appui au staff et à leurs dépendants pour l’acquisition des visa, pièces d’identités et tout autre document requis par les Nations Unies ou les autorités locales ;
• Appui administratif et logistique  pour l’organisation des conférences, ateliers et retraites ;
• Collecte des informations relatives aux DSA, agences de voyage et autre enquête administrative ;
• Préparation des correspondances de routine, fax, memoranda et rapports ;
• Reprographie et digitalisation des documents de différentes sources ;
• Archivage des documents de l’Unité en version papier et électroniquement (sharepoint) ;
• Appui à la gestion du charroi automobile.

Appuyer l’entretien du bureau et la gestion des inventaires, et plus particulièrement:

• Collecter d’information sur la gestion des biens et tenue des registres et de l’archivage pour la gestion des biens ;
• Gestion de l’archivage et des dossiers relatives à l’entretien du bureau.

Apporter un appui au renforcement et au partage des connaissances:

• Participer aux formations du staff sur la gestion opérationnelle et administrative des projets.

Impact des résultats

• L’enregistrement des données et des informations financiers fiables a un impact sur la qualité et la mise en œuvre du programme.
• Une attitude orientée vers la satisfaction des clients produira une image positive d’efficacité du PNUD dans le pays.

Competencies

Responsabilité globale et travail d’équipe :

• Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD ;
• Participe effectivement dans un environnement base sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres ;
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.

Aptitude interactives:

• Etablit des normes et objectifs de performance et assume les responsabilités y afférentes.

Partenariat et Mise en Réseau :

• Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.

Orientation sur les Résultats:

• Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.

Innovation et Discernement:

• Contribue par des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes ;
• S’efforce de pourvoir des services de qualité centrés sur le client (à l’interne comme à l’externe).

Communication:

• Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale

Connaissance du travail et Expertise:

• Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique ;
• Utilise la technologie de l’information comme outil et comme ressource ;
• Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.

Required Skills and Experience

Education:

• Avoir au minimum un diplôme d’études secondaire.

Expérience:

• Avoir 4 ans d’expérience en administration, gestion des opérations ou domaines similaires;
• Avoir une expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de Bureau (MS Word, Excel, etc…), et des systèmes de gestion sur internet

Langues requises:

• Maîtrise du français et une bonne connaissance l’Anglais serait un atout.